Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
Шрифт:
• Каковы преимущества и недостатки различных вариантов по этим критериям?
Упорядочим последовательность вопросов. Сначала опишем рекомендуемое решение (главная мысль понятна сразу). Затем добавим контекст и покажем логику выбора рекомендуемого решения.
Уважаемый Леонид Степанович!
Вопрос: какое из возможных решений проблемы будет оптимальным?
1. Рекомендуемое решение
На мой взгляд, оптимальный вариант разрешения предзабастовочной ситуации на заводе в Климишах из всех рассмотренных далее – сохранить принцип премирования за результат. Для этого создать согласительную комиссию из представителей рабочих и руководства. Комиссия тщательно проверит и скорректирует целевые планки премирования, чтобы устранить ситуацию «работали хорошо, план выполнен, а премии нет».
Вопрос – напоминание контекста: какую проблему мы хотим решить – в чем ее суть и причина? Какова цена этой проблемы?
2. Контекст
Напомню, что одной
Отсутствие решения этого вопроса с высокой вероятностью спровоцирует забастовку. Один день простоя завода приведет к потере 14 млн руб.
Внедряя новую систему премирования, руководство преследовало цель повысить заинтересованность рабочих в конечном результате. Изначально речь не шла об экономии ФОТ. Между тем применение системы в существующем виде позволяет получать неплановую экономию ФОТ в размере 22 млн руб./квартал.
Использование новой системы приводит к тому, что текущее среднемесячное вознаграждение рабочих на 11 % меньше прежнего. При этом завод, как и раньше, выполняет план на 98,2–104 % в среднеквартальном выражении. Именно это расхождение вызывает острое недовольство, протест среди рабочих.
Примечание. Контекст можно было описать перед рекомендуемым решением – на первый взгляд это логичнее. Однако в реальной ситуации проблема была острой и срочной. Руководитель хотел получить вариант решения как можно быстрее. Немедленно.
Вопрос: каким требованиям (критериям) должно удовлетворять оптимальное решение?
3. Требования, которым должно удовлетворять оптимальное решение
• Сохранить принцип вознаграждения за результат.
• Не допустить забастовки.
• Не допустить значительных финансовых потерь.
Вопрос: каковы возможные решения (варианты)?
4. Возможные варианты решения
• Уступить требованиям рабочих. Вернуться к прежней системе оплаты труда.
• Ничего не менять. Отказать рабочим. Оставить систему как есть.
• Создать согласительную комиссию. Сохранить принцип вознаграждения за результат, но скорректировать (сделать более адекватными) целевые планки премирования.
Вопрос: каковы преимущества и недостатки различных вариантов по критериям?
5. Оценка вариантов решения
Структурирование при помощи вопросов и ответов помогло выстроить логику изложения. Помимо этого автор, поставив себя на место адресата, чтобы сформулировать вопросы, смог обнаружить важные факты, о которых не подумал раньше и которые мог бы упустить (например, соотношение премиальных выплат и выполнения заводом плана).
Иногда при подготовке отчета или предложения у автора есть возможность задавать вопросы адресату, уточнять задачу по ходу дела. Если вы располагаете такой возможностью, обязательно воспользуйтесь ею. Спросите у первого лица: «Ответы на какие вопросы вы хотите видеть в документе?» Запомните (а лучше запишите) вопросы первого лица и используйте их при создании структуры документа.
Ваша выжимка этой главы: __________________
Часть 4
Как написать текст с учетом особенностей первого лица?
В четвертой части книги мы рассмотрим правила, относящиеся к содержанию вашего документа.
Показывайте цену вопроса и размер отдачи, но воздерживайтесь от манипуляций
Первые лица прагматичны. Поэтому они хотят знать цену вопроса – понимать, какие финансовые вложения, риски, затраты сил, времени и иных ресурсов связаны с решением или бездействием. Они хотят понимать размер отдачи, выгоды каждого из альтернативных вариантов действий, а также вероятность получения этих выгод.
Цена конкретного вопроса, о котором вы хотите сообщить, может быть не очевидна для первого лица.
Предложение с неясной ценой вопроса
Руководитель бэк-офиса пишет президенту своей фирмы о проблеме, связанной с цветной печатью документов. Цель автора – получить согласие с предлагаемым решением.
Геннадий Станиславович, здравствуйте!
В прошедшем году наши сотрудники печатали много документов в цвете даже тогда, когда могли бы обойтись черно-белой печатью. Предлагаю запретить цветную печать справок, основных страниц отчетов и технической документации и печатать в цвете только обложки и те страницы, где такая печать действительно необходима.
