Время. Большая книга тайм-менеджмента

Чтобы успешно управлять своей деятельностью и своим временем, нужно хорошо представлять себе то, чем управляешь. Рефлексия и схемы позволяют менеджеру легко структурировать свою картину мира и поддерживать ее адекватность.

ТМ-КНИГА

Ежедневник; метод Глеба Архангельского

Ежедневник – практический инструмент, воплощающий нашу методологию планирования. Его страницы разграфлены в соответствии с жестко-гибким алгоритмом планирования; предусмотрены отдельные разделы для самомотивации, постановки целей, контекстного планирования и т. д. Существует в двух версиях: 1) классическая – на 365 дней и 2) executive version – на 100 дней, с более обширным пространством для рабочих записей.

Никита Неверов, руководитель ТМ-клуба в Ярославском государственном университете, региональный директор по взаимодействию с органами власти Ярославского отделения ПАО «Сбербанк».

В 2017 году мне в руки попал прекрасный инструмент качественного планирования – ежедневник по методике Г.А. Архангельского. Два года я тестировал разные версии, в этом году сделал окончательный выбор – executive edition. Методика Глеба Алексеевича качественно ложится на страницах ежедневника, план дня составлен по всем правилам и лучшим практикам сообщества Лига «Время», «слоны» и «лягушки» на своих местах. Отдельный раздел под контекстное планирование. Закладка – стратегическая картонка с приоритетами и целями текущего года – каждое утро перед глазами. Мой внутренний перфекционист доволен, а значит, все что качественно спланировано, будет достигнуто и доведено до конца.

Из личного опыта использования ежедневника: в начале года, получив новый ежедневник из магазина, первым делом сажусь за заполнение стратегической картонки. Сами цели, ценности и мысли, которые привели меня к формулированию именно этих целей, я храню в отдельном блокноте. Стретегическая картонка – место для тезисов и кратких емких формулировок целей в терминах результата.

Второй этап – разделяю область контекстного планирования на разделы. Заполняю «слонов». У меня в жизни есть несколько крупных проектов, все они красуются за соответствующим стикером. По некоторым указываю этапность или ключевые вехи, которые необходимо помнить в рамках проекта. Отдельный раздел выделен для людей. Такие кайросы, как идеи подарков, темы встреч, совместные проекты, полезные связи и тематические события, связанные с конкретными персоналиями, попадают в этот раздел.

Отдельно оставляю несколько страничек для заметок. Есть такие ни к чему не привязанные, но полезные заметки, которые нужно иметь под рукой довольно часто, но занимать под них свою память сложно или нецелесообразно.

Теперь о пустографке планирования дня. Тут все как по нотам. В начале недели – задачи на неделю на выделенном для этого листе. Это приоритеты недели. Далее с вечера составляю план дня, заполняю пустографку. Главное дело дня (событие дня, сделка дня); важные события по времени, в основном встречи; одна-две «лягушки». Далее контекстные события строго в порядке приоритетов. На свободной странице в executive version снизу отчеркиваю треть, туда пишу личные дела и задачи, в том числе из перечня личных «слонов» (подача документов в «Мои документы», подписание договора по клинингу дома, звонок мастеру по отоплению и др.). Верхние две трети – рабочая область для заметок в течение дня.

Пустографка готова, теперь можно с ней «переспать», утром освежить и приступить к эффективному поглощению запланированного.

В конце дня красной ручкой отмечаю завершенные задачи, совершенные встречи и помечаю переносы. Иногда в свободной области красной же ручкой записываю мысли или тезисы по итогам дня. Далее ежедневный ритуал планирования повторяется.

Стратегическое самоопределение; кто держит контрольный пакет корпорации «Вы»?

Обзор; повышаем адекватность картины мира

После того как мы заложили основы системы персонального стратегического планирования, настало время структурировать стратегически важные элементы картины мира, выяснить и расставить приоритеты, определить ключевые направления развития и их взаимосвязи – словом, осуществить стратегическое самоопределение, позиционирование персональной корпорации, которой вы управляете.

Природа стратегического решения и роль обзора в его принятии

Стратегия в классическом понимании этого слова тесно связана с ситуацией неопределенности, в частности борьбы, при этом за нечто жизненно важное (вспомним изначально военное происхождение самого понятия «стратегия»). Отсюда современные определения наподобие «стратегия – способ достижения долгосрочного конкурентного преимущества». В приложении к личной стратегии борьбу можно понимать и как борьбу с внешними обстоятельствами за достижение своих целей [8] – неодушевленность «соперника» вносит свою специфику, но не отменяет борьбы как существенного элемента стратегического действия.

8

См., например: Альтшуллер Г.С., Верткин И.М. Как стать гением: жизненная стратегия творческой личности. Минск: Беларусь, 1994. Технологии достижения человеком своих целей рассматриваются в книге в форме шахматной партии «Ход внешних обстоятельств – ответ творческой личности».

Итак, неопределенность, борьба и жизненная важность затрагиваемых вопросов. В этом разделе мы обратим особое внимание на неопределенность, как правило, свойственную ситуации стратегического выбора, принятию жизненно важного решения.

Первый шаг к снижению неопределенности – создание обзора, т. е. достаточно полного представления о проблеме, относительно которой принимается решение. В отношении планирования личной работы вообще обзор означает наличие ясной картины ключевых направлений деятельности, основных задач и их взаимосвязей и т. д. Кроме полноты, к необходимым свойствам обзора можно отнести компактность, дающую возможность представить проблему или ситуацию целостно, одновременно увидеть все существенные стороны вопроса.

