Аутосорсинг и управление проектами
Шрифт:
СЛЕПОК ВАШЕГО БИЗНЕСА
Блок-схема - вообще очень удобный, практически универсальный инструмент. Ее построение - отличный способ передать кому-то собственные интересные замыслы, наглядно показать свою или чужую модель, и это может пригодиться в проведении тренингов. Кроме того, она очень полезна в работе с кадрами. Бывает, что ключевой сотрудник начинает проявлять излишнюю активность, пытается вести вас на поводу. Уволить-то его боязно, не так ли? Как же, это же ценный кадр и все такое! А на самом деле стоит составить блок-схему его компетенций и их реализации, как Вы получите своеобразный «слепок» его работы, и уже по форме этого «слепка» можно будет достаточно просто обучить нового сотрудника. Если вы один-единственный ведете весь бизнес, то в блок-схеме во всех, допустим, 150 квадратиках будет ваша фамилия. Если работает пять человек, то, соответственно, вы в блок-схему будете вписывать пятерых человек - и должность каждого. Ежели все процессы зафиксированы описанным образом, мало того, еще и соптимизированы и встроены обратно в практику, получается, что когда сотрудник уходит, вы просто делаете выбор - давать ли все освободившиеся позиции из «слепка» новому работнику, или разбить их поровну на других, ведь уже имеется папка по каждой позиции, где прописано, что делать и как делать.
НА ВЗЛЕТ
Все перечисленное - действительно титаническая работа. Но волшебных таблеток, которые сегодня съел, а завтра - проснулся богатым
ЧУЖИМИ РУКАМИ
Как поступать, если слишком много дел падает на ваши плечи? Отдавать их на аутсорсинг. Другого варианта пока не придумали. Об аутсорсинге подробней поговорим позже, а пока лишь запомните - нужно научиться добиваться результатов и чужими руками. Единственное, себе стоит оставлять именно ключевые направления, а отдавать другим нечто побочное, но важное - бухгалтерию, IT и т.п.
НЕТ ПРОБЛЕМ?
Если у вас есть бизнес, у вас есть и проблемы. Это однозначно. А если вы ответственность за эти проблемы перекладываете на других - на своих сотрудников, на поставщиков, - и бьете себя по голове, говоря: «Я такой тупой» - и так далее, то этих трудностей вы никогда не преодолеете. Вы попросту никогда не выстроите систему, которая будет сама с ними бороться. Любая проблема в вашем бизнесе может быть переделана в проблему системы. Поясню: допустим, что у вас есть какой-то технарь, который чинит компьютеры. И он тупой, то есть с чем-то не справляется, что вас очень сильно подводит. Эта проблема может быть классифицирована двумя системными способами. Способ номер один: если это проблема с процессом, то есть человеку не дается четкого представления, что от него хотят, как это должно быть сделано пошагово и в какие сроки, то он начинает «тормозить», что-то придумывать сам. Естественно, у него ничего не получается. Это вина именно руководства. Если же проблема на самом деле с человеком, с его характером, если он настолько туп, что не может следовать инструкциям, значит - проблема с системой. Вам необходимо переделывать систему и найма (чтобы такие люди не приходили к вам в бизнес), и систему тренингов (чтобы вы адекватно могли тренировать людей, настраивать их именно на волну вашего бизнеса). Одно время я работал в «Рэдиссон Славянская» в Москве. Так вот туда не брали тех, кто до этого работал в советских гостиницах, потому что переучить, привить другие стандарты работы гораздо сложнее, чем найти правильного человека и посвятить его в свои бизнес-процессы, чтобы он подтянул техническую сторону работы.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ НАЧИНАЕТСЯ
Итак, что вам необходимо запомнить? Самое главное - что все можно и нужно прописывать на бумаге, изображать графически. Эта наглядность позволяет четко себе представлять все области вашего бизнеса, их характерные черты - и вовремя и грамотно регулировать каждую из них. Есть очень емкое выражение «закручивать гайки». Ваша цель - когда надо, эти гайки где-то подкрутить, где-то приспустить, где-то смазать шестеренки, а где-то и вовсе заменить их. Успехов!
ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕСА: ЗАВОД ПРУЖИНЫ ТОЧНОЕ ВРЕМЯ
Все проблемы внутри вашего бизнеса происходят из-за того, что у вас неправильная система либо исполнения, либо управления и контроля. Будь то воровство, недостачи, плохие продажи, недостаток сотрудников - все это можно перевести в категорию системы. Есть система - есть стабильность. В противном случае вы отданы на растерзание хаосу и непредвиденным ситуациям. Чем хорош «Макдональдс»? Тем, что, зайдя в него в любой стране мира, вы представляете, что такое биг-мак, что он там будет с кока-колой и картошкой, и вам будет обеспечен светлый и чистый туалет. Есть вещи, которые должны быть одинаковыми во всех бизнесах, поэтому у вас должны быть задокументированные системы по каждому процессу. Вместо того, чтобы бороться с симптомами, чтобы тушить пожары, чтобы реагировать на внешние кризисы, случающиеся систематически с понедельника по пятницу - вы можете найти и устранить причину этих проблем. Козьма Прутков велел нам зреть в корень. Правильные системы и помогают сделать это. В итоге пропадает стресс, у вас появляется контроль над бизнесом, над его результатами - и вы можете масштабировать их «вверх», если хотите. Только с помощью систем вы сможете зажить полноценной жизнью и делать то, что и как вам хочется. Хочется работать - работайте, хотите быть на пляже - лежите на пляже, поехать в Куршавель - пожалуйста. Делать бизнес без системы - это все равно что крутить стрелку часов пальцем весь день с нужной скоростью, чтобы достоверно знать время. Работать с системой - это завести пружину один раз, чтобы расслабиться в кресле, потягивая виски, и быть уверенным: в любой момент можно взглянуть на идущие самостоятельно часы - и узнаешь точное время.
ПРАВИЛЬНЫЙ ФУНДАМЕНТ
Масштабирование вверх - это когда сегодня вы продаете на пятьдесят тысяч, а завтра цифра может очень быстро вырасти до полумиллиона. Иными словами, это количественный рывок. Но возможен он, только если под вашими действиями заложена правильная основа. Масштабирование на слабом фундаменте невозможно - это, как говорится, будет колосс на глиняных ногах, грозящий рухнуть всей совей мощью вниз. Занимаясь коучингом, я предлагаю перестройку бизнеса по трехступенчатой схеме. Сначала мы делаем карту всех основных бизнес-процессов и оптимизируем их. Второй шаг - это как раз масштабирование. Если сравнить со строительством небоскребов, одного взгляда на котлован достаточно, чтобы понять, какой высоты будет здание. Поэтому если у вас маленький котлован и планируется такой же фундамент, шаткий и валкий, большое здание на нем никак не построить. Так что первый шаг - перестройка основы, базовых вещей. Лишь после этого можно приступать к масштабированию, то есть позиционировать бизнес к росту. Когда база вся обеспечена и процессы масштабирования запущены, можно отстраивать бизнес от себя - и это третий шаг.
