Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

2. Проанализировать оценочные анкеты участников. Если в анкете стоит результат ниже «хорошо», это всегда сигнал, что нужно предпринять какие-то действия. Например, как-то компенсировать Клиенту его неудовлетворенность.

3. Подготовить выводы, результат работы мероприятия, достижения или задачи. Необходимо оценить, насколько успешны результаты мероприятия, реализованы ли цели и задачи мероприятия.

4. Подготовить статистический анализ состава участников, опубликовать фотоотчет о мероприятии. Для этого вам потребуется сайт вашего мероприятия.

5. Подготовить окончательную и уточненную базу с контактами всех участников мероприятия. Это понадобится для рассылки финального благодарственного письма.

6. Провести анализ самого проекта с точки зрения организации и рекомендации для следующих мероприятий. Это скорее внутренний документ. Тем не менее заранее утвердите все необходимые формы отчетности. В случае мероприятия с большим числом участников используйте специализированные компьютерные программы.

Убедитесь, что отчеты: он-лайн-версии материалов, презентаций, фотоотчет, меморандумы, решения-обращения и пр. – доступны соответствующим категориям участников.

По окончании программы постарайтесь как можно раньше подвести все итоги. Это поможет сохранить интерес к прошедшему мероприятию и настроит людей на участие в следующих.

Менеджер прошедшего проекта (руководитель команды организаторов) после мероприятия должен подготовить отчет. А вся команда должна обсудить прошедший проект на общем собрании – так называемый разбор полетов. Будет правильным, если на этом собрании первым начнет высказывать мнение самый младший из членов команды или новый работник и далее – по старшинству. Это делается для того, чтобы мнение более старших и авторитетных работников не повлияло на новичков. А их оценка как раз очень любопытна, так как они смотрят на прошедшее мероприятие свежим взглядом.

Учтите фактор рабочего «похмелья»

Иногда после очень большого проекта быстро подвести итоги довольно тяжело: наступает некое рабочее «похмелье». Ему подвержены многие люди, и это эффект, который нужно осознавать и с которым нужно бороться.

Как-то раз мы организовывали одно мероприятие, от результатов которого зависело буквально ВСЕ в моей профессиональной и личной жизни. Команда выложилась полностью, мероприятие прошло на высшем уровне. После этого мы две недели не могли написать отчет или вообще сделать хоть что-то полезное. Мне снились сметы, снились УЖАСНЫЕ ОШИБКИ, которые мы могли совершить, и тому подобное. Я приходил на работу и не мог ничего делать. Спасительным выходом из этой ситуации стало то, что все выходные я играл в какую-то компьютерную игру-стрелялку. Только после этого все наладилось: несколько дней вместо смет и УЖАСНЫХ ОШИБОК мне во сне являлись компьютерные черти и монстры, зато мы быстро сделали все заключительные работы.

Очень важная часть мероприятия – финальное благодарственное письмо, о котором нередко почему-то забывают. Человеку приятно, когда о нем помнят и после того, как он заплатил деньги (или сделал свою работу).

Докладчикам нужно написать «спасибо, что выступили»; участникам – «спасибо, что приняли участие»; партнерам – «спасибо, что поддержали».

Для этого вам понадобятся типовые письма. Однако постарайтесь сделать их не под копирку, а действительно с душой и теплотой. Это сразу почувствуется.

Будьте проще.

Принцип простоты

А чтобы никого не забыть при написании писем, набросайте заранее примерный план:

Особое место среди тех, кому вы должны разослать письма, занимают подрядчики. Вы платите им деньги, для них именно вы – Клиент, и, по большому счету, они должны благодарить вас за то, что вы сделали у них заказ. И тем не менее. В этих компаниях тоже работают люди, и им тоже будет приятно услышать несколько теплых слов о своей работе. Относитесь к своим подрядчикам так же, как к Клиентам, так же любите их. И вы всегда будете получать лучший сервис. Кроме того, в благодарственном письме вы можете мягко отметить некоторые ошибки, указав, что нужно будет исправить в будущем.

Вот и все. Мероприятие закончено…

Далее мы подробнее рассмотрим всю подводную часть айсберга по кусочкам: рассмотрим все этапы подготовки мероприятия, поговорим о том, как привлекать участников, какие бывают ошибки в ходе мероприятия, как может быть организована ваша команда… Некоторые термины или технические уловки, о которых упоминалось в этой главе, будут подробно описаны позже, когда до них дойдет очередь.

Пример благодарственного письма Клиентам

(отправлено по электронной почте) [1]

Уважаемые коллеги!

Позвольте рассказать Вам небольшую историю. Я узнал о существовании профессора Джо Голдблатта летом 2000 года. Моя хорошая знакомая Юлия Щипцова привезла из США его книгу – Special Events. К этому времени я занимался организаций мероприятий уже более пяти лет. Но для меня эта книга была первой книгой, посвященной моей профессиональной деятельности. Я испытывал удивительное чувство, читая, как работают мои коллеги в США: организаторы инаугураций, юбилейного съезда стран – участников НАТО и пр. казались заоблачно далекими людьми. Прошло время, и в 2003 году мы организовали визит в Россию автора другого бестселлера, оказавшего значительное влияние на развитие нашей компании, – д-ра Йонаса Риддерстрале, соавтора Funky Business. Мне удалось пожать руку мировому бизнес-гуру и выпить с ним пива.

