Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Мы выполнили четыре операции:

1. Определили темы.

2. Исключили темы, не имеющие отношения к цели документа (низкая трудовая дисциплина).

3. Определили типы высказываний по каждой теме (проблемы, причины проблемы, решения и т. п.).

4. Конкретизировали содержание высказываний.

Бессодержательные, «рыхлые» мысли не получилось бы хорошо структурировать. Теперь, когда мы привели их в порядок, это сделать можно. Что делать дальше?

Для создания структурированного текста необходима еще одна, пятая операция – выстраивание иерархии высказываний.

Барбара Минто в своей замечательной книге «Принцип пирамиды Минто» предлагает набор универсальных правил структурирования информации. Если вы хотите структурировать по-настоящему профессионально, обязательно прочтите эту книгу.

Минто выделяет три главных принципа создания иерархии высказываний, идей:

• Идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.

• Идеи каждой группы должны быть логически взаимосвязаны.

• Идеи каждой группы должны идти в логической последовательности.

Проведем пятую операцию: построим иерархию высказываний – пирамиду Минто. Пункты пирамиды – идеи или высказывания верхнего уровня – должны быть раскрыты при помощи пунктов следующего, нижнего уровня.

Сравним получившийся у нас структурированный текст с исходным вариантом:

Рассмотренные в этой главе принципы структурирования являются универсальными. Они применимы не только к документам для первых лиц, но и к любой информации для любого адресата. Дальше мы рассмотрим принципы и инструменты структурирования, использование которых особенно показано при создании документов, подлежащих отправке «на самый верх».

Ваша выжимка этой главы: _________________

Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала

Высокопоставленный руководитель, скорее всего, не помнит, а иногда и не знает о вас и о вашем вопросе. Не стоит обижаться: это происходит из-за постоянной занятости, а не по причине невнимания и неуважения лично к вам.

Даже если руководитель не забыл о вашем вопросе, в начале любого документа, адресованного первому лицу, полезно напомнить или задать контекст – описать существенные события, обстоятельства или предпосылки, связанные с предметом вашего сообщения. В примере из предыдущей главы контекст выглядит так:

Убытки завода составили в прошлом году 329 млн руб.:

• 176 млн руб. связаны с проблемой качества (брака);

• 153 млн руб. связаны с проблемой неритмичности производства.

Однако правилом «напоминайте контекст» очень легко злоупотребить. Начать говорить о контексте просто – сложно вовремя остановиться и не «зарыть» главные мысли документа слишком глубоко.

Отчет с «глубоко зарытыми» главными мыслями

Руководитель кадровой службы написал исполнительному директору компании отчет о выполнении поручения совета директоров. Цель автора – получить согласие с выводами исследования и одобрение некоторых из вариантов решения.

Уважаемый Леонид Степанович!

25.08 Вы поручили нашей службе исследовать причины возникновения социальной напряженности на заводе в Климишах. Необходимость в исследовании возникла из-за того, что от рабочих Климишского завода все чаще стали поступать жалобы в адрес руководства на плохие условия труда. Текучесть возросла с 7 до 13 % в сравнении с прошлым годом.

27.08 согласно распоряжению совета директоров и Вашему указанию от 25.08 мы начали подготовку к проведению исследования. Была сформирована рабочая группа в составе: Сергеев Т.А. – руководитель департамента работы с персоналом, Анисимова В.М. – заместитель руководителя департамента, Кононович М.С. – начальник отдела кадров Климишского завода, Карпенко Б.Д., Леснева И.И., Фишман Н.Я. – специалисты департамента.

Исследование проводилось в период со 2.09 по 16.09. В основу исследования были положены методики формализованных опросов, индивидуальных интервью, фокус-групп. Члены рабочей группы провели 43 индивидуальных встречи с рабочими и 6 групповых дискуссий. Были собраны и проанализированы более 2000 анкет.

