Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

Методология MRP берет начало в 1950-х годах в США, но, формализованная на бумаге, до середины 1970-х отклика в реальном бизнесе не находит, пока компьютерная техника достаточно не эволюционирует. В СССР в середине 1960-х тоже был интересный проект автоматизации народного хозяйства в единой (сетевой по всей стране) компьютерной системе, но техническое воплощение не соответствовало этим опережающим время идеям. Какие-то наработки в 1980-х на Западе пошли в дело и вернулись к нам обратно в виде готовых систем автоматизации в конце 1990-х годов.

ERP-система – это корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации основных бизнес-процессов компании, учета и управления (планирование, контроль и анализ) ресурсами.

Определение термина ERP, которое дает APICS (American Production & Inventory Control Society, Американское общество управления производством и распределением материалов): Планирование ресурсов предприятия (ERP) – это рамки, основа (framework) для организации определения и стандартизации бизнес-процессов, необходимых для эффективного планирования и контроля организации таким образом, чтобы организация могла использовать внутренние знания для поиска внешнего преимущества.

Интересно отметить, что до 2005 года определение от APICS было совсем другим: ERP-система – это финансово-ориентированная информационная система, служащая для определения и планирования ресурсов всего предприятия, требуемых для получения, изготовления, отгрузки и учета заказов потребителей.

Ниже представлен неисчерпывающий перечень систем (и методологий), которые могут входить в состав комплексной ERP-системы как платформы или быть отдельными системами, использующими/предоставляющими данные из/в ERP. Забегая вперед, можно отметить, что на описываемые ниже методики управления проектами внедрения это не сильно влияет – системы внедряются, по сути, по общим методологиям, хотя функциональность и покрываемые бизнес-процессы в них, конечно, разные, есть своя специфика, но все это класс ИТ-проектов внедрения систем автоматизации.

Общепринятые обозначения некоторых систем и понятий:

? MES (Manufacturing Execution System) – производственные управляющие системы;

? WMS (Warehouse Management System) – системы управления складами;

? CRM (Customer Relationship Management) – системы управления взаимоотношениями с клиентами;

? SCM (Supply Chain Management) – системы управления цепочками поставок;

? TMS (Transportation Management System) – системы управления транспортировками;

? PDM (Product Data Management) – системы управления данными о продуктах (изделиях);

? KPI (Key Performance Indicators) – ключевые показатели эффективности. Входят во многие системы показателей, например, BSC (Balanced Scorecard) – сбалансированная система показателей. Объединяются в отдельный блок (подсистему) визуализации показателей (монитор/витрина целевых показателей);

? EAM (Enterprise Asset Management) – управление основными фондами предприятия (процессами эксплуатации и ремонта). ТОиР – техническое обслуживание и ремонт;

? HRM (Human Resources Management) – управление персоналом;

? CPM (Corporate Performance Management) – система управления эффективностью предприятия. Синонимы для такого класса систем: BPM (Business Performance Management), EPM (Enterprise Performance Management), SEM (Strategic Enterprise Management);

? MDM (Master Data Management) – системы управления мастер-данными (сведение и управление общей НСИ – нормативно-справочной информацией);

? BPMS (Business Process Management System) – системы управления бизнес-процессами.

Схема подсистем 1C: ERP представлена ниже на рисунке.

Рис. 1.1. Схема подсистем 1C: ERP

Подсистемы на схеме соответствуют разделам или подразделам внутри интерфейса системы и доступны при включении соответствующих опций. В процессе подготовки к внедрению определяется перечень внедряемых блоков – можно использовать только некоторые нужные блоки, а остальные подключать по мере готовности компании к их использованию.

Рис. 1.2. Панель разделов 1C: ERP

В ERP-системах от других производителей состав подсистем примерно такой же, но они могут быть как единой системой, так и отдельными системами, интегрированными друг с другом.

Состав и особенности функциональности той или иной подсистемы ERP-системы в данной книге рассматриваться не будет. В рамках серии книг «1С: Академия ERP» можно ознакомиться с основными функциональными блоками ERP-систем, теорией и практикой работы с ними в компаниях. Здесь же рассматриваются вопросы именно внедрения, потому система/модуль не так существенна, хотя, конечно, примеры будут приводиться на базе 1C: ERP конфигурации для наглядности, так как иначе описание внедрения абстрактного «нечто» превратит весь замысел практической книги в очередную методичку по управлению проектами (неважно какими).

1.2.Отличие ERP-системы от учетной бухгалтерской системы

Самое важное и определяющее все остальные различия в системах – это целевая аудитория: кто и зачем работает в системе.

Учетная бухгалтерская система используется бухгалтерами предприятия для составления финансовой отчетности, часто в первую очередь для проверяющих фискальных органов и расчета налогов, во вторую очередь уже для руководства и принятия управленческих решений.

Современные бухгалтерские системы имеют функциональность для организации контура оперативного учета в компании, но исторически в них часто работают только бухгалтеры. А задачи планирования и оперативного учета остаются «за бортом», менеджеры работают в «эксельках» и «вордах», наклеивают стикеры на монитор с напоминалками или используют для этого календарь и заметки в смартфоне, все бизнес-процессы идут через корпоративную (или бесплатную от известных брендов) почту либо в мессенджерах. Реальные отчеты для управления, планирования, анализа целевых показателей и их достижения по периодам делаются вручную по таким менеджерским базам + выгрузкам отчетов из бухгалтерской системы.

В самой бухгалтерской программе – красота и порядок, наведенный главным бухгалтером компании. Все бухгалтеры работают с понятными учетными функциями, которые проходят в профильных институтах и на курсах бухгалтеров, для всего есть положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) и налоговый кодекс (НК) с набором писем Минфина по уточнению трактовок (для уточнения нововведений законодательства).

В свою очередь, в ERP-системе на первое место выходят оперативный учет и автоматизация бизнес-процессов внутри компании, автоматизация документооборота, согласования, подготовки пакета документов, маркетинг и отношения с контрагентами, контроль и планирование денежных потоков, управление производством и прочее.

Рис. 1.3. Уровни данных в ERP-системе

И уже как следствие оперативного учета по этим данным формируются бухгалтерские записи (либо данные из оперативных документов передаются в отдельную бухгалтерскую систему, и проводки формируются там). Бухгалтеры в такой системе – не на главных ролях как монопольные пользователи, где все для них, а специалисты по подготовке регламентированной отчетности на базе первичных данных, формируемых оперативным учетом, который ведут специалисты по основной деятельности компании (продажи, закупки, производство).