Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени
Шрифт:
Нет, естественно, нет, потому что на самом деле время еще более конечно, чем кажется на первый взгляд. Оно измеримо, и у всех нас его поровну: 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году. Следовательно, нужно организовывать не время, а задачи, которыми мы его заполняем.
Самый большой прорыв в понимании процесса самоорганизации произошел со мной тогда, когда я увидела, что организация времени очень похожа на организацию кладовки: в обоих случаях можно применить те же самые принципы и методы.
Давайте сравним неорганизованную кладовку с неорганизованным расписанием. И то и другое:
• Ограничено — в пространстве
• Переполнено б'oльшим количеством вещей, чем может вместить.
• Обустроено случайно, предметы или задачи все время оказываются в разных местах.
• Неэффективно с точки зрения использования инструментов организации.
Хорошие новости заключаются в том, что моя простая и надежная формула и ее краеугольный камень — модель организации классной комнаты детского сада — точно так же работают в отношении времени, как и в отношении кладовки. И в том и в другом случае способ устранения беспорядка состоит в ясном определении функции пространства или интервала времени, а затем в организации их «содержимого» таким образом, чтобы это отражало ваши цели.
Применяя те же самые методы, что и для организации дома или офиса, можно даже самое хаотичное и неконтролируемое расписание изменить так, чтобы оно давало вам контроль, наполняло ощущением цели и чувством удовлетворения в конце каждого дня.
1. Что работает?
Примеры:
«Пока время для меня структурировано, я действую прекрасно. Рабочие часы, встречи, совещания. У меня проблемы с неструктурированным временем».
«Мой любимый день недели — воскресенье. Никакого давления, я могу делать все, что хочу. Я с наслаждением хозяйничаю в доме, ремонтирую вещи, работаю у себя в магазине».
2. Что не работает?
Примеры:
«Мои дни — вихрь непрерывной активности, но все это совершенно банально: бессмысленные действия, которые просто «нужно сделать». У меня совсем не остается времени для людей и проектов, которые действительно имеют для меня значение».
«Я постоянно составляю списки «надо сделать», однако почти никогда не заглядываю в них. Я слишком занят преодолением кризисов и авралов и чувствую, что у меня нет никакого контроля над временем».
«Мне очень сложно поддерживать равновесие в жизни. Я постоянно мечусь между работой, детьми, супругой, друзьями и личным временем и все равно всегда чувствую, что упускаю нечто важное».
«Мой бизнес стремительно развивается, поэтому я нанял помощницу. Проблема в том, что у меня нет времени остановиться и обучить ее!»
«Я совершенно не занимаюсь спортом, потому что увязаю за столом и постоянно только тем и занимаюсь, что пытаюсь сделать все необходимое. Я потерял форму, и это видно. Я плохо себя чувствую, но не могу найти времени даже на то, чтобы пойти к врачу».
3. Что для вас самое важное?
Примеры:
• Теодору X., инженеру, который хотел расширить свои знания в области бизнеса и поддерживать определенный уровень дохода, нужно было время для того, чтобы ходить на курсы, посещать конференции, читать, учиться и просматривать свой инвестиционный портфель.
• Шейле К., работающей маме, для которой дом и дети были очень важны, нужно было время на необходимые работы по хозяйству, помощь детям в выполнении домашних заданий, посещение вместе с ними культурных мероприятий, физические упражнения, работу и отдельное время на тет-а-тет с мужем, чтобы их любовь не угасала.
• Альберту Г., пенсионеру, который продолжал вести активный образ жизни, нужно было время для плавания, общения с внуками, курсов по фотографии, лекций в музее, чтения романов и работы с еженедельными документами и финансами.
• Пегги С., директору растущего агентства медицинских сестер, нужно было время на работу с документами и телефонные звонки, на составление предложений и выступлений, на встречи с персоналом, на преодоление кризисов и посещение выездных встреч со стратегически важными партнерами.
4. Зачем быть организованным?
Примеры:
• «Освободить время для общения с семьей».
• «Увеличить базу клиентов и доход».
• «Делать больше за меньшее время».
• «Испытывать ощущение достижения в конце каждого дня».
• «Ощущать, что делаю нечто, достойное внимания».
• «Прекратить постоянно все откладывать».
• «Уменьшить уровень напряжения. Контролировать большую часть своего времени».
• «Реализовать мечту о собственном бизнесе».
• «Взять от жизни как можно больше».
5. Что вам мешает?
Вот распространенные причины неорганизованности в рабочих графиках:
• Больше вещей, чем места для их хранения. Одна из наиболее очевидных причин проблем в управлении временем состоит в том, что мы пытаемся втиснуть в свой график больше дел, чем реально можем успеть сделать. Вся эта глава призвана помочь вам очистить расписание от ненужных дел.
• Потребность отвлечься от проблем. В последнее время много было написано о том, что часто мы используем работу как способ бегства от личных проблем — трудностей в браке, сложных взаимоотношений. Жесткое расписание может защитить нас как физически, так и умственно от сложных проблем, с которыми мы не готовы встретиться лицом к лицу.
• «Укротитель хаоса». Многие подсознательно оставляют дела до последней минуты или создают исключительно жесткие расписания, потому что их возбуждает необходимость «совершить невозможное». Если у таких людей оказывается слишком много свободного времени, они становятся вялыми и совершенно непродуктивными и могут потратить целый день, пытаясь закончить всего лишь одно дело. Таким людям необходимо заменить беспорядок в расписании значимыми действиями по собственному выбору, настолько же структурируя время досуга, как они это делают на работе; также им нужно ставить себе собственные сроки, чтобы стимулировать и поддерживать свою активность.