Упрости себе жизнь

Предлагаю выполнить следующие шаги на пути к идеальному продуктивному дню. Прежде всего нужно понять, чем же вы, собственно, занимаетесь на работе. Для этого не поленитесь записывать все свои действия на протяжении не менее двух недель. В результате получите картину своего типичного трудового дня. Как часто вы обычно разговариваете по телефону? Сколько часов посвящаете исследованиям и написанию текстов? Сколько раз вытаскиваете конфетку из вазы на столе секретарши в приемной?

Далее сравните свой воображаемый идеальный день с реальным усредненным. Какие самые важные дела вы успеваете выполнить за типовой день? А какие действия особого значения не имеют? Определите приоритетность (средняя, высшая или низкая) стоящих перед вами задач, а затем подсчитайте, сколько времени вы в действительности тратите на дела из этих трех категорий. Посвящаете ли вы большую часть рабочего времени делам высшей приоритетности? Если нет, то это настораживающий сигнал о неполадках вашей существующей системы продуктивности.

Итак, проанализировав рабочие процессы, расставьте предстоящие задачи в порядке очередности, причем самые неотложные запланируйте на те часы, когда вы наиболее дееспособны. Дела средней сложности наметьте на то время, когда вы еще достаточно производительны, хотя уровень энергии уже снижен, а отвлекающих моментов больше. Наконец, наименее важные (за невыполнение которых вас все равно никто не уволит) откладывайте на самую непродуктивную часть вашего пребывания в офисе. Например, у меня повышена работоспособность в первые три часа. И если я начну трудовой день с проверки электронной почты или чтения любимых сайтов, то впустую потрачу время, когда пишется лучше всего. Поэтому я стараюсь использовать его максимально продуктивно и сразу же, переступив порог офиса (если не возникает каких-то форс-мажорных обстоятельств), берусь за написание текстов, а проверку электронной почты откладываю на более поздние утренние часы, когда мне потребуется небольшая передышка. Многие замечают снижение своей производительности после обеда. Независимо от того, когда такие спады бывают лично у вас, именно на эти периоды планируйте работу, не требующую высокой концентрации внимания. Скажем, я в это время звоню людям, оставившим мне сообщение с просьбой перезвонить, сканирую и подшиваю в папки документы, проверяю электронную почту и обрабатываю материалы в папке «Прочти меня».

Для составления рабочего графика воспользуйтесь доброй старой ручкой и бумагой или какой-нибудь компьютерной программой. Я комбинирую два метода. С помощью приложения Google Calendar планирую свою официальную деятельность (совещания, деловые встречи и т. п.). В большом бумажном календаре намечаю время, когда буду писать тексты для нашего сайта борцов с хламом. В блокнот-ежедневник, разбитый на 43 радела, вношу исходные данные согласно рекомендациям Дэвида Аллена в книге «Как привести дела в порядок». Наконец, работу с клиентами распределяю с помощью компьютерной программы проектного управления.

В самую продуктивную часть дня имеет смысл повесить на двери кабинета обращение к коллегам с просьбой пока не беспокоить, поскольку вас поджимают сроки, вы упорно трудитесь, и поэтому не сможете сейчас никому уделить должного внимания, за исключением крайне важных случаев. Конечно, не все сослуживцы с уважением отнесутся к этому обращению, но по меньшей мере вы отсеете тех, кто собирались заскочить на полчасика просто поболтать. Если же вы работаете в отделенном перегородками отсеке большой комнаты, то идея с запиской вряд ли поможет, но хотя бы попытайтесь.

Проще тем, у кого есть секретарь. Поручите ему регулировать ваше общение с внешним миром в течение дня или по меньшей мере в те периоды, когда вы особенно загружены. Он будет принимать и регистрировать все ваши входящие телефонные звонки и электронные письма, а также не пускать к вам в кабинет тех, кто пришел не по особо важному вопросу. Заранее определите, какие вопросы попадают в категорию приоритетных, т. е. ради которых вас разрешено оторвать от дел.

Еще один способ существенно повысить продуктивность — при общении с сослуживцами, начальником, клиентами и поставщиками подчеркивать важность своей работы, необходимость на ней сосредоточиться, жесткие сроки выполнения. Будьте открыты и честны, а политику оставьте тем, кто заседает на Капитолийском холме. Сообщите людям, с которыми вы связаны деловыми узами, о своей текущей напряженной ситуации и договоритесь о том, когда сможете уделить им внимание. Так вам будет проще скоординировать свой трафик и повысить продуктивность.

И не забудьте при общении по телефону и электронной почте использовать уже рассмотренные нами методики. Вы, я надеюсь, уже успели заметить, насколько благодаря им возросла ваша производительность.

Не оттягивайте начало работы

Отличный способ вставлять палки в колеса собственной производительности — оттягивать начало работы. По утверждению исследователей из университета де Поля, люди это делают по трем причинам [13] .

13

Zane J. P. Why we procrastinate // News and Observer. — 2008. — April 15.

— В поиске адреналина. Данной категории медлящих нравится нервное возбуждение, с которым связано выполнение проектов в последнюю минуту. Такие люди привыкли и в годы учебы, и на работе бодрствовать накануне конечной даты реализации задания, чтобы к утру все успеть.

— Уклоняясь от неприятного. Эти люди стараются как можно дольше не браться за сложную или скучную работу.

— Нерешительность. Невозможность принять решение парализует желание человека взяться за работу.

Вы научитесь не откладывать работу «на потом», если определите, к какой из вышеперечисленных категорий относитесь. Допустим, к первой. Тогда найдите другие источники адреналина, например займитесь скайдайвингом (затяжные прыжки с парашютом) или горнолыжным спортом. Если же ваша категория — третья, то вам потребуется инструктор, который научит вас принимать решения.

Тем же, кто всячески избегает тяжелой или скучной работы, поможет таймер. Когда у вас будут звуковые и зрительные напоминания об ограниченном запасе времени для выполнения задания, вы найдете способ сосредоточиться на нем. Рекомендую следующие стратегии повышения производительности, когда уж очень не хочется что-либо делать.

— Как и в случае занятий утренней гимнастикой, включите музыку с быстрым ритмом.

— Если пьете кофе, то лучше делать это часто, но маленькими порциями, отказавшись от одной большой чашки в начале дня.

— Намечайте определенные цели, которых необходимо достичь через интервалы в две, пять или десять минут, а затем включайте таймер.

— Изолируйте себя от любых соблазнов. У вас не возникнет желания медлить с выполнением задания, если кроме него просто не останется ничего другого.

— Честно признайтесь себе, что намеренно тянете время. Часто само осознание данного факта заставляет человека засучить рукава.

— Предложите кому-то из сослуживцев соревнование: кто выполнит больший объем работы за определенное время.

— Попросите кого-нибудь контролировать вас. Существуют профессиональные мотиваторы, один или несколько раз в день проверяющие, чем вы занимаетесь, но благожелательный друг или сотрудник по вашей просьбе сделает то же самое бесплатно.

— Если работа не требует особых размышлений, можете одновременно слушать аудиокнигу. К тому же пообещайте себе делать это, только когда работаете. В результате желание узнать, как дальше развиваются события, вынудит вас выполнять столь неприятное вам нудное задание.

Ухабы на пути

Путь повышения концентрации внимания и производительности на работе не усеян розами. Приблизительно на второй неделе вы упретесь в стену психологического истощения. Требуется невероятная энергия, чтобы заставлять себя ежедневно полностью выкладываться, и если вы не привыкли длительное время трудиться в таком режиме, то вскоре почувствуете, что у вас просто не осталось сил.