АУТСОРСИНГ: ЧТОБЫ НЕ ВЪЕХАТЬ В ЗАБОР
Если вы фокусируетесь на проблемах, вы тем самым продолжаете привлекать эти проблемы в бизнес. Если вы фокусируетесь на системной подходе, то вы идете к позитиву, не пытаясь убрать негатив. Бизнес нужен для достижения личных целей. Будь то меценатство, прыжки с парашютом, вязание крючком под водой - неважно. Бизнес
нужен для освобождения ресурсов своего хозяина ради других целей. Проблема бессистемных бизнесов в том, что они отбирают у время, зачастую и деньги - и вместо того, чтобы освободить человека, еще больше закрепощают его, выкачивая силы. Человек становится пленником работы. Это даже бизнесом назвать сложно… Понимаете, если ехать в машине и смотреть все время на столб или на забор - туда и въедешь в конце концов. Вы будете часто встречаться с такими заявлениями: «Ну, мой бизнес - другой, и в моем бизнесе это не получится». Если вы начнете проводить тренинги, то же самое будете слышать от своих учеников. Каждый считает себя мегаоригинальным. Сейчас напишу вещь, которую вы уже не раз слышали. У каждого технаря она вызывает зуд и желание закрыть глаза и сказать: «В моем случае - все не так!» Итак… Для того, чтобы быть успешным в современном бизнесе, нужно делать самостоятельно лишь то, что у вас получается намного лучше, чем у других. Остальное - отдавайте на аутсорсинг. Так, например, Nike сами не производят ни одной майки и кроссовки, а занимаются двумя вещами: придумыванием дизайна классным продуктам и маркетингом. Все остальное делает множество фабрик, которые находятся в Тайване и Китае. Они даже не принадлежат. То же самое, если взять десятка два велосипедов верхней ценовой категории - все они производятся на четырех азиатских заводах. Майкрософт не производит свой Х-Box, Palm не производит своих телефонов, Apple - iPod (по крайней мере раньше). Только упаковка, дизайн и маркетинг! Многие строят конвейер инфобизнеса из четырех частей: создание продукта, создание продажных текстов для продуктов, выкладывание продукта на сайты и продвижение продукта в массы. Все эти четыре части могут быть реализованы аутсорсерами. Возьмем еще пример: DELL - крупнейшая компьютерная компания. Они не делают компьютеры сами. У них есть assembly - заводы, на которых комплектуют компьютеры. Используйте же наработки мирового бизнеса! Расшифровывание аудио, издание макета книги, верстка, создание коробки, обработка, рассылка, - это все можно поручить другим людям и компаниям за разумную плату.ПРАВИЛЬНЫЙ АУТСОРСИНГ
Есть две вещи: outtasking и outsourcing. Иными словами, вы можете отдавать задачи и можете отдавать проекты. Все начинают с того, что отдают проекты на аутсорсинг. И когда люди начинают искать аутсорсеров и давать им общий проект, в 99% случаев они «пролетают» по деньгам, ресурсам и срокам. Было проведено исследование, и оказалось, что более половины - 53% - проблем с аутсорсингом происходит из-за того, что у заказчика не работает проджект-менеджмент… Это очень хорошо прослеживается в работе с фрилансерами, когда человек пишет: «Хочу сделать сайт за 100$», при этом не прописывая деталей и не зная, какой результат хотелось бы получить. В итоге один думал, что результат должен был быть тонким, другой думал, что он должен был быть толстым - и начинаются большие проблемы. Почти у половины бизнесов - 48% - нет никаких метрик. Не давая системы координат, вы пролетите! То, что нельзя измерить, нельзя контролировать! В спорте давно доказано, что просто замером времени или килограммов спортсмена эффективность повышается больше чем на 20%. У Питера Дракера тоже было такое высказывание: «Путь к прибыльности идет через концентрацию». То есть самая большая прибыльность появляется только тогда, когда вы концентрируете всю энергию на наименьшем количестве действий, приносящих наибольшее количество денег. Поэтому очень советую найти какую-нибудь компанию, которая научит вас грамотно управлять проектами. Правильный аутсорсинг - это когда вы отдаете другому НЕ ПРОЕКТ, А ЗАДАЧУ. Вы самостоятельно делаете проект, составляете его карту, разбиваете его на подчасти. Детально расписываете задачи: что человек должен делать, какого результата должен добиться, что он должен предпринять через три часа своей работы… Три часа - магическая цифра. Когда вы берете кого-то нового на аутсорсинг, первый «стоп» должен быть как раз через три часа. Час - слишком мало, день - слишком много. Через три часа человек останавливается и говорит: «Вот моя работа, вот мои результаты. Идем дальше или нет?» И вы принимаете решение: да или нет. Каждый раз поручая делать новую работу новым же людям, вы будете встречаться с большим количеством проблем. Людей, которые сделают то, что они пообещали, в мире, увы, мало. И когда вы находите таких, на которых можно положиться, за них нужно держаться «руками и ногами»! Даже платить им больше - уже потому, что на менеджмент их направлений будет уходить меньше времени.
