Стратегическое планирование и контроллинг

Следующим этапом является деятельность по выполнению планов, в этой работе заметную роль играют менеджеры. Важным условием успеха на этом этапе является взаимная согласованность и координация деятельности подразделений предприятия. При возникновении отклонений в отдельных звеньях производственной цепи нарушается общий цикл выполнения работ.

Весь ход выполнения плана необходимо держать под контролем. Для этого осуществляются контроллинг и мониторинг исполнения плана, включая все элементы производственного процесса и его конечный результат. Осуществляется мониторинг расходования всех видов ресурсов, проверяется соблюдение сроков выполнения производственных операций, оценивается экономический эффект по отдельным операциям и производственному процессу в целом.

При проведении контроллинга и мониторинга могут обнаружиться отклонения от плановых заданий либо изменения условий хозяйствования, что может потребовать корректировки плана по объемам, срокам, ассортименту. Сложной дилеммой в теории планирования является конфликт двух требований: адекватности и стабильности плана. С одной стороны, при разработке плана необходимо обеспечить возможность непрерывной его адаптации к изменяющимся условиям деятельности фирмы. С другой стороны, план должен быть относительно стабильным, чтобы он действительно мог служить ориентиром в работе предприятия. Разрешение данного противоречия состоит в принятии компромиссного решения на основе корректировки плана (постоянно либо эпизодически, по мере накопления его оперативных изменений). Но оба плана – первоначальный и скорректированный – должны иметь неизменные конечные параметры-критерии, позволяющие оценить степень достижения конечных целей деятельности.

При завершении планового периода подводятся итоги выполнения плана, выявляются причины и факторы отклонений, если они имели место, что должно быть учтено при планировании на следующий период.

После завершения очередного планового периода должен непосредственно включаться в действие новый план на следующий плановый период. Очевидно, что подготовка и разработка нового плана должна была осуществляться заблаговременно в период действия предыдущего плана.

Решающим фактором успешной организации деятельности по планированию является качество работы персонала, выполняющего комплекс операций в пределах перечисленных ранее этапов планирования. Качество планирования во многом определяется профессиональными качествами работников фирмы, осуществляющих функции планирования, основными из которых являются:

профессиональное владение основами теории рыночной экономики;

уровень интеллектуального потенциала;

квалификация;

опыт работы;

знание современных методик экономического анализа, прогнозирования и планирования;

владение информацией о зарубежном опыте планирования;

осознанное и ответственное отношение к принимаемым решениям;

умение предвидеть последствия принимаемых решений;

способность абстрагироваться от второстепенного и выделять главное;

новаторский, творческий стиль работы и мышления;

склонность к поиску новых идей, полезных для фирмы;

умение выявлять тенденции и закономерности, обосновывать выбор оптимального варианта плана.

Управление персоналом, занятым на разных этапах планирования, должно включать ряд обязательных мер:

1) построение системы стимулирования труда работников с учетом промежуточных результатов и конечных итогов планирования;

2) своевременное доведение до исполнителей общих целей планирования и конкретных, решаемых ими задач; необходим дифференцированный подход к информированию участников процесса планирования, выполняющих функции высшего, среднего и низшего звена в данном процессе;

3) четкое распределение функций между участниками планового процесса.

Основной объем работы по планированию выполняют сотрудники планово-экономического отдела, которые осуществляют в этой области следующие основные функции:

составление и анализ статистической отчетности с целью формирования информационной базы для планирования;

разработка проектов плана, расчет плановых показателей и представление их руководству предприятия;

доведение плановых заданий до исполнителей;

составление экономического обзора по итогам выполнения плана;

определение экономического эффекта от исполнения плановых заданий.

Сотрудники планово-экономического отдела должны взаимодействовать в процессе работы над планом с работниками других служб и отделов фирмы по вопросам, связанным с планированием: получение информации, координация действий, проверка исполнения и др. Так, работники планово-экономического отдела при осуществлении плановых расчетов тесно взаимодействуют с:

руководством предприятия – по вопросам определения общей стратегии развития и по организационным вопросам;

финансовым отделом – по вопросам финансового планирования;

бухгалтерией – по вопросам учета и отчетности;

отделами маркетинга – по вопросам планирования сбыта;

транспортным отделом – по вопросам планирования перевозок грузов;

отделом главного инженера, технологическим и производственным отделами – по вопросам планирования производства;

отделом кадров – по вопросам планирования персонала и др.

В плановой работе необходимо рациональное сочетание принципов демократизма и подчинения. Важно не подавлять творческую инициативу работников, воспитывать у них самодисциплину труда. Возможно создание временных поисковых групп, включающих работников разных служб для исследования подходов к решению специальных проблем планирования. Особенно значима роль контроллера, который является не только экономистом-исследователем, но и консультантом для руководства фирмы по различным экономическим вопросам деятельности предприятия, в том числе по вопросам планирования. Такая роль контроллера фирмы начинает проявляться и в российской экономической жизни.

Существенным организационным вопросом планирования является создание условий и определение мер по обеспечению выполнения плановых заданий. Основными из них являются:

детальное и конкретное описание необходимых действий;

определение перечня исполнителей с указанием решаемых ими задач;

установление календарных сроков выполнения плановых заданий;

определение центров ответственности по каждому разделу плана и плану в целом;

ресурсное обеспечение, включая финансирование, материальное обеспечение, организационное обеспечение, технологическую базу, маркетинговую деятельность, кадровый потенциал и др.

Важным ориентиром при планировании является поддержание баланса целей и ресурсов. Это означает, что при определении перечня задач нельзя выходить за пределы реальной ресурсной обеспеченности производственного процесса. Должна быть также обеспечена сбалансированность разных видов ресурсов: финансовых, трудовых, материальных, инновационных, интеллектуальных. Нерационально сохранять владение ресурсами, которые не находят практического применения, за исключением необходимых страховых запасов.