Хочу поблагодарить авторов и любимых нами участников наших конференций: Андрея Гершуна, Игоря Манна, Михаила Иванова. Все они оказали влияние на нашу компанию и… выступали на наших мероприятиях. Благодаря счастливой случайности в 2005 году нам удалось пригласить в Москву и г-на Джо Голдблатта. Это стало возможно в том числе и благодаря Вашей помощи и поддержке. Я хочу поблагодарить всех партнеров и участников состоявшегося 6 июня мастер-класса нашего event-маэстро. Я искренне надеюсь, что все участники, как и мы, получили новые впечатления, идеи и надежды на дальнейшие развитие нашей профессии. Очень надеюсь, что участие было полезным и ценным для Вас. На нашем сайте мы опубликовали фотоотчет прошедшего семинара. Вы можете посмотреть фото по этой ссылке. Буду признателен, если Вы сможете поделиться Вашим впечатлением о прошедшем мероприятии, написать нам Ваш отзыв. Еще раз СПАСИБО.

С уважением,

Александр Шумович,генеральный директорEventum

1

Образцы документов, упомянутых в этой книге, в электронном виде можно найти на сайте издательства по адресу: http://www.mann-ivanov-ferber.ru/Book012.htm

Пример благодарственного письма подрядчику

Уважаемый г-н Важнов!

Настоящим письмом Best Auto Company выражает Вам и Вашим коллегам благодарность за подготовку и проведение мероприятия «Best Auto Супер-Драйв-Шоу», которое состоялось 18 сентября 2005 года в г. Казани.

«Best Auto Супер-Драйв-Шоу» – проект, направленный не только на привлечение внимания потребителей к новым моделям марки Best Auto, но и на увеличение лояльности настоящих и потенциальных клиентов к марке. Поскольку модели Best Auto позиционировались как престижные, надежные, современные автомобили с большой историей, провести это шоу требовалось на самом высоком уровне. Организация данного мероприятия наглядно продемонстрировала высокий профессионализм сотрудников агентства Event Company. Особо хочется отметить слаженность работы специалистов компании, а также их умение оперативно решать поставленные задачи. Общение с Вами было очень интересным и полезным для нас. Благодаря Вашему опыту и открытости нам удалось существенно расширить свое представление о специфике проведения мероприятий в г. Казани. Желаем Вам успешной реализации дальнейших проектов, бешеной энергии, удачи, счастья и креативных решений!

С уважением и наилучшими пожеланиями,

Хомяков Петр,директор по маркетингуBest Auto Company

Причина Определение целей и задач мероприятия

История вопроса

Давайте задумаемся о том, откуда мероприятия взялись и какие они вообще бывают.

Первыми в истории человечества мероприятиями, вероятно, следует признать древние общественные и религиозные ритуалы: посвящение в воины, выборы вождя, празднование удачной охоты, жертвоприношения… Значит, первыми организаторами мероприятий были шаманы – те, кто знал и создавал ритуалы.

Со временем мероприятия становились все изысканнее и сложнее. Появились общегородские и государственные праздники, стали проводиться коронации, масштабные религиозные действа, охватывающие целые континенты, и т. д.

Жизнь простых людей тоже не обходится без мероприятий: мы празднуем дни рождения и свадьбы, справляем годовщины и юбилеи.

Однажды, придя в новом городе в храм, Конфуций стал спрашивать о ритуалах. По рядам людей прокатились смешки: «Говорят, он мудрец, а ритуалов не знает!» На что Конфуций отвечал: «Спрашивать о ритуалах – это и есть ритуал».

С развитием рыночного общества к организации мероприятий подключился коммерческий сектор. Стали проводиться деловые мероприятия, направленные на обмен идеями и информацией, мероприятия с целью получения прибыли. Бывает, что мероприятия становятся ключевым элементом продвижения продукции.

Деятельность по организации и управлению мероприятий в международном бизнес-сообществе, как уже говорилось, принято называть event management (англ.). Несмотря на то что организация мероприятий как специфическая форма деятельности существует с незапамятных времен, в самостоятельную отрасль она выделилась не так давно – примерно 15 лет назад, а до этого долгое время являлась составной частью других отраслей экономики: гостиничного бизнеса, туризма, шоу-бизнеса; часть функций по организации мероприятий была возложена на отделы продаж, профессиональные ассоциации… Это тормозило развитие event-менеджмента как отдельной формы деятельности. Теперь в области организации мероприятий появились профессиональные ассоциации, существуют специализированная литература, сертификационные программы, в данной сфере можно получить высшее образование. Постепенно организация мероприятий становится признанной индустрией со своими технологиями, игроками рынка, легендами и традициями.