КОМАНДА, РАБОТАЮЩАЯ БЕЗ ВАС - НА ВАС
Многие новички строят модель, в которой вся обратная связь замыкается на самом бизнесе. На первых порах это работает, потом начинает ехать крыша и узким местом становитесь вы сами. Особенно это касается малого бизнеса. Бизнес растет со скоростью роста хозяина. Чтобы снять это ограничение, можно взять одного менеджера, который будет вести определенный тип проектов. Пусть он будет работать в этом направлении на полставки, на треть ставки, но - пусть будет! Из таких людей необходимо выстроить команду, которая общалась бы между собой, не дергая вас. Верней, дергая - но по четко прописанным вопросам, в случае их возникновения. Это, как правило, финансовые, серьезные организационные вопросы и кризисы, которые никто не может устранить без вас. В итоге - вы управляете по отчетам и результатам.
СЕМЬ РАЗ ИЗМЕРЬ (А ТОЧНЕЙ - ДВА)
На этот раз поговорим о метриках, системах управления проектами, ресурсами, людьми и т.д., а также о том, что, собственно, с этим делать. Серьезность предмета нашего разговора доказана одной аксиомой: если вы не можете что-то измерить, значит, вы не сможете этим управлять.
ЧТОБЫ ВМЕСТО СТУЛА НЕ ПОЛУЧИЛСЯ КОМОД
Для чего мы вообще оперируем таким инструментом, как метрики? Чтобы сравнить их и выявить, что работает, а что нет. Следующий шаг - это развитие первого и прекращение второго. Итак, метрики можно разделить на три категории: тактические, стратегические и метрики для менеджмента. Если для начала излагать все просто, то тактические - это сколько человек пришло на ваш сайт, какой трафик отмечен, сколько файлов было отдано на загрузку и так далее. Казалось бы, мелкие нюансы, но они совершенно необходимы для анализа успешности бизнеса. Метрики для менеджмента - это все измерения, касающиеся продаж и финансов вообще. Учитывать их чрезвычайно важно, и здесь задействована целая серия метрик: способы получения клиентов, особенности рекламы услуг, раскрутки сайтов и т.п. Стратегические метрики - это плоскость глобальных задач бизнеса, его миссии и целей, а также перспектив его развития. Если вы пытаетесь сделать стул, но понятия не имеете, как он будет выглядеть, вы много времени потратите впустую, и не факт, что у вас выйдет действительно стул, а не комод. Если же у вас в сознании есть конкретное представление о будущем стуле, то замысел воплотится так, как хочется и как нужно. То же самое с бизнесом: зная заранее, как он будет работать, сколько денег должен приносить, какое предполагается количество клиентов и в каких нишах, вы сможете его построить. По стратегическим метрикам можно судить, продвигаетесь ли вы ближе к своей нише или отдаляетесь от нее. Взять тот же пример с аутсорсингом: допустим, вы наняли стороннего специалиста, который пишет для вас по два веб-сайта в неделю. При этом вам очень сложно выявить, хорошо он это делает или плохо, потому что нет модели, шаблона, измерения. То есть если вы берете человека, который должен писать три веб-сайта за неделю, а он пишет два, - это проблема. Надо подумать, почему он пишет именно два и что сделать, чтобы было три. Если же задача была написать один сайт в месяц, а он пишет пару в неделю, значит, все отлично, и стоит дать ему еще кучу бонусов. Одна из ключевых стратегических количественных метрик - это сколько часов вы проводите в своем бизнесе. Закономерность такова, что чем больше - тем дальше вы от своей цели. В этом случае велика опасность впасть в рутину, в мясорубку повседневности и продолжать в ней барахтаться, даже если это совсем не нужно. Также к стратегическим показателям относится желаемое количество клиентов в базе данных, желаемые объемы продаж и ассортимент продуктов.