Чтобы читали и не ворчали

Наше тело и мозг при улыбке работают в связке. Не столь важно, кто начинает первым.

С когнитивными и коммуникационными способностями дело обстоит похожим образом. Невозможно добиться прогресса в информировании руководства, не меняя мышления сотрудников. Требования к качеству материалов – это тот самый карандаш, зажатый зубами. Они просто вынуждают человека мыслить определенным образом, меняют его представление о смысле и сути своей работы. Они фактически диктуют ему новый подход к работе, прививая новую ключевую привычку – включать голову!

ЧТО ДАЛЬШЕ?

В следующих главах я расскажу вам о тех принципах, которым нужно следовать, чтобы стать лучшим поставщиком информации для вашего руководителя. Поверьте, это место еще не занято. J

Требования к качеству материалов – это тот самый карандаш, зажатый зубами. Они просто вынуждают человека мыслить определенным образом, меняют его представление о смысле и сути своей работы.

КОРОТКО О ГЛАВНОМ

Издержки, связанные с информацией низкого качества, колоссальны. Слабая информационная культура нервирует руководителей, пожирает их энергию и время.

Научиться профессионально подавать информацию – ваша обязанность, чем бы вы ни занимались. Немногие навыки столь же важны в современном бизнесе.

Форма подачи информации часто определяет отклик людей и их последующее поведение. История с донорами, эсперимент со шрифтом и происшествие с колумбийским самолетом это подтверждают.

Под влиянием интернета способы восприятия информации изменились. Люди больше не читают последовательно, они просеивают информацию в поисках того, что им интересно. Бизнес-коммуникаторы должны это учитывать, приспосабливаясь к новым реалиям.

Коммуникация – ключевая особенность организаций. Поменяйте правила коммуникации, и вы заметите, как незапланированные улучшения начнут происходить в других сферах – отношении сотрудников к работе, дисциплине, внимании к деталям и способности приоритизировать.

Избавьтесь от мусора

ВОПРОСЫ, КОТОРЫЕ НЕ ОСТАНУТСЯ БЕЗ ОТВЕТА

• КАК СДЕЛАТЬ СООБЩЕНИЕ НА 30 % КОРОЧЕ БЕЗ ПОТЕРИ КАЧЕСТВА?

• ПОЧЕМУ «ЛИШНИЕ» СЛОВА НЕ ТОЛЬКО УДЛИНЯЮТ СООБЩЕНИЯ, НО И ОБЕСЦЕНИВАЮТ ИХ?

• КАКИЕ ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ УСТАНОВКИ МЕШАЮТ НАМ ПИСАТЬ КОРОТКО И ЯСНО?

• ПОЧЕМУ ТЕЛЕГРАФНЫЙ СТИЛЬ – ЭТО КРУТО?

• ЧТО ТАКОЕ «КЛАТТЕР» И КАК С НИМ БОРОТЬСЯ?

Этот отчет своими размерами защищает себя от риска быть прочитанным.

Черчилль

Ничего лишнего, только вода.

Слоган поставщика фильтров для воды

Несколько лет назад я участвовал в проекте внедрения бюджетного управления в крупном энергетическом холдинге. Мы проводили анализ текущего процесса и беседовали с людьми об их роли в бюджетном процессе. Я обсуждал очередной отчет с коллегами из финансового департамента:

– Вы расшифровку дебиторской задолженности делаете?

– Делаем.

– Отправляете в материнскую компанию?

– Да.

– Как часто?

– Каждый месяц.

Внезапно мой собеседник начинает широко улыбаться. На мой вопросительный взгляд он отвечает:

– Дело в том, что год назад мы поставили пароль на этот файл. Пока никто не спросил…

Не секрет, что в компаниях генерируются сотни бесполезных отчетов, которые никому давно не интересны. Бюрократия – суровая реальность крупных организаций. Но качество и размер подобных отчетов часто сами провоцируют такое к ним отношение.

Не последнюю роль в раздувании объема документов играет информационный мусор – попросту информация, не добавляющая ценности. Если не следить за информационными «сорняками», они бурно разрастаются в плодородной почве ваших презентаций, писем и отчетов. По разным оценкам, на «сорняки» приходится около 30 % контента, который создается в компаниях.

30 % – слишком абстрактная цифра, чтобы вызывать какие-либо эмоции. Много это или мало? Представьте себе типичного менеджера, который в среднем обрабатывает 600 страниц информации в месяц. Из этих шестисот 200 столь же информативны, как книга на незнакомом языке. И тем не менее руководители ежедневно тратят свое время на чтение подобной «литературы».

В ТЕМУ

Эту книгу лучше использовать не только как «учебник», но и как «задачник». Я рекомендую все разбираемые примеры сначала прорабатывать самим, пытаться найти ответ самостоятельно, и только затем смотреть на предлагаемое решение. Так вы лучше усвоите материал, и пользы от книги будет больше.

Что такое информационный мусор, проще всего объяснить на примере. Взгляните на предложение ниже.

В последние годы крупные российские компании существенно сократили сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности в соответствии с МСФО, что может быть использовано как инструмент, помогающий укрепить доверие инвесторов к компании, в том числе за счет более быстрой публикации финансовых результатов на рынке.

Этот отрывок взят из коммерческого предложения одной консалтинговой компании. Консультанты пытаются продать проект по «быстрому закрытию», то есть сокращению сроков подготовки финансовой отчетности. Коммерческое предложение – достаточно важный документ и перед отправкой тщательно вычитывается. Но даже в этой окончательной редакции полно информационного мусора, проще говоря, лишних слов.

Ниже я выделил «мусор» цветом:

В последние годы крупные российские компании существенно сократили сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности в соответствии с МСФО, что может быть использовано как инструмент, помогающий укрепить доверие инвесторов к компании, в том числе за счет более быстрой публикации финансовых результатов на рынке.

Посмотрим теперь на каждый мусорный элемент в отдельности:

• В последние годы – слишком общая конструкция, которая не добавляет реальной информации читателю. В зависимости от контекста может означать 50 лет, 20 лет или 3 года. Никакого способа определить, какой именно временной горизонт скрывается за этой уклончивой формулировкой, нет.

• Существенно – похожая проблема. Слово, которое никак не способствует пониманию реальной картины. «Существенно» – это сколько? 10, 20, 30 дней? Не имея точных данных, трудно делать какие-то выводы и примерять подобное утверждение к опыту своей организации.

• В соответствии с МСФО – слишком тяжеловесно, то же самое можно сказать проще. Например – «по МСФО».

• Что может быть использовано как инструмент, помогающий – опять тяжело. Подобные громоздкие конструкции обычно порождаются желанием звучать умнее или другими причинами психологического характера, о которых мы еще поговорим. Почти всегда их можно упростить без потерь для читателя.