Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления
Шрифт:
Давайте разобьем один большой шаг на несколько, тогда и высота препятствия для каждого шага уменьшится:
ПШ=Ш1+Ш2+Ш3+…
ПП=П1+П2+П3+…
где:
Ш1 – первый шаг на пути к цели, Ш2 – второй и т. п.
П1 – противрдействие первому шагу, П2 – второму и т. д.
Таким образом, когда мы совершаем шаги, то для каждого имеем:
Н*В*Ш1>П1
Н*В*Ш2>П2
Н*В*Ш2>П3 и т. п.
Как
В результате Н*В*Ш1 будет гораздо больше П1 и дело пойдет легче.
Правило группировки
Если вы бывали у психиатра, то возможно он предлагал вам простенький тест на группировку объектов: на 10–20 карточках разнотипные объекты и нужно их сгруппировать по каким-либо признакам. Это упражнение поможет нам и в составлении планов и в повседневной жизни. Т. к. правило 7+-2 действует в любых областях. Поэтому желательно сделать этот план удобным для мозга.
Сравните 2 списка продуктов при походе в магазин:
Список по алфавиту:
Апельсины
Бананы
Говядина
Горошек
Гречка
Заморозка, мясные продукты:
Капуста
Картофель
Кефир
Кукуруза
Лимоны
Макароны (рожки, перышки и т. д)
Молоко
Морковь
Мясной набор для супа (курица, свинина)
Окорочка (бедрышки)
Перловка
Помидоры
Рис
Рыба (минтай, камбала, морской язык и т. д)
Рыбная (сардина, сайра и т. д)
Свинина
Сгущенка
Сливочное масло
Сметана
Спагетти
Творог
Тушенка
Яблоки
Тот же список по группам:
Овощи:
Картофель
Капуста
Морковь
Помидоры
Фрукты:
Яблоки
Бананы
Апельсины
Лимоны
Молочка:
Сливочное масло
Кефир
Молоко
Сметана
Творог
Консервы:
Рыбная (сардина, сайра и т. д)
Тушенка
Горошек
Кукуруза
Сгущенка
Заморозка, мясные продукты:
Мясной набор для супа (курица, свинина)
Окорочка (бедрышки)
Свинина
Говядина
Рыба (минтай, камбала, морской язык и т. д)
Мучные и крупы:
Макароны (рожки, перышки и т. д)
Спагетти
Гречка
Перловка
Рис
Первый список большой и запомнить его трудно, продукты в разнобой, т. е. покупать по нему в магазине не удобно и долго, т. к. придется возвращаться.
Второй получен из первого группировкой. В этом случае мы сможем его даже запомнить, а покупать легко, т. к. группы направляют нас в определенные отделы магазина, где мы быстро находим нужные товары. Еще один большой плюс такого метода – вы всегда сможете проверить себя – всели купили, т. к. знаете, что было по 5 позиций в каждой категории.
При
дефрагментации больших целей таким образом появляется понимание, ясность последовательности шагов, этапов и задачи.Практические рекомендации
1. Для периодически повторяющихся многоэтапных действий составляйте инструкции. Они станут ядром практических навыков коллектива. Составление инструкций лучше поручить самому опытному специалисту, а ее проверку – самому неопытному, тогда можно добиться ее ясности для каждого сотрудника.
2. Составляйте краткие инструкции для себя. Это тот третий результат Вашей деятельности, который позволит в будущем быстрее идти уже обозначенным путем.
Некоторые задачи не являются рутинными и чтобы их решить иногда требуется пара часов для определения лучшего порядка действий. Думая, что экономим время, мы не записываем эти шаги, надеясь на память. Но через месяц-два, из-за психологических ограничений для решения такой же задачи нам опять придется потратить столько же времени, т. к. велика вероятность того, что мы забудем, как и что делали.
Поэтому, если решение задачи требует больше 3–5 шагов, составляйте для себя краткую инструкцию в письменном виде. Это поможет повторить решение задачи быстрее даже через пару месяцев, а то и через год.
Второй плюс такого подхода – решение данной задачи Вы сможете ДЕЛЕГИРОВАТЬ, передав инструкцию.
3. Составляйте инструкции по схеме “5 по 5”. Оптимальное для восприятия количество пунктов 7+-2. Поэтому старайтесь составлять инструкции по формуле 5 по 5, т. е. она должна состоять из 5 разделов, в каждом из которых должно быть не более 5 пунктов, в каждом из которых не более 5 подпунктов. Такая инструкцию воспринимается и запоминается легче.
4. Составляйте “линейные инструкции”. Как правило, любой процесс имеет наиболее часто реализуемую линейную структуру. В нештатных ситуациях, процесс может выполняться по-другому. Лучше написать инструкцию для стандартного порядка, а действия в нештатных ситуациях изложить в отдельном приложении к инструкции.
1.2. Техника «Жаба в томатном соусе» на завтрак»
«Я знаю, что эту задачу нужно выполнить, но не знаю сколько это времени займет, да еще она и не очень приятная». Знакомы такие мысли? Ведь чтобы составить инструкцию, проанализировать шаги нужно сделать ПЕРВЫЙ шаг – уделить внимание пугающей задаче.
Вернемся к формуле развития:
Н*В*ПШ>ПП
где:
Н – недовольство нынешним положением дел
В – видение новой ситуации, цели
ПШ – первые шаги
ПП – противодействие переменам.
В данном случае ПП кажется чем-то большим и страшным, но без четких очертаний. При этом пугает неизвестность и непонятность дела, а не что-то конкретное. Таким делам даже дали название – «лягушки» или «жабы».
Чтобы легче было справиться с таким делом, нужно добавить определённости. Обычно это делают с помощью таймера, выставив его на 20–25 мин. В результате ПП уже не большое серое, а лишь довольно короткий промежуток времени.