Журнал «Компьютерра» № 16 от 25 апреля 2006 года
Шрифт:
Александр Петриковский
Руководитель проектов ООО «ИндаСофт»
ТЕХНОЛОГИИ: Как сделать успешный ERP-проект
Автор: Дмитрий Мартынов
Это незапланированное продолжение статьи Дмитрия Мартынова посвящено тому, как должен вести себя руководитель предприятия, решивший перевести бизнес на ERP. Автор не только дает рекомендации директорам, но и объясняет, почему внедренцы зачастую игнорируют пожелания рядовых пользователей, превращая и без того непростой процесс перехода с одного программного пакета на другой в настоящие хождения по мукам. По-хорошему, эту статью нужно было бы сопроводить рассказом невинной жертвой внедрения, но у нас такого материала нет,
Одна из главных проблем внедрения ERP заключается в том, что система нужна прежде всего генеральному директору, тогда как все остальные в ее внедрении не заинтересованы. Поэтому если руководитель предприятия отстраняется от процесса внедрения – а это очень естественный жест, если учесть, что формально ERP – всего лишь набор технических решений и относится к компетенции ИТ-специалистов, – то ни к чему хорошему это не приведет.
В таблице 1 условно показано влияние участия руководства на результаты проекта.
Как видно из таблицы, фактор участия руководства на этапе внедрения является более существенным, чем качество предпроекта (о контроле качества предпроекта см. предыдущую статью в «КТ» #628). Даже плохо сделанный предпроект можно вытянуть и превратить его в работающую систему.
Многие системные интеграторы риск пассивности руководства Заказчика ставят на первое место. Однако в чем суть этого участия – тайна за семью печатями. Любой консультант незамедлительно ответит, что руководство должно обеспечивать проект необходимыми ресурсами (под которыми подразумевается прежде всего оплата услуг самого консультанта). Оставим финансовые взаимоотношения фирмы с внешними консультантами за рамками статьи и попробуем разобраться в том, какими другими важными ресурсами директор может поделиться с проектом, если его волнует результат.
Внедрение ERP, несомненно, влияет на практику ведения бизнеса в компании, и иногда это влияние можно оценить. Но один из главных бизнес-эффектов – повышение управляемости компании – подсчету не поддается. Именно этот эффект и отличает ERP от других бизнес-приложений (CRM, SCM, MRP и пр.), каждое из которых заточено под решение конкретных бизнес-задач, тогда как ERP охватывает все бизнес-процессы и дает обобщенные и детальные отчеты по каждому направлению деятельности компании.
Попробую объяснить на примере. На оперативном совещании каждый руководитель подразделения докладывает о состоянии дел по своему направлению.
– Сергей Петрович, вы опаздываете с запуском линии?
– Не волнуйтесь, к пятнадцатому числу линия будет запущена!
Сергей Петрович приукрашивает ситуацию. Сам-то он понимает, что к пятнадцатому никак не успеет. Или просто не уверен, но на совещании говорит убедительно, потому что бережет начальственные нервы. А пятнадцатого числа у Сергея Петровича непременно найдутся объективные обстоятельства, он придумает, на кого списать прокол. И по этой схеме работают все начальники отделов. Если ориентироваться только на их доклады, то о текущем состоянии дел компании сложится неверное представление. Опытный руководитель знает об этой проблеме и отчеты своих подчиненных старается корректировать с учетом своего опыта и интуиции.
Он же является самым информированным лицом компании. Но ERP-система может заметно повысить его информированность. Так, например, кроме клятв Сергея Петровича у него будет информация о том, что на участке не хватает ни нужных ресурсов, ни требуемого оборудования и к сроку Сергей Петрович успеть не сможет.
Как видно из приведенного примера, руководитель отдела Сергей Петрович может быть вовсе не заинтересован во внедрении. Неприятие ERP вовсе не обязательно связано с неэффективностью или даже нечистоплотностью сотрудника. Многие люди просто не любят перемен. Кого-то устраивает
старая система, к которой он уже привык. Так или иначе, многим будущим пользователям новая система не нужна, и они всячески сопротивляются внедрению.Часто еще на этапе предпроекта специалисты и руководители на местах открыто заявляют, что с новой системой работать не будут. Если руководство стоит на своем, то сопротивление принимает форму саботажа. Специалисты отказываются встречаться с консультантами, кивая на занятость. Если и после этого руководство четко обозначает свою позицию, то саботаж приобретает более скрытые и изощренные формы.
Можно ли сделать новую систему нужной пользователю? И да, и нет. Заточка системы под каждого пользователя – дело трудоемкое. А если учесть текущую стоимость работы программистов и консультантов, то еще и дорогое. Но даже заигрывание с пользователем без «давления сверху» ничего не даст. Единственный выход из заколдованного круга состоит в том, чтобы дать понять пользователю, что система будет внедрена независимо от его желаний и действий.
Я не знаю, как идет сигнал,
Я не знаю принципа связи,
Я не знаю, кто клал кабель,
Едва ли я когда-нибудь услышу тебя, тебя, тебя…
Руководителю необязательно знать технические детали. Для него ERP – это черный ящик (рис. 1).
Данные в систему вводят операторы (то есть специалисты с низкой эффективностью труда), а информацию о состоянии дел в компании получают руководители среднего и высшего звена (специалисты с высокой эффективностью труда). По сути, единственное, что должен знать директор компании об устройстве ERP (да и вообще практически любой ИТ-системы): мусор на входе приводит к мусору на выходе. Чтобы получать правильные и актуальные отчеты, сначала нужно организовать своевременный и безошибочный ввод данных в систему.
Эффективный инструмент для этого – приказ директора о вводе ERP-системы в опытную эксплуатацию. Приказ должен содержать:
список рабочих мест и перечень информации, подлежащей отражению в ERP-системе (эту часть приказа готовят консультанты по ERP);
поощрение сотрудников, чей объем работы в результате ввода системы в эксплуатацию увеличивается;
штраф за ввод ошибочной информации;
штраф за несвоевременный ввод информации.
Чтобы упростить процесс контроля ввода данных, имеет смысл расширить полномочия руководителя проекта на период развертывания и опытной эксплуатация системы. Можно применять и более жесткие меры: например, приравнять ввод неправильной информации в систему к сознательной попытке дезинформировать руководство компании (если при использовании наличных расчетов определенная сумма получена, но в систему вовремя не введена, это можно приравнять к краже).
Еще один эффективный способ повышения актуальности данных – запрет выполнения следующей операции до тех пор, пока не введена вся информация по предыдущей операции. Такой пункт гарантирует своевременность ввода данных даже в большей мере, чем система штрафов.
Однако на первых порах я не рекомендую применять жесткие меры по той причине, что появление новых обязанностей, новых программ и интерфейсов вызывает у пользователей стресс, приводящий к увеличению ошибок. По той же причине не стоит ожидать качественных отчетов в первые недели опытной эксплуатации.
В конечном счете именно влияние руководства – соответствующий приказ и меры по его обеспечению – являются ключевыми. Пользователю система не нужна, она нужна руководству, и руководство должно помнить об этом.
– Хозяйка, опасности подстерегали нас на каждом шагу…
– Пули свистели над головой, просим увеличить награду.
– Меньше можно, больше ни-ни!