Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

• Имеет ли инструмент интерфейс с системой управления машиной процессов (workflow) и машиной бизнес-правил (возможность загрузки моделей процессов)? Если да, какие?

• Имеет ли инструмент с интерфейс с интегрированной системой управления документами? Если да, какие?

II. ПРАКТИЧНОСТЬ

Практичность – простота и удобство пользования:

• Насколько удобен для пользователя инструмент?

• Каково минимально требуемое обучение?

• Поддерживает ли инструмент несколько одновременно работающих пользователей?

• Поддерживает ли инструмент функции перекрестных и агрегированных ссылок?

• Каковы возможности поиска?

• Как обеспечивается управление пользователями инструмента (доступ, пароли, безопасность и т. п.)?

• Использует ли инструмент хранилище данных (центральную базу данных)?

Поддержка:

• Какая онлайновая помощь доступна?

• Обеспечивается ли поддержка через стол поддержки? Если да, то сколько стоит?

• Какая поддержка на месте предусмотрена и имеется?

Управление моделями:

• Обеспечивает ли инструмент трассировку изменений, которая показывает, кто и какие изменения вносил?

• Имеет ли инструмент модуль управления изменениями для определения, отслеживания и разрешения изменений в моделях?

• Позволяет ли инструмент устанавливать авторизацию на индивидуальном и функциональном уровнях?

III. ТЕХНИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

Аппаратное и программное обеспечение:

• Какая операционная платформа требуется?

• Каковы требования к ПО (проверьте номера версий)?

• Какие варианты базы данных поддерживает инструмент?

• Каковы требования к оборудованию рабочих станций и серверов?

• Каковы требования к инфраструктуре?

• Насколько масштабируемо решение, чтобы справляться с большим количеством данных, большим числом моделей и большим количеством пользователей?

• Какой эффект будет иметь рост объема данных числа пользователей на производительность (по времени) инструмента?

Интерфейсы:

• Какие стандарты интерфейса поддерживает инструмент (например, XML)?

• Какие интерфейсы с другими приложениями имеет инструмент (например, системы управления рабочими потоками, ERP и т д.)?

• Какие стандарты BPM поддерживаются (например, BPML, BPEL)?

• Какие средства импортирования данных, моделей и изображений имеются?

• Какие средства экспортирования имеются?

IV. СТОИМОСТЬ

Цена покупки:

• Какова покупная цена лицензии моделирования?

• Какова покупная цена лицензии администратора?

• Какова покупная цена для просмотра в Интернет и интранет?

• Какова покупная цена дополнительных модулей (например, имитирования, раздельного учета затрат по типам деятельности)?

• Какова скидка при приобретении нескольких лицензий?

Стоимость поддержки:

• Какова стоимость обслуживания или поддержки? Что включено?

• Какова стоимость обучения?

• Какова стоимость консалтинговых услуг?

V. ПОСТАВЩИК

• Как обеспечивается поддержка на местах?

• Каков послужной список поставщика, его репутация? Есть ли рекомендательные письма-отзывы, подтверждающие это?

• Как проявил себя инструмент в сравнительных тестах?

Аутсорсинг бизнес-процессов (BPO)

Организации испытывают нарастающее давление работать эффективнее, дешевле, быстрее и более маневренно. И это относится не только к опорным процессам и ключевым продуктам организаций, а ко всем процессам, даже процессам обеспечения/сопровождения. Большинство организаций едва справляются с вызовами, стоящими в плане конкурентоспособности основных процессов, не говоря уже о вспомогательных. Именно здесь открывается возможность аутсорсинга процессов организации третьей стороне. При нынешнем состоянии технологии (безопасность Интернета, широкополосная связь, веб-сервисы и распространяющаяся по всему миру компьютерная грамотность) – это уже больше, чем просто привлекательный вариант, по крайней мере, касательно вспомогательных процессов организации.

Причины аутсорсинга

Следующие причины заставляют организации серьезно рассматривать возможность аутсорсинга:

• нехватка профессиональных знаний в области лучших процессных методик – относится к аутсорсингу вспомогательных процессов, функционирующих неэффективно. Обычно это связано с тем, что процессы не анализируются и не совершенствуются;

• нехватка технического профессионализма и необходимых инвестиций – относится к организациям с устаревшими системами ИТ, которым необходима существенная модернизация или замена. С учетом ограничений на инвестиции в ИТ, особенно для вспомогательных процессов, аутсорсинг выглядит сильным решением;

• возможность сосредоточиться на опорных процессах с аутсорсингом вспомогательных процессов. Это позволит менеджерам сосредоточить внимание, силы и имеющиеся инвестиционные средства на опорных процессах;

• снижение затрат. Если сокращение затрат – единственный побудительный мотив, он не должен быть единственной причиной аутсорсинга.

Критерии при рассмотрении поставщика аутсорсинга бизнес-процессов

Рассматривая возможность аутсорсинга бизнес-процессов, следует принять во внимание следующие критерии:

• специализированный профессионализм в процессах;

• возможность наращивания по объему и масштабирования по срокам;

• возможность добавлять дополнительные услуги;

• итоговая стоимость (включая начальные организационные затраты) и ценовая гибкость;

• уровни обслуживания и связанные с ними штрафы за несоблюдение согласованных уровней;

• гибкость изменения договоров и условий;

• приложения ИТ (гибкость и функциональные возможности);

• послужной список поставщика аутсорсинга бизнес-процессов, как зарекомендовал себя у существующей базы клиентуры.

Посетите объекты существующих клиентов выбранного вами поставщика, чтобы удостовериться в его способности выполнять свои обещания относительно гарантируемых уровней обслуживания. Аутсорсинг бизнес-процессов – это не просто ввод данных.

Предварительные условия аутсорсинга

В идеале в организации должны быть выполнены следующие предварительные условия аутсорсинга бизнес-процессов:

• должны быть определены и поняты метрики процессов; эти метрики должны быть реалистичны;