Великолепная команда. Что нужно знать, делать и говорить для создания великолепной команды
Шрифт:
ВЕЛИКОЛЕПНЫЙ СОВЕТ
Вспоминайте и повторяйте про себя незамысловатую мантру: «Время команды принадлежит команде» всякий раз, когда находитесь на совещании. Полностью выкладывайтесь на работе, будьте преданны ей, проявляйте неподдельный интерес к тому, что делает команда, оказывайте поддержку коллегам, добивайтесь результатов, и тогда рабочие собрания станут тем, чем они должны быть на самом деле. Работайте на пределе своих возможностей!
Разнообразные рабочие собрания
Поддержание интереса к совещаниям, которые еженедельно проводятся в команде, и сохранение их новизны – одна из главных проблем, с которой рано или поздно сталкивается любой коллектив.
Мы предлагаем вашему вниманию несколько советов, которые помогут вам и вашей команде вдохнуть вторую жизнь в рабочие собрания.
Летучки
Собиралась ли когда-нибудь ваша команда на летучку, когда хотела обсудить какую-то определенную
Как это обычно происходит? Сначала все собираются в комнате для совещаний с кружками кофе (даже если недавно они уже выпили три чашки, а сейчас только полдесятого утра). Потом поудобнее устраиваются в своих креслах. Затем рассказывают друг другу, чем они занимались прошлым вечером. И наконец, приходит несколько «заблудших овец», которые нашли-таки комнату для совещаний. В результате десятиминутная летучка растягивается на час, если не больше.
ВЕЛИКОЛЕПНОЕ СРЕДСТВО, ЭКОНОМЯЩЕЕ ВРЕМЯ
Вот несколько идей того, как сэкономить время на совещании.
• Запретите кофе (никаких кофейных аппаратов в комнате для совещаний).
• Вынесите из комнаты для совещаний все стулья. Люди обычно не любят стоять больше десяти минут (только если с бокалом алкогольного напитка в руке) – собрание, скорее всего, будет недолгим и оживленным.
• Вам нужен стол? Если он служит только в качестве подставки для чашки кофе, избавьтесь и от него!
• Начинайте совещание вовремя даже в неполном составе. Опоздавшие вскоре исправятся, если вы будете выходить из комнаты в тот момент, когда они будут туда входить.
Визуальный стимул
Вы когда-нибудь присутствовали на презентации, проводимой на рабочем собрании, в которой выступающий слово в слово читает слова из слайдов, и вы вслед за ним? Возможно, вы тратите больше времени на подготовку таких слайдов, чем на отработку того, что и как вы будете говорить. Помните, что приложение «Power Point» разработано для того, чтобы лучше воспринимать звуковую информацию, но отнюдь не визуальную, то есть аудитория, присутствующая на совещании, слушает выступающего и одновременно читает слайды на экране (получается что-то вроде караоке). Неправильное использование слайдов – одна из главных причин неудачного совещания. Мы предлагаем вам несколько советов, которые позволят избежать подобной ошибки.
ВЕЛИКОЛЕПНЫЕ СОВЕТЫ
• Лучше всего люди воспринимают информацию, когда воздействуют на их «VHF» канал, состоящий из трех компонентов – «Визуальный» («Visual»), «Звуковой» («Hearing»), «Эмоциональный» («Feeling»). Это же утверждение относится и к процессу запоминания. Если ваши совещания не отставляют ни единого следа в памяти, они просто бессмысленны.
• Обсудите с коллегами, можно ли обойтись без презентаций, и подумайте о более действенном способе передачи информации.
• Включите свое воображение для того, чтобы разнообразить визуальные стимулы и сделать собрание по-настоящему запоминающимся (активно используйте плакаты, ставьте на столы питьевую воду разных цветов, когда обсуждаете разные пункты повестки дня).
• Если в своем выступлении вы используете таблицы или чертежи с большим количеством цифр или диаграмм, повесьте их на стену.
• Сделайте так, чтобы коллеги могли вставать и свободно передвигаться по комнате, – это улучшает циркуляцию крови и кислорода в организме.
• Почему бы в слайдах не использовать только картинки (и таким образом делать их более наглядными) или стараться писать не больше пяти слов? К чему все эти логотипы, рамки, дурацкие звуковые эффекты, схемы и тому подобное? Выкиньте их из своего выступления. Безликие «Power Point» презентации только высасывают из команды энергию.
• Используйте музыку, чтобы создать хорошее настроение.
Получайте удовольствие от совещания
Итак, вы съели датские булочки, два французских рогалика, примерно полдюжины леденцов и несколько мятных конфет. И все это ради того, чтобы освежить дыхание после выпитого кофе. Сперва вы чувствуете прилив сил, который дал вам сахар, а через какое-то время – стремительный упадок энергии. И вам приходится выпивать двойной эспрессо, чтобы пробудиться. Так повторяется изо дня в день и происходит почти со всеми членами команды.
Вот некоторые советы, которые исправят эту ситуацию.
ВЕЛИКОЛЕПНЫЕ СОВЕТЫ
• Ешьте как можно меньше. Переваривание пищи отнимает энергию, которая необходима для того, чтобы думать.
• Если вы все-таки хотите есть – исключите из своего рациона тяжелую и сладкую пищу. Распланируйте кофе-брейки – тогда такие короткие перерывы в работе будут действительно эффективными и позволят сотрудникам передохнуть.
• На тот случай, если совещание продлится больше получаса, на столе всегда должна стоять питьевая вода.
