Волшебное утро. Как начало дня может изменить всю твою жизнь
Шрифт:
Такой подход Майкл Сонен положил в основу своего еженедельного ритуала планирования, которому он посвящает часть уик-энда. Сонен много лет возглавлял FTD (сеть цветочных магазинов), а в настоящее время руководит EmergencyLink – компанией, размещающей информацию о чрезвычайных происшествиях наиболее удобными способами для доступа семей и спасателей. Он говорит, что его самой главной личной привычкой является выделение половины воскресного дня для стратегического анализа. Сонен проводит несколько часов, обдумывая, «что входит в число наших приоритетов и каким образом донести это сотрудникам. Я обдумываю любые вопросы, которые у меня возникают, и важные проекты. Если в воскресенье вечером с этим достигается полная ясность, то утром в понедельник всем уже бывает понятно, что нужно делать». В понедельник достаточно будет провести короткое утреннее совещание, чтобы приступить к работе. Такое планирование делает всю неделю более продуктивной, говорит Сонен, поскольку его роль руководителя заключается «в том, чтобы помогать моим людям использовать свое время максимально рациональным образом. Им будет трудно работать
Приверженцы системы Дэвида Аллена GTD (аббревиатура от «Getting Things Done»[8]) выделяют время на еженедельный анализ, в процессе которого рассматривают все незавершенные дела, составляют список дел под грифом «возможно/когда нибудь» и определяют следующие шаги в части важных проектов. Сам Аллен считает, что «этим неплохо заняться к концу недели», по воскресеньям или в часы долгих авиаперелетов. Главное – найти время и место, «где все вокруг спокойно, телефоны не звонят и за рабочим столом никто не дергает». Поскольку для большинства его клиентов подобная обстановка практически несбыточна, он говорит, что некоторые не назначают ничего до 9 утра, чтобы иметь возможность начать в 7 часов и «закончить до начала дурдома». Некоторые работают по пятницам дома, используя первую половину дня для спокойных размышлений и анализа происходящего, в обстановке, когда никто не рвет их на части, как в офисе. В любом случае надо очистить голову и понять, что относится к делам, требующим завершения. «Я не хочу добавлять ничего нового к тому, что уже зависло, – говорит Аллен, – но когда становится понятен предстоящий объем работы, можно обдумывать новые идеи и далеко идущие планы».
Обычно я занимаюсь своим планированием на трех уровнях. В декабре каждого года я продумываю вопросы, которые задала бы себе при составлении «годового отчета» в конце предстоящего года. Чего я хотела бы достичь за следующие свои 2000 рабочих часов? Понятно, что будущее непредсказуемо, а цели могут меняться. Тем не менее годовое целеполагание, вроде «удвоить посещаемость моего блога» или «создать набросок романа», фокусирует меня на действиях, которые могут помочь в достижении таких целей. Не забывая о годовых целях, каждый воскресный вечер я составляю перечень приоритетных задач на следующую неделю. В этот список попадают и срочные дела, и этапные задачи, связанные с целями на год (например, «изучить Google Analytics, чтобы понять драйверы трафика» и «написать 2000 слов литературного текста»). Я составляю очень четкий план на понедельник и в общих чертах набрасываю остальные дни недели. Затем, в понедельник вечером я уточняю план на вторник с учетом того, что осталось в списке приоритетных дел и что нового образовалось за понедельник. Вечером вторника я планирую среду, и далее в том же ключе. Обычно к пятнице мне удается завершить большинство дел, и тогда она становится днем окончательной расчистки завалов или дополнительным днем для планирования.
Все люди работают по-разному, поэтому не существует одинаково пригодных для каждого способов планирования. Если вы тесно взаимодействуете в своей работе с другим человеком (например, со своим ассистентом или с либреттистом, сочиняющим слова к вашим операм), то этот человек должен принимать участие в определенных частях вашего планирования. Если на определенный период вашего времени приходится множество различных задач, вам придется отнестись к своему планированию более тщательно. (Лучше, если ваша работа допускает возможность запросто зайти в кабинет коллеги и провести с ним 4 часа за обсуждением математического доказательства.) Но дело не в формате планирования.
Как только вы войдете в ритм планирования, то есть станете продумывать свои занятия, прежде чем непосредственно приступить к ним, вы обнаружите, что это очень захватывающий процесс.
Возможно, вы станете работать в совершенно необычное время только для того, чтобы обеспечить себе возможность планирования. Дурвал Тавареш, генеральный директор компании Aquabotix, производящей подводных роботов, признается, что иногда встает в 4 часа утра «не по будильнику», а потому что ему есть над чем подумать. «Хочется ясности, – говорит он. – В офисе бывает трудно найти время, чтобы просто заняться стратегическими соображениями или сформировать свое представление о происходящем». Таким образом, Тавареш планирует ранним утром и прибывает на работу полностью готовым к наступившему дню.
