Создаём таблицу для складского учёта в Microsoft Excel 2010. Самоучитель по Microsoft Excel.

Теперь давайте разберёмся с хитростями систем учёта на складе.

Место хранения

Первый миф который чаще всего приходится встречать, общаясь с предпринимателями на тему складского учёта – это место хранения. Нужно понимать, что склад— это не место хранения, а скорее в большей степени виртуальное понятие. Например, когда товар едет от поставщика, то он явно не на нашем складе, но мы уже ведём учёт. Мы будем учитывать товар в пути как отдельную категорию, особенно если мы можем его отгружать в процессе движения.

Грубо говоря, воспринимать склад как отдельное помещение, в котором хранится товар, совсем не правильно. Если мы с вами дали сотруднику на какое-то время инструмент, то теперь инструмент хранится на складе по имени этого сотрудника. Если на нашем складе стоит 10 стеллажей, то можно считать, что каждый стеллаж и каждая полка – это отдельный склад или место хранения (кстати это и есть ячеистая система хранения или адресный склад).

Можно ещё шире смотреть на это понятие, и тогда мы с вами получим максимум от нашего складского учёта. Если мы с вами заказали товар у поставщика, то его можно тоже воспринимать как некий склад. Так же можно рассматривать и товар, который уже едет к нам.

Если мы с вами имеем дело с производством, то материалы, которые мы передали в цех, не исчезли, мы их не списали, а всего лишь переместили. То есть цех для нас тоже своеобразный склад или место хранения.

Подводя итог, место хранения – это более широкое понятие, чем просто помещение или ячейка. Местом хранения можно считать любую точку маршрута движения наших материальных ценностей.

В рамках Excel мы будем с вами иметь дело с простой информационной системой. Если же мы проектируем систему учёта в более совершенной и мощной среде (например современные версии 1С), то мы можем задать дополнительные характеристики каждому месту хранения (точке на маршруте движения товаров или сырья). Мы можем столь точно описать место хранения, что человеческий фактор будет сведён к минимуму, а в определённых условиях он может вообще не влиять. Мы очень близки к тому, что роботизация достигнет этого и на нашем складе будут работать роботы. Описание мест хранения будет маршрутизировать роботов. Ну а пока за счёт корректного описания мест хранения, мы будем минимизировать нерадивость сотрудников.

Так как мы будем в минимальном объёме пользоваться данным понятием в рамках создаваемой таблицы, остановимся на этом вопросе в этой части. Если же вы захотите более подробно познакомиться с этим, то я готовлю отдельную книгу о бизнес-процессах склада. Там этот вопрос будет разобран детальнее.

Очень удобно, когда место хранения связывают с перечнем того, что там хранится. Самый простой пример, это когда мы отводим отдельное пространство для хранения брака или товара, который требует каких-то дополнительных операций, например упаковки. На производственных предприятиях очень удобно привязывать место хранения к этапу производства. Так, например, можно хранить инструмент или какие-то расходники для конкретного цеха, станка, участка производственной линии. Этот вопрос можно реализовать как через специализацию места хранения к конкретной номенклатуре, так и фиксируя, для кого мы это храним. А вот наименование того, что мы храним может быть одинаковым для нескольких выделенных мест хранения.

Например, у нас есть собственное производство – и то, из чего мы производим, мы ещё и продаём. В этом случае у нас будет два склада, один для производства, другой для продаж. По сути, и там и там хранится один и тот же товар, но за счёт того что мы разделили хранение на 2 условных места, можно выставить разные неснижаемые остатки для каждого склада, хранить в разных единицах хранения (в коробках для продаж, а для производства в штуках).

Удобно фиксировать габариты как самого места хранения, так и предметов, которые мы там храним. Представьте себе, что на нашем складе хранится крупно габаритный и совсем мелкий товар. Например мы занимаемся продажей станков. Станки большие, а вот расходники к ним могут быть совсем маленькими.

Место хранения может быть обозначено и по его расположению. Например, у нас есть помещение и уличный склад. Причём это необязательно будет определять то, что хранится на этом складе.

