Управление временем – как успевать жить и зарабатывать, управляя собой

4. Временные блоки

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти не сопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

5. GTD

GTD (Getting Things Done) – это система продуктивности, придуманная бизнес-тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).

Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым – «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.

Проводите ревизии – выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.

Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

6. Канбан

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком-нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

7. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

8. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

Do (сделать) – если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.

Delegate (делегировать) – когда вы не можете или не успеваете что-то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.

Delete (удалить) – некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».

Delay (отложить) – когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

9. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистайте тетрадь, узнайте в лицо своих «хронофагов» и сделайте выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видео или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг – телефонные звонки.

10. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс – гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое – правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе – закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать – нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке – так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Ресурсное состояние (личные цели и отдых). План на день.

Временем мы управлять не можем, реально мы подразумеваем управление собой, управление нашими целями, задачами, сроками, планами. В конечном счете управление нашей жизнью .

Для наглядности можно прорисовать «дорожную карту», это позволит также текстом прописать и осознать долгосрочные цели, увидеть их пересечение и взять на себя ответственность за достижение цели. Мы рассмотрим это чуть позже.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART, которая расшифровывается как возможность получить результат уже на стадии планирования :

Specific – конкретные.

Measurable – измеримые.

Achievable – достижимые.

Realistic /Relevant – реалистичные /актуальные.

Time-bound – ограниченные по времени.

Чтобы по-настоящему добиваться целей, используйте для их постановки методику SMART. Любая расплывчатая задача превратится в понятную последовательность шагов: цель станет осязаемой, а награда, которая ждет за труды,-достижимой.

Вот такими должны быть цели, согласно этой методике:

SPECIFIC – конкретными.

Ставьте конкретные цели. Уточняйте, каковы качественные показатели и характеристики ожидаемых результатов .

Ответьте на вопросы: ЧТО? КОГДА? СКОЛЬКО?

Не просто «я хочу стать хорошим cпециалистом», а «хочу быть востребованным, известным экспертом в своей компании, с личным годовым доходом 10 млн. рублей, не позднее, чем в ближайшие 3 года».

Не «купить дом», а «заработать 2 миллиона за полгода и приобрести дом в коттеджном поселке «ХХХ».

MEASURABLE – измеримыми.

Каковы количественные показатели. Это самый главный вопрос.

Цели по системе SMART должны быть измеримыми. В них должны присутствовать количественные или понятные качественные показатели, характеристики, которые в итоге укажут, что цель достигнута.