<…>

Вводный раздел этого отчета представлял собой три полновесные страницы текста. И вроде бы руководитель кадровой службы пишет по делу – задает контекст… Между тем драгоценное время первого лица уходит. По мере прочтения отчета у него возникают следующие мысли: «О поручении совета директоров и своем распоряжении я помню, а в методы исследования углубляться не хочу. Когда же автор перейдет к самому главному? Что они обнаружили, какие решения предлагают? На какой странице все это написано?..»

Отчет с понятными главными мыслями

Уважаемый Леонид Степанович!

Согласно Вашему указанию от 25.08 мы провели исследование причин возникновения социальной напряженности на заводе в Климишах.

1. Уровень социальной напряженности:

1.1. Общая удовлетворенность (все аспекты работы) – 56 %. Имеет место снижение на 27 % к прошлому году.

<…>

Резюме: ситуацию можно охарактеризовать как взрывоопасную. Вероятность начала забастовки высокая. Забастовка не начинается только по причине отсутствия ярких лидеров протеста.

2. Причины напряженности (в порядке убывания значимости):

2.1. Решение руководства компании о переводе 20 % фиксированного заработка (заработной платы) в квартальную премию вызывает острое недовольство 86 % рабочих. Работники требуют отмены этого решения.

2.2. 49 % работников жалуются на неудобность нового сменного графика, введенного для оптимизации поставок сырья.

<…>

3. Предложения руководству. Возможные меры по снижению социальной напряженности:

3.1. Провести разъяснительную работу о причинах перевода 20 % з.п. в премию. Частично раскрыть финансовые показатели завода.

3.2. Пересмотреть систему премирования, связав размер премии с факторами, подконтрольными работникам.

3.3. Вместе с департаментом поставок изучить вопрос о возвращении прежнего графика смен.

<…>

Приложение: методика исследования и статистические данные

<…>

В первой строке этого отчета автор тоже напоминает контекст – но делает это в минимально необходимом объеме, а затем сразу переходит к главным мыслям (уровень напряженности, ее причины и предложения руководству).

Здесь напрашивается возражение: «Ведь адресат может не понять, как докладчик пришел именно к таким главным мыслям. Не лучше ли сначала изложить все исходные данные, как следует подготовить почву – и лишь затем сделать вывод или предложить решение?»

К сожалению, подход «от второстепенного к главному» сработает только в том случае, если у вашего адресата хватит терпения прочитать все страницы документа. А первые лица не хотят ждать. Большинство из них соображают быстро и вообще весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения, уяснив главное и не вдаваясь в детали. А если что-либо важное будет им не ясно, они сами зададут вам вопрос.

Поэтому гораздо эффективнее выстраивать документ в логике «от главного к второстепенному». Следуйте принципу пирамиды: представьте пояснения к своим главным мыслям после того, как озвучены сами мысли. Зачастую пояснения и обоснования оказываются и вовсе не нужны – например, у адресата нет времени на их изучение. Однако подготовить их стоит: первые лица критичны и не склонны принимать бездоказательные заявления на веру.

Запрос с «глубоко зарытыми» главными мыслями

Руководитель нефтедобывающего предприятия подготовил следующий запрос к совету директоров:

К вопросу о снижении добычи нефти на Кривцовском месторождении и выработке плана мероприятий по предотвращению снижения

Как вы, вероятно, знаете, в 2011–2012 гг. Кривцовское месторождение эксплуатировалось в сверхинтенсивном режиме.

Объем добычи рос на 10 % в год, однако геологотехнические мероприятия, направленные на поддержание потенциала месторождения, не проводились в необходимом объеме. Месторождение работало на износ. Если не предпринять серьезных мер, добыча в текущем году будет снижаться.

Основные меры:

1. У нас работало недостаточное количество бригад текущего и капитального ремонта скважин. Это привело к тому, что сегодня 30 % скважин простаивают в ожидании ремонта. Мы планируем привлечь дополнительных подрядчиков и нарастить количество бригад с 3 до 6.

2. <…>