Учет денежных средств

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Кассир не принимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру.

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной (платежной) ведомости. Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной (платежной) ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Выдача наличных денег работнику проводится с проставлением работником подписи в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой, проставляет свою подпись на расчетно-платежной (платежной) ведомости и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер.

Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные средства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек – цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается.

При получении денег по расчетно-платежной (платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью; копеек – цифрами.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

После выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер остается в кассе. Сразу же кассир делает запись в кассовой книге (форма № КО-4) на том же листе, где была отражена операция получения денег по приходному кассовому ордеру.

Пример 4. Начальник отдела продаж ООО «Скрепка» П. Р. Петров направляется в служебную командировку по приказу о направлении в командировку (форма № Т-9). Кассир ООО «Скрепка» оформляет расходный кассовый ордер, образец заполнения которого приведен на с. 16.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Поступающие в кассу и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге.

В соответствии со ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях отсутствие кассовой книги, а также ее ненадлежащее оформление могут стать основанием для привлечения организации или индивидуального предпринимателя к административной ответственности. Размер штрафных санкций для организации может составить от 40 000 до 50 000 руб., для должностных лиц этой организации, а также для индивидуальных предпринимателей - от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 2.4 КоАП РФ).

Отсутствие кассовой книги в организации может привести и к налоговой ответственности по ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Если же кассовая книга есть, но ведется она неправильно или с нарушениями Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, то к налоговой ответственности организацию привлечь нельзя.

Если индивидуальные предприниматели в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга ими может не вестись.

Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц – в зависимости от количества кассовых операций у организации. Записи осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно полученным, выданным наличным деньгам (полное оприходование в кассу наличных денег).

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны (через копировальную бумагу).