Очевидно, обзор проблемы является необходимым условием создания адекватной ее модели; обзор собственной деятельности – необходимым условием адекватности собственной картины мира. Именно поэтому говорят: нарисуй проблему – и ты найдешь решение. Действительно, простое и компактное (желательно схематическое и разноцветное) изображение проблемной ситуации создает идеальный обзор, а потому подсказывает нужное решение.

Заметим, что обзор выполняет еще одну важную функцию: помогает перестать бояться проблемы. Множество людей испытывают стрессы только из-за того, что боятся прямо смотреть на проблемы и принимать ясные решения. Обзор помогает вместо страшного, глухо ворчащего «нечто» с горящими глазами, притаившегося в глубине темной пещеры, ясно увидеть тигра, с которым предстоит бороться лицом к лицу, и тем самым сильно увеличивает шансы на успех. Тем более загадочное, глухо ворчащее существо часто при ближайшем рассмотрении оказывается всего лишь кошкой.

В.К. Тарасов в «Искусстве управленческой борьбы» отмечает, что стратегическое решение является результатом не столько знания, сколько понимания. Он сравнивает это с разглядыванием детской картинки «Найди среди ветвей дерева пионера Петю». Пионера можно или не видеть вообще, или увидеть сразу и целиком (и удивиться: как же я раньше его не замечал?!).

Иначе говоря, стратегическое решение дискретно, скачкообразно. Подробно это явление мы объясняем в прил. 2 «Непрожективный подход к организации деятельности»; здесь же отметим важность применения обзора для получения такого рода качественных скачков, радикальных сдвигов понимания. Обзор помогает вдумываться в проблему или ситуацию и поэтому является сильным способом поиска решения.

Принципы создания обзора

Говоря об обзоре, мы пока ничего не говорили о том, как упорядочивать обозреваемую информацию. Сформулируем принцип оптимального уровня порядка: необходимо ровно столько порядка, сколько нужно для наиболее эффективной ориентации в материале. Например, затраты времени на поиск нужного документа в одной толстой папке могут быть меньше, чем если те же самые документы систематизированно разложены по большому количеству тонких папок.

Следующий принцип можно назвать принципом материализации информации. Суть его заключается в следующем: чем меньше информации вы будете держать в голове, тем больше места в ней освободится для новых мыслей. Таким образом, чем больше информации о целях, задачах и замыслах вы будете выносить на бумагу, тем лучше. Как говорил один подполковник на нашей военной кафедре в университете, «самая острая память тупее самого тупого карандаша».

Заметим, что материализация дел помогает избежать типичного для многих людей стресса, вызванного роящимися в голове многочисленными назойливо жужжащими мыслями типа «не забыть бы сделать то-то…».

Последний принцип, который стоит иметь в виду при формировании обзора в личной работе, – принцип картотечности. Он гласит: каждой единице информации – свой материальный носитель. Например, одному делу – один post-it, одной мысли – одна карточка в Evernote и т. д. Применение этого принципа позволяет легко манипулировать информацией, группируя и перегруппируя ее произвольным образом.

Способы создания стратегического и тактического обзора

Приведем несколько примеров создания обзора как важнейших направлений деятельности, так и рядовых задач.

Достаточно известный и наиболее простой способ ясно представить основные направления своей деятельности – схема ключевых областей [9] , разветвляющихся на более детальные направления. Например, область «управление персоналом» может разветвляться на «мотивацию», «развитие персонала», «контроль» и т. д. Оптимальное количество основных областей – 7 ± 2. Определить их проще всего, выписав на лист бумаги как можно больше дел, которые вам приходится регулярно делать, а затем разбив их на несколько основных групп по смыслу.

9

«Ключевые области» – термин датского автора 1970-х годов Клауса Меллера. Для него ключевая область – просто обозначение группы конкретных целей, для нас – абстрактное направление деятельности (т. е. у Меллера одна задача не может «работать» на несколько ключевых областей сразу, а у нас – может).

Стивен Кови в известной книге «Семь привычек высокоэффективных людей» называет примерно то же самое ролями (например, «отец», «друг», «управленец», «специалист»), каждая из которых сопоставляется с целями и задачами («поездка с семьей на море», «поздравить N с днем рождения», «обдумать новую систему мотивации персонала» и т. д.). Дэвид Льюис в книге «Стресс-менеджер» называет тот же рисунок «схема представлений о деятельности».

Для непосредственного принятия решений схема ключевых областей не нужна, она помогает хорошо представлять себе деятельность как целое и поддерживать гармоничное расходование времени между различными важнейшими ее направлениями. Именно поэтому ее можно назвать способом стратегического обзора.

В качестве примера создания тактического обзора, т. е. обзора небольших задач, приведем изображенный на рисунке график регулярных дел, жестко не привязанных к времени. При наступлении конца соответствующего периода (как правило, удобнее всего использовать неделю) напротив всех дел ставится или галочка (выполнено), или прочерк (не выполнено). Прочерк ничего плохого не означает, какие-то дела не обязательно выполнять каждую неделю. Более того, в недельной таблице могут быть и ежемесячные дела (норма – примерно одна галочка на три прочерка).