У одного моего клиента в качестве склада использовался его собственный гараж, расположенный на его участке около дома. При этом учёт вели, не отражая, где именно лежит товар. В результате были проблемы и с доступностью товара, и с проведением инвентаризации.

Место хранения может быть ограничено и по операциям, производимым на этом складе. Например, у нас может быть склад, с которого мы отгружаем только в производство, для его нужд. Другой склад может работать только на продажи. В определённых случаях это может быть спасением. Так, на одном предприятии были постоянные конфликты с сотрудниками производства. Их постоянно дёргали на отгрузки материалов, которые продавали. При этом у отдела продаж был собственный склад, на котором работали грузчики. Но иногда менеджеру было удобнее отправить покупателя на производство и отгрузить его с производственного склада. Это добавляло суеты и путаницы и для снабженца, и для производства, и в итоге была путаница для отдела продаж.

Есть ещё один интересный момент по поводу мест хранения. Не очень часто, но всё же в некоторых случаях этот момент очень сильно помогает. Места хранения делят на 2 типа. Один тип – это склад длительного хранения, а второй тип это оперативный склада. С длительного хранения запрещают отгружать куда либо, только на склад оперативных запасов, а вот с оперативного склада допускают любые типы отгрузок. Такой приём упрощает управление сроком годности (на оперативный склад всегда отгружают то, что нужно быстрее продать), помогает оптимизировать площадь хранения, упрощает управление запасами (детальней, почему и как это работает, будет в издании с бизнес-процессами склада).

Подводя итоги…

Место хранения – это в первую очередь, информационная сущность, которая может никак не быть связана с физическим местом. Место хранения может быть в полной мере виртуальным понятием и отражать движение товара. Например, «Товар в пути».

При этом каждое место хранения, независимо от того, для чего мы его обозначили, необходимо вести в полном объёме. То есть у нас есть в отношении каждого места хранения приходные операции и расходные операции, в большинстве случаев и инвентаризация проводится в отношении конкретного места хранения.

В сложных системах учёта места хранения могут быть описаны отдельным набором алгоритмов. Выделение мест хранения является одним из обязательных элементов роботизации склада. При регламентации работы склада выделение мест хранения так же способно значительно упростить и конкретизировать специфику хранения.

Операции на складе

Учёт на складе можно свести всего к двум основным операциям. Одна – это пополнение запасов, а вторая – расходование. Многие считают, что при работе со складом достаточно всего двух операций и нет смысла заворачиваться с какой-либо детализацией. В реальности же все немного сложнее. Если мы хотим не просто контролировать остатки на складе, имеет смысл немножко заморочиться. При правильном ведении учета мы будем понимать больше – начиная от динамики продаж, заканчивая эффективностью работы сотрудников.

В складской таблице, которую мы будем с вами разрабатывать, этот момент будет отражён практически в полной мере. Мы будем его активно использовать в аналитике движения товаров через наш склад.

Естественно, многое зависит от специфики вашей деятельности. На производстве перечень приходных/расходных операций будет один, у оптовой компании будет другой, в общепите третий, у e-commerce тоже будет своя специфика. Это касается и расходных, и приходных операций.

Кроме того, что у нас есть операции, увеличивающие или уменьшающие наши запасы, необходимо их ещё отличать и по такому признаку, как внешние и внутренние операции. Так, если мы будем с вами с одного склада перемещать на другой склад, то это будет перемещение. В отношении одного склада это будет перемещение – расход, а для другого перемещение – приход. Другими словами, видя слово перемещение, мы с вами всегда будем знать, что товар не покинул пределы нашей организации, а просто сменил «прописку».

В отношении пополнения склада, очень удобно разделять на такие операции, как закупка (приобретение товара у поставщика) и возврат (когда клиент вернул невостребованный или бракованный товар). Если у вас собственное производство, то помогает и такая операция как «Произведено». Опять же тут всё индивидуально. Зачастую в классических системах учёта такого рода моменты решаются за счёт контрагента. Например, в 1С нередко создают так сказать технических контрагентов с соответствующем названием («Цех 1», «Токарка» и т.д.). Но логика остаётся та же.