Как отреагирует президент на подобное обращение? Скорее всего, никак. Вопрос мелкий и явно может быть решен без участия первого лица. Иначе президенту придется вникать во все детали канцелярского
обеспечения, и у него не останется времени на решение по-настоящему серьезных задач.А что, если добавить эмоций?
Геннадий Станиславович, здравствуйте!
В прошедшем году наши сотрудники печатали МНОГО документов в цвете, даже тогда, когда могли бы обойтись черно-белой печатью. Это может нас разорить! Мы скоро потратим весь бюджет компании на закупку цветных картриджей! Давайте запретим это безобразие!!? Надо разрешить печатать в цвете только обложки и те страницы, где такая печать действительно необходима!
Ну а какая реакция будет теперь? Скорее всего, президент не поверит руководителю бэк-офиса. В самом деле: как может цветная печать разорить преуспевающую фирму? Выдавая мелкие проблемы за жизненно важные, сотрудник рискует заработать дурную репутацию – как в истории о мальчике-пастухе, попусту кричавшем: «Волки!» Вся информация в обоих примерах является водой – сведениями, не заслуживающими внимания и доверия первого лица.
Предложение, включающее в себя цену вопроса
Геннадий Станиславович, здравствуйте!
В прошедшем году наши сотрудники печатали много документов в цвете даже тогда, когда могли бы обойтись черно-белой печатью. Затраты на цветную печать составили $1,5 млн – почти 2 % от общих расходов фирмы.
Предлагаю запретить цветную печать справок, основных страниц отчетов и технической документации и печатать в цвете только обложки и те страницы, где такая печать действительно необходима.
Это позволит нам экономить не менее $1 млн ежегодно.
Вот теперь президенту ясен масштаб бедствия. Решение этого тривиального на первый взгляд вопроса заслуживает некоторого внимания со стороны главы фирмы: цена вопроса достаточно велика.
Цену вопроса и отдачу от решения крайне желательно представлять в измеримых величинах. Лучше всего делать это в денежном выражении или в единицах, сопоставимых с деньгами. Когда это невозможно, следует описывать другие последствия, важные для первого лица.
Последствия той или иной ситуации могут быть как негативными (затраты, потери, риски), так и позитивными (возможность заработать, новые перспективы развития и т. п.). Не забывайте о том, что отдача бывает не только краткосрочной, сиюминутной – в ряде ситуаций в этой роли выступают новые возможности и грядущая перспектива. А цена вопроса может быть связана с рисками, которые еще не случились.
Предложение, описывающее потенциальную выгоду
Менеджер по развитию продуктов пишет генеральному директору производственной компании о возможности выполнять нестандартные заказы. Цель автора – получить разрешение на исследование целесообразности пилотного проекта.
Глубокоуважаемый Валентин Сергеевич!
В прошлом году четверо из десяти наших крупнейших клиентов обращались к нам с запросом на выпуск нестандартных изделий по их техническому заданию. На сегодняшний день мы отказываемся от подобных заказов, хотя имеем необходимые производственные мощности.
Предлагаю рассмотреть возможность пилотного проекта – выпуск нестандартного изделия для одного из клиентов. Я могу подготовить и представить предварительные расчеты до конца этой недели.
Если пилотный проект покажет целесообразность работы по нестандартным заказам, мы сможем более тесно привязать к себе крупных клиентов. Вероятно, мы сможем получать дополнительный доход, поскольку нестандартные изделия стоят дороже стандартных.
В этом примере речь идет о новой возможности, а не о проблеме. Цену и выгоды этой возможности пока еще нельзя оценить в деньгах или в других измеримых категориях, поэтому менеджер не предлагает сразу начать принимать нестандартные заказы. Он хочет знать отношение первого лица к самой идее (подходу) и готов рассчитать возможные затраты и эффект (запрос на анализ). И лишь в случае положительного результата расчетов предлагает обсуждать решение – пойти на эксперимент, сделав пилотный проект.
Пообещать «золотые горы» легко. Но за такие обещания придется держать ответ.
Отчет с неясной ценой вопроса
Проведя анализ пилотного проекта, менеджер присылает генеральному директору следующее письмо. Его цель – получить разрешение на проведение пилотного проекта.
Глубокоуважаемый Валентин Сергеевич!
Я провел анализ пилотного проекта для компании «Центрэнерго». Расчеты показывают, что один только этот сравнительно небольшой пилотный проект может принести нам $2 млн. Перспективы выглядят очень интересно. Предлагаю начать переговоры с руководством «Центрэнерго».