Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

3. Существует реальный конфликт между производственным и административным отделом (к примеру, кто должен отвечать за составление прогнозов?).

4. Не определена степень автономности, которой должны обладать региональные подразделения (или бизнес-единицы) на различных стадиях деятельности фирмы. Каковы будут полномочия головного офиса в каждом случае?

Что с этим слайдом не так, спросите вы? Вопрос в том, как его представить. Если вы будете просто зачитывать все это, слушатели вскоре почувствуют себя оскорбленными — они и сами в состоянии прочитать то, что здесь написано.

Конечно, всегда можно рассказать содержание слайда другими словами. Однако здесь тоже возникает проблема — лишь немногие способны читать один набор слов, слушая в это время другой.

Мы не будем обсуждать еще одну возможность — просто молчать, предоставив слушателям прочитать слайд самим. Иногда и это работает, но через какое-то время тишина в аудитории становится неловкой. Более того, сложно рассчитать, как долго нужно молчать, чтобы все, включая тех, кто читает медленнее всех, успели все прочитать.

Это совсем не значит, что вы не должны использовать текстовые слайды. Они крайне полезны в следующих случаях.

А) Когда они помогают слушателям понять структуру всей презентации или ее части:

ПОВЫШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ LIFECO

1. Обзор тенденций в отрасли

2. Оценка производительности Lifeco

3. Предварительные рекомендации

4. Обсуждение дальнейших шагов

Б) Когда они подчеркивают важность нескольких пунктов — вместе или по отдельности — пять проблем, шесть последующих мер:

РЕКОМЕНДАЦИИ

1. Разработать систему управления отношениями с клиентами

2. Создать специальные команды по вопросам обслуживания клиентов

3. Реструктурировать сеть торговых точек

4. Ориентироваться на отдельные категории потребителей

Тот многословный слайд, что я показывал вам ранее, — это первый шаг, необходимый для того, чтобы удостовериться: вы знаете, что хотите сказать, у вас есть подсказка на время презентации и данные для включения в раздаточный материал. Вам же надо превратить это в краткий презентационный слайд с помощью:

Определения, что должно быть сказано, а что — показано.

Удаления комментариев в скобках, таких как «к примеру…», «то есть…».

Редактирования предложений — с восьми слов до пяти, с пяти до четырех и т. д.

Сейчас я покажу, что нужно удалять, чтобы превратить длинную версию текстового слайда в короткую, подходящую для презентации.

Вот что получилось после.

СЛАБЫЕ МЕСТА ОРГАНИЗАЦИИ

1. Нет единого признанного главы компании

2. Неясны властные полномочия и ответственность

3. Конфликт между производственниками и менеджерами

4. Дилемма: региональная автономность и полномочия центра

Вы больше не являетесь заложником слов на экране и можете приводить столько подробностей, сколько необходимо. Следовательно, вы посвятите больше времени слушателям, вместо того, чтобы смотреть на экран, пытаясь найти подсказку. Кроме того, теперь вы можете увеличить шрифт и сделать текст более разборчивым.

Будет еще лучше, если вы сделаете следующий шаг и превратите текстовый слайд в структурный, как я его называю. Слова, как и диаграммы, лишь подразумевают взаимосвязь между идеями, в то время как слайд эти связи показывает.

К примеру, вот текстовый слайд, демонстрирующий четыре этапа инновационного процесса, которые должны обсуждаться во время презентации.

ИННОВАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

1. Создайте видение

2. Генерируйте идеи

3. Установите приоритеты

4. Реализуйте идеи

Текстовый слайд достаточно хорошо справился с задачей, но обратите внимание, насколько выше эффективность структурного слайда, демонстрирующего взаимосвязи между этапами. Этот слайд, по крайней мере, легче запомнить, и он будет выделяться среди прочих текстовых слайдов презентации.

ИННОВАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

Богатую коллекцию зрительных образов, которые вы сможете использовать для перевода текстовых слайдов в структурные, вы найдете в заключительной главе другой моей книги, «Говори на языке диаграмм» в разделе «Решения в поисках проблем».

Текст должен быть четким и разборчивым

Важность четкости и читаемости изображения и текста иллюстрирует письмо, которое получил пару лет назад один мой друг (как вы можете догадаться, я изменил имена и названия).

В письме, которое можно было прочитать только с помощью увеличительного стекла, значилось следующее:

Уважаемая (название компании)!

Вам трудно читать это письмо, не так ли?

Мы шесть месяцев посещали ваши презентации. В результате троим нашим сотрудникам выписали бифокальные очки, один приобрел собаку-поводыря, а председатель нашего комитета теперь управляет газетным киоском.

Письмо заканчивается просьбой делать более четкие слайды. Само письмо — не более чем шутка, но его основная идея очень серьезна.

Если вам понадобилось сделать слайд, важно, чтобы люди смогли его прочитать. Последуйте примеру моего друга: он штрафовал своих сотрудников на 5 долларов за каждый нечитаемый слайд. В конце месяца он жертвовал все собранные деньги некоммерческой организации Lighthouse, помогающей слепым и людям с частичным нарушением зрения.

Давайте озвучим этот принцип следующим образом: никто никогда не пожалуется на крупный шрифт, но все будут недовольны мелким.