Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

Группа проекта должна также понимать бизнес-цель данного этапа. Созданные модели процессов могут применяться не только как входные данные для этапа инноваций, но и как модели для обучения и документирования на этапах инноваций и внедрения.

Этап понимания должен также подтвердить правильность видения реально действующих процессов внутри организации и определить приоритеты совершенствований в рамках проекта. Это поможет выявить требуемые изменения в процессах, если они вообще необходимы.

Решающим моментом здесь является стремление группы проекта и бизнеса понять процессы, а не только задокументировать их вплоть до мельчайших подробностей. Если процесс четко понят и задокументирован, можно нажать на тормоз: этого достаточно. Если с бизнесом достигнуто согласие о возможности применения моделей процессов для документирования и обучения, нужно оговорить уровень детализации в моделях процессов.

Результаты

Бизнес может рассчитывать на несколько результатов и выходных данных этого этапа, в том числе:

1. Модели действующих сегодня процессов.

2. Адекватные метрики, достаточные для установления точек отсчета при измерении усовершенствований процессов в будущем, расстановки приоритетов и выбора процессов для этапа инноваций.

3. Измерение и документальное фиксирование текущих или фактических уровней эффективности.

4. Документирование того, что работает хорошо (для переноса на этап инноваций) и может работать лучше.

5. Выявление быстрых выигрышей, которые могут быть реализованы в течение трех-шести месяцев.

6. Отчет этапа.

Осуществление

Прежде всего, посвятим несколько секунд рассмотрению глубины и подхода этого этапа. Как указывалось выше, моделирование на этапе понимания следует выполнять лишь до момента, когда все участники (группа проекта и бизнес-подразделения) пришли к общему пониманию того, что происходит с действующими бизнес-процессами, и когда имеется достаточно данных и метрики, чтобы начать этап инноваций. В ходе данного этапа следует иметь в виду несколько обстоятельств:

• «понимайте», что фактически происходит, и убедитесь, что документированное отражает реальную, а не воображаемую (как должно было бы быть) ситуацию;

• обеспечьте, чтобы моделируемые/понимаемые процессы (или процесс) были действительно сквозными и непрерывными (более подробно это рассматривается на шаге 3 данного этапа);

• убедитесь, что сотрудники на практических совещаниях не тушуются и не считают, что их оценивают: в противном случае участники, возможно, говорят то, что, по их мнению, от них хотят услышать, и не делятся своими знаниями или могут давать неточную информацию;

• установите пределы времени, которое можно посвятить пониманию или моделированию конкретного процесса, и обеспечьте соблюдение этих сроков – другими словами, определите отчетные даты и установите сроки выполнения определенных работ. Если не поставить даты отчетности, вы рискуете потратить слишком много времени на практические совещания, и напрасно потеряете ценное время специалистов по отдельным предметным областям бизнеса, слишком углубляясь в детали. С одной стороны, совещания могут быть занимательными и рискуют стать самоцелью, что, конечно, не является их задачей. С другой стороны, участникам может стать скучно, и они могут прекратить посещать их;

• воспользуйтесь принципом Парето (правило 80/20), чтобы решить, когда вы прекращаете получать желаемую отдачу. Все время спрашивайте себя, получено ли достаточно информации, и можно ли на этом остановиться.

Кейс: чрезвычайно важно участие в практических совещаниях нужных людей

Нам приходилось присутствовать на практических совещаниях, где участвовали бизнес-специалисты из различных областей организации и фактически «обговаривали» процесс на наших глазах, по мере его моделирования, пока мы догадались, что происходит. После этого мы обоюдно понимали, к чему идет дело, и просили участников совещания по одному объяснять нам процесс, а затем остальные поправляли его в своей части.

Вывод. Всегда нужно, чтобы на совещании были люди, которые до тонкостей знают процесс, и если они из разных подразделений или областей, где процессы могут быть разными, потребуйте моделировать процессы по очереди, пока не наступит уверенность в получении общей картины единого процесса.

Ниже приводится несколько аргументов «за» и «против» моделирования на этапе понимания.

Аргументы в пользу моделирования процессов:

1. Достижение общего понимания и общего языка проблемы.

2. Выявление изъянов сложившейся ситуации.

3. Поддержка одобрения «разморозки» проекта.

4. Возможность оценить завершенность инноваций процессов.

5. Созданные модели могут использоваться для документации процесса, если нет острой необходимости изменения процессов.

6. Персонал привыкает к процессному мышлению и моделированию процессов.

7. Определение точки отсчета для взаимодействия процессов с организацией, ИТ и персоналом.

Аргументы против моделирования процессов:

1. Сегодняшняя моделируемая ситуация устаревает, едва только спроектированы новые процессы и внедрены перестроенные процессы.

2. Всегда существует опасность «узкофокусного» проектирования процессов, что налагает ограничения на осмысление инноваций процессов.

3. Отнимает время, требует привлечения и напряжения ресурсов бизнес-подразделений и стоит денег; в большинстве случаев, это будет сложная процедура, причем кривая получения знаний на первых порах будет достаточно крутой.

4. Существует опасность перегрузиться информацией и погрязнуть в деталях.

Шаги, выполняемые на этапе понимания, показаны на рис. 16.2.

Шаг 1. Обмен информацией

На данном этапе основные действия по распространению информации связаны с предоставлением заинтересованным лицам и сотрудникам внутри организации сведений о проекте, его целях, способах и сроках привлечения персонала на этапе понимания. Например, именно на этом этапе проект обретает расширенную видимость в организации, поскольку персонал начинает участвовать в практических совещаниях и задавать вопросы относительно текущей работы в процессах и связанных с этим метриках. У некоторых это может вызвать озабоченность в связи с их будущим положением в организации. Если такую озабоченность не рассеять сразу и полностью, будет трудно добиться поддержки сотрудников.