Вы можете начать заниматься планированием и своей личной жизни. Бывший топ-менеджер GE Майк Уильямс, ныне работающий главным исполнительным директором David Allen Company, рассказывает, что в конце каждого рабочего дня он проводит несколько минут, обдумывая свои приоритеты на предстоящий вечер дома. Например, он делает пометку в календаре о том, что «нужно спросить, как прошел доклад», с которым сегодня выступала его дочь в школе. Благодаря этому, переступив порог дома, он становится полноценной и активной частью своей семьи. Он осознает, что осталось всего 4 года до того, как его дочь-подросток покинет семейное гнездо, и он считает моменты общения и совместных занятий с ней «сокровищами, которые не хочется терять. В прошлом, не делая подобных записей в своем
календаре, я упускал многие из этих возможностей». Как и рабочее время, часы, проведенные в кругу семьи или на отдыхе, проходят независимо от того, насколько продуманно вы относитесь к их проведению. Знание направления движения существенно повышает шансы прийти туда, куда хочется прийти.Занятие 3. Создание возможностей для успеха
Начав регулярно заниматься планированием, вы создаете запас топлива для продвижения своей карьеры. Вы будете думать о сотнях людей, с которыми хотели бы встретиться. У вас будет появляться множество новых идей развития вашего бизнеса. Но, как бы парадоксально это ни прозвучало, следует сопротивляться искушению включать все эти замечательные соображения в перечень дел на предстоящий понедельник. Умерьте темп. Успешные люди отличаются от других своим отношением к основному содержанию своих перечней дел. Для них это не просто перечисления, а своего рода обязательства. То, что попало в список, должно быть выполнено, и часто это становится делом чести. Это так, даже если сроки достаточно мягкие. Например, Фам рассказывает, что «когда в прошлом году у меня появился второй ребенок, можно было подумать, что издатели понимают это и не ждут от меня прежней высокой производительности. Но я соблюла все сроки». И теперь несколько проектов находятся в подвешенном состоянии, потому что она ждет, когда ее догонят задействованные в них сотрудники.
Поскольку жизнь не стоит на месте и в ней случаются разного рода неожиданности, в основе успеха лежат две вещи: придирчивое отношение к расстановке приоритетов на каждый день и создание толковой системы отчетности.
Фитнес-инструктор Чэлин Джонсон, известная в основном как создательница серии видеоупражнений TurboJam, старается ограничивать свой ежедневный список приоритетов 6 позициями: три вещи, которые должны быть сделаны за день, и три небольших шага по направлению к ее «главной цели года». Это четко сформулированная измеримая цель, достижение которой сделает возможным решение других важных задач. Иногда из этого следует, что такая цель не относится к самым очевидным. Например, в 2011 году ее целью было попадание в списки бестселлеров со своей книгой «Напряг: 30 дней яростных усилий, офигительное тело и жизнь, которой вы достойны!». Сама по себе это вполне очевидная цель. Но Чэлин поняла, что для этого нужно собрать как минимум 100 000 электронных адресов своих фэнов, которым она сможет прямо предложить купить эту книгу. Промоактивность, необходимая для создания такой базы данных, и стала ее главной целью. Еще что-нибудь из главных задач? Примерно за два года до нашего общения она продала две из своих компаний компании Beachbody, специализирующейся на домашнем фитнесе. И на протяжении года она оставалась с этими компаниями в качестве консультанта, так что выплата части денег, которые ей причитались, напрямую зависела от успеха Beachbody. Ее главной целью того периода было помочь Beachbody достичь высокой рентабельности. В день моей беседы с Джонсон одним из трех небольших шагов в этом направлении была встреча с человеком, вместе с которым они работают над проектом. Второй шаг – назначить телеконференцию с генеральным директором на следующий день, а третий – пересмотр структуры презентации.
Работать с перечнем «очень просто, если в нем всего 6 пунктов, – говорит Джонсон. – Я просматриваю их и чувствую, что мне многое удается. Это добавляет адреналина в кровь и создает эффект снежного кома, благодаря которому я все время нахожусь в ударе». При этом «смысл сокращения и постоянного пересмотра списка позволяет никогда не ощущать себя неудачницей. Сделано все, что нужно было сделать. Многие ведут себя так, как будто бегут спринт, и по этой причине не могут решить свои главные задачи – они просто выдыхаются по пути». Может показаться, что решение трех небольших задач в день в рамках достижения важной цели – не бог весть какой прогресс, однако если вы выполните по три дела в день в течение года, ваша важная цель становится на 750 шагов ближе. Если ваша цель – написать рукопись объемом 75 000 слов, то ежедневной задачей будет 100 слов (то есть меньше, чем в этом абзаце), что нетрудно осуществить. Успешные люди понимают, что регулярное выполнение небольших задач приводит к большим результатам.
Как и Джонсон, Дэвид Аллен ограничивает свой список. Просмотрев «жесткую структуру» своего дня – то есть назначенные встречи и тому подобное, – он, по его словам, «при наличии времени находит одну, две или три вещи, на которых хотелось бы сосредоточиться». Аллен советует ограничиваться малым, а затем «если вы говорите себе: «О, все выполнил!» – и у вас осталось еще какое-то время – прекрасно, выберите себе что-то еще. Но не особенно заморачивайтесь». Люди склонны к тому, чтобы, «попив кофейку, брать на себя совершенно излишние обязательства».
Джонсон увеличивает свои шансы на успех, не только ограничивая перечень своих дел, но и развивая в себе навыки ответственности. Он создает специальные мысленные зацепки: например, если увидит где-то цифру 11, начинает сверяться со своим перечнем. Ее перечень дел хранится в телефоне, и если позиция в нем подразумевает нечто простое, вроде отправки эсэмэски, она может сделать это, даже стоя в очереди в супермаркете. По ее словам, «это исключает возможность ошибки».
Другой способ повышения ответственности – вступить в группу взаимно подотчетных лиц или выбрать партнера, перед которым нужно будет отчитываться. Ника Стюарт, владелица бизнеса под названием Ghost Tweeting, занимающегося маркетингом в социальных медиа, состоит в группе взимной подотчетности «Клуб семизначниц», которую спонсирует объединение деловых женщин «Смак успеха». Каждый понедельник предпринимательницы чекинятся в Сети, чтобы выставить себе цель на неделю, приближающую их к годовой. По пятницам они возвращаются в Сеть, чтобы сообщить, достигнута цель или нет. Скажем, в понедельник Стюарт поставила перед собой цель разослать десять деловых предложений, и «если к четвергу я этого не сделала, я буду сидеть допоздна, чтобы выполнить это».