Заряжен на 100 %. Энергия. Здоровье. Спорт

Приоритеты

Приоритет – слово, не имевшее множественного числа. Изначально оно означало единственную важную вещь. Но мы уже привыкли говорить «определить приоритеты», и нам это не кажется странным. Отбрасывая лингвистические нюансы, скажем так: если приоритетов больше трех, можно считать, что их нет вообще.

Проблемы возникают из-за нечетких приоритетов, большого количества задач, когда непонятно, за что браться в первую очередь.

Эссенциализм

Нам с коллегами из МИФа, как и многим читателям МакКеона (автора книги «Эссенциализм» [4] ) на Западе и в России, очень помогла придуманная им мантра: «Если не очевидно, что это “да”, то значит, это “нет”».

Слишком много возможностей, развлечений, отвлечений жаждут наших внимания, энергии и времени. И стоит говорить «да» только тем идеям и целям, которые действительно вас зажигают.

Эта мантра хороша и при принятии решений, и при определении приоритетов.

4

Издана на русском языке: МакКеон Г. Эссенциализм. Путь к простоте. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015.

Мы стали пользоваться этой волшебной фразой при отборе книг: если возникают сомнения, мы это издание не берем. Если есть задача, отнимающая много времени, но польза которой вызывает сомнения, мы от нее отказываемся.

Матрица дел

Простой инструмент для расстановки приоритетов в рутинных делах и задачах (а не стратегических целях) – матрица дел, она же матрица Эйзенхауэра, она же матрица ABCD, ставшая известной во многом благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» [5] . Матрица состоит из четырех квадрантов (A, B, C, D), по которым вы распределяете задачи, исходя из двух характеристик – их важности и срочности.

5

Издана на русском языке: Кови С. 7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности. М.: Альпина Паблишер, 2017. Прим. ред.

Этот инструмент известен очень многим. Но, как показывает опыт, далеко не все знающие его используют.

Мы с коллегами в МИФе решили попробовать, мы любим эксперименты.

Этот себя оправдал: в матрице дел мне и моему руководителю стало проще оценивать существующую загрузку, понимать, от каких задач можно отказаться, если нужно добавить новые, каким снизить важность, и так далее.

Важно проговаривать это вместе по линии «руководитель – подчиненный», чтобы все стороны имели общее видение и понимали, какие задачи страдают в угоду более приоритетным и (или) срочным.

Матрица дел, в нашем случае созданная в обычном Google-документе, – отличный и простой инструмент для таких обсуждений.

Ниже вы можете видеть одну из версий моей матрицы дел. Я отмечал серым шрифтом регулярные задачи, а черным – проекты. Но это не догма: вы можете создать такую матрицу, которая будет удобна именно вам.

Концентрируемся на главном. Создаем стерильную кабину

Термин «стерильная кабина» – из авиации. При взлете и посадке – наиболее ответственных, сложных и опасных этапах – в кабине допускаются разговоры только на темы, связанные с полетом. На эшелоне можно обсуждать последние игры Лиги чемпионов, новости, любовные похождения и все прочее. Но не на взлете.

Устройте и вы себе «стерильную кабину» – время и пространство для сосредоточенной работы и концентрации. Если вы работаете дома, обговорите с близкими, что в определенное время вас нельзя беспокоить (или сделайте табличку с двумя цветами: красный – нельзя отвлекать или входить в комнату, зеленый – можно).

А для коллег, которые тоже работают удаленно, установите в календаре встречу на ваше «стерильное» время и назовите ее, например, «мораторий на встречи и звонки» (спасибо Артему Степанову, CEO МИФа, за идею!). Расскажите коллегам, что в это время можно звонить только по срочным вопросам.

СВЕТОФОР ДЛЯ КОЛЛЕГ

Чтобы избежать отвлечений со стороны коллег в офисе, повесьте на вашу дверь «светофор» – рамку для вставки красного, желтого и зеленого кружков или отметок.

Очевидно, что, если отметка зеленая, вас можно беспокоить, желтая – нежелательно, красная – беспокоить можно только по очень срочным вопросам.

Главное здесь – соблюдать дисциплину и не злоупотреблять красным цветом, чтобы правило не осталось пустой формальностью.

Почта, телефон и мессенджеры

Электронная почта может быть очень удобным инструментом, а может быть хронофагом – пожирателем времени. По некоторым оценкам, современные офисные работники в среднем тратят на почту 30–35 % своего рабочего времени.

Что сделать, чтобы исправить ситуацию и не отвлекаться на почту?

Перестать работать в онлайн-режиме

Советский психолог Блюма Зейгарник – одна из основательниц психологического факультета МГУ – сделала в своей известной дипломной работе следующее открытие: незавершенные дела запоминаются гораздо лучше завершенных.

Как не получится не думать о желтом пингвине, если вас попросят о нем не думать, так и невозможно не обращать внимания на иконку, оповещающую о новом письме в Outlook или на изменившийся заголовок вкладки в браузере, сообщающий о новом входящем сообщении.

Даже если вы не станете открывать и читать письмо, вы все равно прерветесь. Вы уже потеряли концентрацию на задаче.

Именно поэтому проверка почты должна быть отдельной задачей, которая выполняется несколько раз в день. Глеб Архангельский [6] рекомендует проверять почту два-четыре раза в день, другие эксперты – от четырех до шести раз. Мой (Рената) личный опыт: ближе к пяти-шести сеансам в день. Ваш показатель будет зависеть от того, насколько срочно нужно отвечать на письма и какова значимость электронной почты в вашей деятельности: если вы, например, PR-менеджер, вам придется проверять почту гораздо чаще. Но это не значит, что нужно работать с ней в онлайн-режиме.

6

Глеб Архангельский – главный эксперт в России в области учета времени. Основатель и генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени». Создатель тайм-менеджерского сообщества, главный идеолог ТМ-движения. Прим. ред.

Существенный минус веб-интерфейсов: у них меньше возможностей по сравнению с почтовыми клиентами (нет автозамены, правил автоматической обработки писем, условного форматирования – оформления писем в соответствии с их темой, отправителем или содержанием, возможности проводить автоматические массовые рассылки с разными параметрами).

Можно пользоваться сервисом для Gmail, который подгружает входящие письма три раза в день: www.batchedinbox.com.

Избавиться от ненужных рассылок, а нужные собрать в один дайджест

Сервис Unroll.me позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались – умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при онлайн-покупке). После просмотра общего списка вы сможете быстро, в один клик, отписаться от всех ненужных вам рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик.

Кроме того, вы можете настроить опцию The Rollup и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определенное вами время.

Сервис можно найти по адресу: www.unroll.me.