Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Как видите, имеется целый ряд технических приемов, которые могут в существенной мере способствовать успеху вашей презентации. Однако не секрет, что каждый из них имеет как преимущества, так и недостатки.

Единственным, самым важным преимуществом технологий экранных презентаций является то, что они позволяют вносить в слайды изменения во время презентаций или между встречами. Иными словами, вы имеете возможность своевременно менять содержание и создавать альтернативные сценарии.

Структуры такого рода презентаций могут быть гибкими, что позволяет по-разному использовать одну презентацию в разных аудиториях. Легко и непринужденно можно начать с рекомендаций аудитории или оставить их на потом, если возникнет риск, что в начале слушатели их не воспримут.

Использование видео, звука, анимации и спецэффектов способствует запоминанию информации и вовлечению аудитории в обсуждение.

Недостаток состоит в том, что это оборудование установить не так просто, как, к примеру, проекторы, которые надо всего лишь подключить к источнику питания. Подключение ноутбука к мультимедийному проектору, затем их обоих к источникам питания в правильной последовательности, вывод изображения с ноутбука в проектор, и т. д., и т. п., — это скорее тест на терпение и одна из основных причин, по которой многие докладчики с недоверием относятся к новым технологиям.

В неумелых руках вереница картинок может помешать установить контакт с аудиторией, который так важен для успеха бизнес-презентации. Дело в том, что внимание участников в первую очередь концентрируется на слайдах, а не на докладчике.

Иногда аудитория может воспринять использование анимации, эффектов растворения и всплывания, движущихся стрелок и т. д. как попытку пустить пыль в глаза. У слушателей может создаться впечатление, что вы тратите время и деньги на то, чтобы сделать презентацию более яркой, чем это необходимо для четкого изложения основной идеи, т. е. что вы ставите форму выше содержания.

Учитывая слабые и сильные стороны этих средств, ниже я формулирую заповеди, позволяющие использовать любые технические средства наилучшим образом.

10 заповедей докладчика

Подготовка слайдов

1. Дизайн слайдов должен быть простым. На диаграммах не должно быть сносок и ссылок; в текстовых слайдах количество слов не должно превышать тридцати.

2. Люди, сидящие дальше всех от экрана, должны четко видеть надписи на слайдах. Загляните в подробную таблицу в разделе, посвященном читабельности.

3. Используйте цвет осмысленно, а не для красоты. Цвет применяется для акцентирования, привлечения внимания к лейтмотиву презентации, выделения или символического выражения.

4. Специальные эффекты (например, анимация) должны быть сведены к минимуму. Их использование должно диктоваться содержанием.

5. Презентация должна создаваться в разумные сроки. По мере добавления новых элементов, таких как видео и звуковые эффекты, подготовка презентаций требует все больше времени и денег.

Выступление

6. Репетируйте, репетируйте, и еще раз репетируйте до презентации; во время самой презентации будет уже поздно. Вы будете чувствовать себя более уверенно во время выступления, если будете досконально знать текст презентации и заранее обдумаете, какие вопросы вам могут задать.

7. Приезжайте на место презентации заранее и поработайте с местным техническим специалистом. Убедитесь в том, что оборудование совместимо с программой; освещение отрегулировано так, чтобы достаточно затемнить область вокруг экрана и оставить максимально освещенным остальное пространство. Убедитесь, что знаете, к кому обратиться в случае возникновения проблем во время презентации. Еще лучше попросить специалиста оставаться в помещении во время презентации.

8. Принесите с собой запасные слайды. Никогда не бывает лишним подстраховаться от всякого рода неожиданностей.

9. Долгие логические переходы от слайда к слайду, ответы на вопросы и обсуждение должны происходить на фоне пустого экрана. Пустой экран дает возможность слушателям сконцентрировать внимание на докладчике, а не отвлекаться на слайды.

10. Старайтесь следовать хотя бы 7 заповедям из десяти перечисленных.

Подготовка презентации

Возможно, вы, как и я, не раз задавались вопросом, почему не существует волшебной формулы, которая упростила бы подготовку презентаций. К несчастью, среди нас слишком много тех, кто следует так называемой аварийной формуле — особому виду презентации, который, я надеюсь, будет изжит из практики. Данная формула состоит в следующем:

Презентация на все случаи жизни

Слайд № 1: заголовок. Мне кажется, что большинство докладчиков уже не в состоянии придумать оригинальное название. Все названия их презентаций, по сути, легко укладываются в это удобное Руководство по созданию заголовков.

РУКОВОДСТВО ПО СОЗДАНИЮ ЗАГОЛОВКОВ

Шаг 1: В случайном порядке назовите три цифры от 0 до 9

Шаг 2: Выпишите слова, соответствующие цифрам, и согласуйте род и падеж — заголовок готов

КОЛОНКА А
0	ОЦЕНКА
1	РАЗВИТИЕ
2	УКРЕПЛЕНИЕ
3	УЛУЧШЕНИЕ
4	ВОЗДЕЙСТВИЕ
5	В ПОИСКАХ
6	ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ
7	СОЗДАНИЕ
8	ИНСТИТУЦИОНАЛИЗАЦИЯ
9	ОБНОВЛЕНИЕ

КОЛОНКА Б
0	СТРАТЕГИЧЕСКИЙ
1	ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ
2	ОПЕРАЦИОННЫЙ
3	СТРАТЕГИЧЕСКИЙ
4	ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ
5	ОПЕРАЦИОННЫЙ
6	СТРАТЕГИЧЕСКИЙ
7	ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ
8	ОПЕРАЦИОННЫЙ
9	ВСЕ ОСТАЛЬНОЕ

КОЛОНКА В
0	ЭФФЕКТИВНОСТЬ
1	ВОЗМОЖНОСТИ
2	СПОСОБНОСТИ
3	ПРИОРИТЕТЫ
4	РЕСУРСЫ
5	УПРАВЛЕНИЕ
6	УСПЕШНОСТЬ
7	АЛЬТЕРНАТИВЫ
8	ВЫЗОВ
9	КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТЬ

Дальше, конечно же, эти докладчики захотят, чтобы слушатели узнали, как долго они работали над проектом, а насколько это важно, не имеет никакого значения. Данную задачу выполняет этот слайд.