Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

Определяем рабочие зоны

Те, кто работают дома, обычно меняют много ролей: продажи, маркетинг, написание коммерческих предложений, обслуживание клиентов и т. д. Ваше пространство может быть оборудовано так, чтобы отразить эти разные роли, «подсказывая», о чем нужно позаботиться. Некоторые типичные зоны деятельности, связанные с ними материалы и модули хранения для домашних офисов могут быть следующими:

Обратите внимание, что многие предприниматели часто «жонглируют» несколькими видами деятельности в одном офисе. Это — часть их творческой натуры. Например, одна моя клиентка одновременно является юристом, а также руководителем и коммерческим директором джазового оркестра. Другой клиент — преподаватель иностранного языка, писатель и фотограф. Если из одного офиса вы ведете несколько видов деятельности или направлений бизнеса, я предлагаю разделить его пространство на зоны, чтобы отразить каждое отдельное направление. Это поможет вам полностью концентрироваться на одной «карьере» в определенное время, даже если вы переключаетесь между ними несколько раз в день. Автономные зоны для каждого дела повысят вовлеченность в каждую область вашей жизни и уменьшат вероятность «пробуксовки» важных действий.

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО

Соблюдайте четкие границы

Если пространство используется с двойной целью, делить его на зоны особенно важно. Если границ нет, офис растянется во всех возможных направлениях и станет неудобным и неупорядоченным. Такие нечеткие границы создадут проблемы и для вас, и для членов вашей семьи. Ниже описаны некоторые способы создания границ между работой и домом:

• Ставьте экраны.

• Используйте книжный шкаф, картотечный шкаф или стол как разделитель пространства.

• Встройте офис в шкаф, который можно закрыть в конце рабочего дня.

• Установите четкие рабочие часы и сообщите о них членам семьи.

• Информируйте клиентов (и друзей) о том, когда вы доступны.

• Каждый день, приступая к работе, надевайте специальную одежду.

• Отведите для расходных материалов шкаф в другой комнате.

• Установите отдельную телефонную линию для звонков по работе.

Советы по перестановке мебели

• Положение стола. Разместите стол лицом к окну или к входной двери, в том месте, где вам удобнее всего и где вам нравится. Остальную мебель разместите вокруг этой зоны.

• Чтобы достичь максимальных возможностей хранения в минимальном пространстве, используйте мебель в форме U, L, J или треугольную. Поставьте рабочий стол, книжный шкаф, картотечный шкаф или компьютерный стол перпендикулярно к стене или даже пустите их «в свободное плавание» в помещении, превратив в разделители пространства. (Больше советов по этому поводу приведено в Главе 6-й.)

• Используйте книжные шкафы. В них можно хранить расходные материалы и даже папки. Кроме того, они могут служить разделителями помещения, если оно используется с двойной целью.

• Оставьте достаточно свободного пространства перед шкафами, чтобы можно было полностью открыть дверцы и добраться до содержимого.

Идеи для расширения пространства

• Чтобы увеличить рабочую поверхность, поместите монитор компьютера на движущуюся платформу, а системный блок — под стол.

• Храните расходные материалы в гардеробе или ближайшем шкафу за пределами рабочей зоны.

• Используйте пространство для хранения над столом, разместив там полки.

• Используйте вертикали, установив полки от пола до потолка. (Оставьте перед полками как минимум 60 см свободного пространства, чтобы проход оставался свободным.)

• Не ограничивайте себя, расставляя модули для хранения вдоль стен. Например, два книжных шкафа, поставленные «спиной к спине», создают дополнительное свободное место с обеих сторон и даже служат разделителями пространства: одна сторона для офисной библиотеки, другая — для домашней. Если в вашем домашнем офисе есть дверь, используйте ее обратную сторону, разместив на ней полки и/или крючки и настенные «карманы», чтобы получить дополнительное место для хранения.

• Сделайте то, что я рекомендую для кухни (Глава 16-я): купите тележку на колесиках и храните в ней некоторые предметы. Когда необходимо, просто притяните тележку к столу и возьмите нужную вещь, а когда закончите, отодвиньте тележку обратно.

Оценка времени

Ниже приведено среднее время, необходимое для организации домашнего офиса:

ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕК

Не производить сортировку и «чистку». Те, кто работают дома, особенно предприниматели, часто чувствуют, что если не будут все время работать, то не заработают денег. Поэтому они приступают к процессу организации пространства, но быстро начинают беспокоиться и не доводят его до конца. Такой фрагментарный подход, без сомнения, приведет к разрушению любой системы, какой бы эффективной она ни была. Не учиняйте скорую расправу над своим проектом по организации. Прямо сейчас зарезервируйте необходимое для этого время. И немедленно — или почти немедленно — извлечете пользу: во времени, деньгах и возможностях.

^{Дополнительные аксессуары на рабочем столе делают систему хранения текущих документов удобной и привлекательной}

ДЕЙСТВУЕМ!

1. Сортировка

Предприниматели имеют тенденцию накапливать много потенциально ценной информации, но часто не знают, как разделить ее на категории. В конце концов, важная информация теряется и забывается в разнообразных грудах или папках. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по следующим категориям и установите для них простую систему поиска.

• Папки клиентов. Естественно, каждый клиент получает свою собственную папку. Если для работы вам нужно хранить множество документов по каждому клиенту (это особенно касается финансовых консультантов, юристов и дизайнеров), подумайте о том, чтобы рассортировать папку каждого клиента на постоянные подкатегории. Например, «Контракты», «Счета», «Результаты работы», «Дополнительная информация» и «Корреспонденция». Используйте цвет или позицию табулятора, чтобы обозначать разницу между основным файлом клиента и вложенными файлами. (Подробнее о техниках подшивки и хранения документов можно прочесть в Главе 6-й.)

• Файлы перспективных проектов и возможностей. Я храню файлы реальных и потенциальных клиентов вместе; в моем мышлении и то, и другое относится к одной и той же категории обслуживания клиентов и требует одинакового внимания и заботы. Файлы реальных клиентов отличаются от файлов потенциальных клиентов позицией табулятора: реальные находятся слева от табулятора, а потенциальные — справа. Когда потенциальный клиент становится реальным, я перекладываю папку и заново прикрепляю ярлык.

• Папки по темам. Это — папки для статей, вырезок, заметок и наблюдений, которые помогают оставаться в курсе последних тенденций в вашей профессиональной области и в которые можно включить статью, речь, предложение, — то, что вы хотите обсудить и использовать вместе с клиентами, коллегами или членами семьи.

• Папки «Для вдохновения». Типовые брошюры, переписка и разные маркетинговые документы и бланки, полученные от других компаний, — в общем, все, что вы собираете для стимуляции собственных творческих способностей и бизнес-идей.

• Счета. Мой друг Энтони, цветовод, разработал самый простой из известных мне методов контроля наличных издержек, которые ему возмещают клиенты. Заведите конверт для каждой недели года и в течение недели кладите в него все счета. В конце недели запишите категории и подсчитайте общую сумму расходов на внешней стороне конверта, затем запишите соотношение наличных к общей сумме издержек. Эта сумма будет служить суммой на издержки в течение следующей недели. Если собираетесь представлять на рассмотрение счета для компенсации, рассортируйте их в конвертах по проектам, поездкам или датам.