Аренда

Как уже было отмечено, документальным подтверждением произведенных расходов по арендованной квартире выступает сам договор аренды, заключенный от имени компании с арендодателем, акт приема-передачи имущества и документы, подтверждающие уплату арендных платежей. Аналогичное мнение изложено и в Письме Минфина Российской Федерации от 9 ноября 2006 года № 03-03-04/1/742.

Обоснованность данных расходов также налицо, достаточно сравнить затраты организации на постоянное приобретение гостиничных услуг и затраты на аренду квартиры. Понятно, что при втором варианте организация значительно сокращает свои расходы на проживание командированных сотрудников. В то же время, речь идет не просто об аренде имущества, а об аренде жилья для проживания сотрудников, находящихся в командировке. Следовательно, фирма должна подтвердить, что в квартире проживают именно командированные лица, тем более что они там живут не постоянно.

Отметим, что с 2006 года подтверждать свои расходы в целях налогообложения организация может не только документами, оформленными в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации или иностранного государства, но и документами, косвенно подтверждающими ее расходы, в том числе приказами о командировке, проездными документами и так далее.

Иначе говоря, учесть расходы по аренде квартиры для своих командированных сотрудников организация может только на основании документов, подтверждающих факт проживания в ней командированных лиц. Такими документами могут выступать командировочные удостоверения, проездные документы, отчеты о командировках и так далее. Кстати, именно такой вывод следует из разъяснений Минфина Российской Федерации, приведенных в Письме от 1 августа 2005 года № 03-03-04/1/112. Причем в Письмах Минфина Российской Федерации от 25 марта 2010 года № 03-03-06/1/178, от 25 января 2006 года № 03-03-04/1/58 специалисты финансового ведомства разъясняют, что для целей налогообложения такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли. Аналогичную позицию высказали и столичные налоговые органы в Письме от 16 апреля 2010 года № 16–15/040653@.

Заметим, что контролирующие органы не возражают и в отношении возможности признания для целей налогообложения расходов по оплате коммунальных платежей в арендованном жилье. Правда, при условии, что в договоре аренды оговорено возмещение арендодателю сумм «коммуналки», а также при наличии счетов арендодателя, составленных им на основании документов, выставленных на его имя коммунальными службами. При выполнении этих условий организация – арендатор квартиры может учесть в целях налогообложения и расходы на оплату услуг коммунальщиков, но только в части фактически используемых ею коммунальных услуг (то есть пропорционально времени проживания командированных лиц в съемной квартире). Такие разъяснения содержатся в Письме Минфина Российской Федерации от 7 декабря 2005 года № 03-03-04/1/416.

Если квартира арендуется организацией у физического лица, то у компании могут возникнуть вопросы в части налогообложения НДФЛ – нужно ли ей удерживать налог с доходов, выплаченных собственнику квартиры. Да, действительно, доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в Российской Федерации, представляют собой налогооблагаемые доходы физического лица – плательщика НДФЛ. Это вытекает из подпункта 4 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Доходы, полученные физическим лицом от сдачи квартиры в аренду, облагаются налогом по ставке 13 %.

Следовательно, перечисляя собственнику квартиры арендную плату, организация должна выступить налоговым агентом по НДФЛ – исчислить, удержать сумму налога и перечислить ее в бюджет, таковы требования статьи 226 НК РФ. Причем, в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ, удержать налог следует в момент фактической выплаты арендной платы, а перечислить его в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем его удержания.

Обратите внимание!

Организация, как налоговый агент, обязана вести учет доходов, полученных от нее физическими лицами, на это указывает пункт 1 статьи 230 НК РФ. По окончании налогового периода (которым по НДФЛ признается календарный год) налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Эти сведения представляются компанией в налоговую инспекцию в справке формы 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС Российской Федерации от 17 ноября 2010 года №ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников».

Находясь в командировке, сотрудник может и сам снять квартиру для своего проживания. Причем в таких случаях командированный сотрудник выступает уже от своего имени, в силу чего отношения сторон в данном случае строятся на основании договора найма, составляемом физическими лицами в простой письменной форме. В такой ситуации подтверждением расходов по найму жилья в командировке выступает договор найма жилого помещения, составленный в простой письменной форме, и расписка о получении денежных средств от физического лица – наймодателя.

В случае поиска квартиры через риелторское агентство, документами, подтверждающими расходы по найму жилья для командированного работника, являются заключенный договор с риелторским агентством и квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства.

Мы не случайно отметили, какими документами могут подтверждаться расходы на проживание командированных сотрудников в случае самостоятельного снятия жилья, так как эти вопросы довольно часто становятся предметом споров по НДФЛ между организациями и проверяющими органами. Однако суды в таких случаях обычно занимают сторону организаций, указывая на то, что подтверждением фактических расходов на проживание у командированных лиц могут служить самые различные документы, вследствие чего расходы на проживание, компенсируемые работнику работодателем, не могут рассматриваться в качестве налогооблагаемых доходов физического лица.

Так, например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 года по делу №А26-1621/2007 суд признал в качестве доказательств понесенных расходов по найму жилого помещения квитанции к приходному кассовому ордеру. При этом суд разъяснил, что на основании положений главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход физического лица, подлежащий налогообложению, не включаются:

– суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;

– фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Командированный сотрудник вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу.

НК РФ не содержит требований к документам, которые должен представить налогоплательщик в подтверждение своих расходов по найму жилого помещения, в силу чего документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, может быть составлен нанимателем и наймодателем в произвольной форме.

Поэтому, рассмотрев материалы дела, арбитры признали решение налоговой инспекции о доначислении сумм НДФЛ неправомерным.

Отметим, что в указанном решении суда, помимо НДФЛ, говорится также и о едином социальном налоге, который, как известно, с 1 января 2010 года отменен.

Вместе с тем, с вступлением в силу Федерального Закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ) организации признаются плательщиками страховых взносов:

– на обязательное пенсионное страхование;

– на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

– на обязательное медицинское страхование.

Как следует из пункта 2 статьи 9 Закона № 212-ФЗ при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников, как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.