Перерыв в работе
Эти ужасные слова: «У нас сегодня много дел, поэтому работаем без перерывов» – всегда звучат как гром среди ясного неба. Многим сложно концентрироваться на работе, выполнять ее в том же темпе и сидеть в одном и том же положении более сорока пяти минут. Да и мочевой пузырь у нас не похож на футбольный мяч – он
намного меньше.ВЕЛИКОЛЕПНЫЙ СОВЕТ
«Как следует и как не следует поступать»
• Каждые сорок-пятьдесят минут берите перерыв на пять-семь минут и всегда придерживайтесь этого графика. Единицы способны концентрироваться на выполняемой работе больше часа.
• Не используйте перерывы для того, чтобы проверить почту, позвонить по телефону и так далее. Все равно за такой короткий промежуток времени вы ничего не успеете сделать как следует, так зачем же начинать?
• Введите в курс дела человека со стороны (или члена команды, который не будет присутствовать на собрании), попросите его подменить вас на какое-то время или привести с собой помощников, если понадобится.
• Для того чтобы оживить команду и поддерживать ее в тонусе, используйте энерджайзеры или, другими словами, активизаторы (многие из них вы можете найти на сайте www.businessballs.com).
• Не проводите утомительные трехчасовые совещания, если в этом нет необходимости. Не превращайте их в привычку.
• Не отказывайтесь от идей, которые на первый взгляд кажутся абсолютно идиотскими. Подобные идеи помогут вашей команде стать активнее. К примеру, в некоторых американских компаниях принято устраивать физкультминутки, которые снимают напряжение и усталость и поддерживают команду в рабочем тонусе. Не смейтесь! Почему бы вам не применить наш совет на практике?
Как уходить с совещания
Представьте, что в комнате для совещаний находится десять человек. И только четверо из них с интересом обсуждают вопросы, стоящие на повестке дня. А остальные, включая вас, сидят и думают о том, чем бы они сейчас занимались, если бы не это совещание. С вами такое случалось? И это относится не только к рабочим собраниям, проводимым вашей командой, но к собраниям в целом?
Примечание: когда я поднимаю подобные вопросы на семинарах, посвященных совещаниям, многие участники отмечают, что в их компаниях не принято покидать собрание, не дождавшись его конца. Я понимаю, что чаще всего они лукавят и используют эти слова как удобную отговорку вместо того, чтобы попробовать изменить ситуацию. И я искренне верю в то, что многие начнут уважать вас еще больше, если вы покинете совещание, когда посчитаете, что все ваши вопросы уже решены, и покажете тем самым, что можете контролировать свое рабочее время.
Если такое поведение на собрании действительно противоречит этике компании, попробуйте ее изменить.
ВЕЛИКОЛЕПНОЕ СРЕДСТВО, ЭКОНОМЯЩЕЕ ВРЕМЯ
• Измените этику компании в лучшую сторону. Пусть каждый сотрудник сможет уходить с совещания, как только поймет, что обсуждаемые вопросы не имеют к нему никакого отношения.
• Сделайте так, чтобы вопрос: «Как долго я нужен вам на совещании?», обращенный к организатору собрания, стал привычным и общепринятым в вашей компании.
• Вспомните, во сколько обходятся вашей компании сотрудники, которые участвуют в совещаниях, абсолютно для них бесполезных.
Чтобы посчитать убытки компании, воспользуйтесь простой арифметикой.
Сколько часов в неделю вы тратите на совещания, на которых ваше присутствие не обязательно или не имеет никакого смысла? Возможно, три? Умножьте это число на сумму денег, которой оценивается ваш рабочий час (двадцать евро умножить на три?). А затем получившийся результат (шестьдесят евро) умножьте на сорок восемь (число рабочих недель в году). Теперь запишите то, что вышло в итоге (две тысячи восемьсот восемьдесят евро). Именно такую сумму ежегодно тратит работодатель на то, чтобы оплатить ваше присутствие на совещаниях, которые вам абсолютно не нужны. А ведь это могло бы стать прибавкой к вашей заработной плате или заработной плате вашего руководителя.
Если вы действительно хотите вбить это в головы своих руководителей, умножьте полученный результат на общее количество работников. Например, для компании, которая состоит из пятисот человек, расчет будет такой:
500 x 2880 = 1 440 000 евро.
Количество работников умножается на ежегодные затраты на одного работника, и получаются ежегодные затраты компании на всех работников.
Теперь очевидно, что это большие деньги.
ВЕЛИКОЛЕПНЫЙ СОВЕТ
Иногда команды собираются на совещания лишь потому, что так они делают каждую неделю. А ваша команда когда-нибудь организовывала собрания по привычке? Возможно, уравнение, приведенное выше, откроет компании глаза на то, сколько денег ежегодно она выбрасывает на ветер, проводя бессмысленные совещания, затраты на которые равносильны прибавке к заработной плате не только вам, но и всем сотрудникам.
Как сделать совещания эффективнее
Повестка дня
Когда я во время семинаров, посвященных совещаниям, спрашиваю аудиторию, что нужно сделать в первую очередь, практически всегда получаю ответ: «Определить список вопросов, которые необходимо рассмотреть». Несмотря на это, когда я интересуюсь, как часто участники семинара руководствуются этим правилом, в ответ слышу: «Иногда». И что хуже всего, слово «никогда» звучит намного чаще, чем хотелось бы. Любое совещание, на котором необходимо рассмотреть два или более вопроса, должно иметь определенную программу или повестку дня, определяющую время для обсуждения каждого вопроса.