Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают

В-шестых, в процессе общения держитесь соответственно тому образу, который вы выбрали, ведите себя при этом спокойно и уверенно. Стремитесь добиться от должника четких ответов на поставленные вами вопросы «когда?» и «как?» относительно погашения долга. В зависимости от реакции должника действуйте сообразно обстановке. В-седьмых, подведите и проанализируйте итоги проведенной встречи. Оцените, насколько удачно вы все спланировали и провели, удалось ли вам добиться цели, что стоит учесть на будущее при проведении подобных встреч.

Для того чтобы выработать привычку эффективно планировать и проводить телефонные беседы и встречи с должниками, можно использовать чек-листы. Пример подобного чек-листа приведен ниже (рис. 5.1).

Рис. 5.1 . Пример чек-листа

Нурматова Екатерина, заместитель директора компании «Гарант-Викомэс». Из своего опыта работы с дебиторской задолженностью хочу отметить, что следует большое внимание уделить подготовке сотрудников, общающихся с клиентами на тему своевременных платежей и погашения уже образовавшихся долгов. Зачастую эти обязанности возложены на сотрудников отделов продаж (или отделов по работе с клиентами), поскольку именно они владеют оперативной информацией о том, кто на предприятии клиента решает вопросы о сроках и суммах платежей. Однако не всегда достаточно понимания о системе и порядке работы. Важно, чтобы это понимание, а главное – умение, было и у сотрудников. Необходимо уделить особое внимание методической подготовке персонала с помощью проведения различных семинаров, тренингов, ролевых игр и пр. Сотрудники, осуществляющие звонки и выезжающие на встречи к клиентам-должникам, обязаны уметь грамотно вести переговоры о сроках и суммах платежей, уметь отстаивать позицию вашей организации, учитывая ситуацию клиента и при этом не нарушая принципов деловой этики. Грамотное поведение сотрудников позволит вернуть долги и сохранить клиентов в будущем. В своей практике мы столкнулись со следующим: в течение не одного месяца на всех собраниях всем сотрудникам объяснялись схемы работы с должником, рассказывалось про то, как долг не накопить, как брать гарантийные письма, что говорить клиентам и т. д. и т. п. Но прошло три месяца, а результат не улучшился. Стали разбираться, и выяснилось, что каждый сотрудник работает со своей клиентской базой, знает о клиенте и его сотрудниках буквально все и зачастую между нашим сотрудником и сотрудниками клиента завязываются дружеские отношения, и пока все идет хорошо – все счастливы, но если клиент переходит в категорию должника, то сотрудник зачастую стесняется или боится идти на прямые разговоры с клиентом о погашении долга, считает это неудобным для себя. Из-за этого разговаривает неуверенным просящим голосом и любую отговорку клиента принимает, даже не пытаясь отстоять позицию нашей организации. Именно поэтому важно, чтобы сотрудники знали и умели общаться с клиентами так, чтобы и отстаивать позицию своей организации, и не разрушать отношения, которые обеспечивают продажи.

Переписка с должником

Важным инструментом общения с должником является общение с ним посредством «пера и бумаги». Среди направляемой должнику корреспонденции выделим четыре основных документа:

• письмо, напоминающее о сроке оплаты;

• письмо с предложением погасить задолженность;

• претензия (письмо с требованием погасить задолженность);

• предарбитражное уведомление (нередко именуемое в обиходе «последним китайским предупреждением»).

Каждый из указанных документов преследует свою цель. В ходе работы с тем или иным контрагентом можно использовать указанные документы как по отдельности, так и «серийно» – когда один документ следует за другим через определенное время, если погашение долга не состоялось. Вы сами решаете, что именно и в какой форме отправлять контрагенту. Единственное исключение – претензия, отправление которой является обязательным для вас перед обращением в суд, если в договоре согласован претензионный порядок решения споров либо если претензионный порядок решения споров предусмотрен для некоторых правоотношений в силу закона.

Все перечисленные выше документы должны напоминать клиенту о необходимости погашения задолженности, но при этом не нарушать принцип адекватности мер воздействия на должника особенностям сложившейся ситуации. Также использование указанных документов желательно увязывать с выбранной стратегией воздействия на должника (нейтральная, демонстрация плюсов (выгод) возврата долга, демонстрация минусов невозврата долга).

Допустим, если клиент по ряду каких-либо объективных обстоятельств пропустил на пару дней срок оплаты, то претензия с жесткими требованиями и обещаниями судебных разбирательств может быть воспринята им как излишнее давление. В результате долг он погасит, но дальше с вами, возможно, работать не захочет.

Именно поэтому важно вести всю переписку в деловом стиле без эмоциональных оборотов типа «где деньги, блин?!!» и других вариаций на данную тему. Долги, безусловно, нужно взыскивать, но не стоит использовать излишнее давление там, где оно не требуется или неуместно.

Давайте рассмотрим по порядку каждый из перечисленных выше документов.

Письмо, напоминающее о сроке оплаты, представляет собой короткое доброжелательное послание, в котором клиенту сообщается о том, что вы рады сотрудничеству с ним. Естественно, помимо «дифирамбов» клиенту также сообщается о наступающем через пару дней сроке оплаты и о том, что вы будете счастливы получить от него оплату в согласованные сроки. Цель данного письма – простое напоминание клиенту о необходимости оплаты. Отправление его нужно осуществлять за несколько дней до истечения согласованного срока оплаты, поскольку нередко причиной нарушения договорных сроков оплаты является разгильдяйство сотрудников компании-клиента (один забыл подписать счет у руководителя, другой – передать счет в бухгалтерию, третий – что-то еще).

Отправление типовых писем с напоминанием о сроках оплаты всем клиентам (хотя бы по факсу) может значительно уменьшить количество случаев, когда клиент забывает о согласованной дате платежа. Если клиент собирается намеренно нарушить договоренности, письмо продемонстрирует ему, что вы четко следите за договорными обязательствами и «тихо подинамить» срок оплаты у него вряд ли получится.

Один из возможных вариантов письма, напоминающего о сроке оплаты, приведен ниже (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Пример типового письма с напоминанием о сроке оплаты

Письмо с предложением погасить задолженность представляет собой документ, в котором вы нейтрально сообщаете клиенту о факте наличия задолженности по определенному обязательству и предлагаете ее погасить. Как уже упоминалось выше, в некоторых случаях при работе со статусным клиентом или в ряде иных случаев направление в адрес клиента жесткой претензии может привести к ненужному разрыву отношений. Поэтому целью данного письма является предложение погасить долг без попыток «закошмарить» клиента.

Один из возможных вариантов письма, напоминающего о сроке оплаты, приведен ниже (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Пример письма с предложением погасить задолженность

Претензия (письмо с требованием погасить задолженность) представляет собой документ, в котором вы сообщаете клиенту о факте наличия задолженности по определенному обязательству и требуете ее погасить. В отличие от ранее рассмотренных писем претензия имеет целью рассказать клиенту обо всех негативных последствиях, которые его ждут в случае непогашения долга и продемонстрировать серьезность ваших намерений. Некоторые из «пугалок», упоминаемых в претензии, могут быть не реализуемыми для кредитора, но их «грозное звучание» порой позволяет оказать необходимое давление на должника.

Один из возможных вариантов претензии приведен ниже (рис. 5.4).

Предарбитражное уведомление («последнее китайское предупреждение») представляет собой документ, в котором вы сообщаете клиенту о том, что у него есть последний шанс решить все мирным путем, после чего вы неизбежно обратитесь в суд. По сути, обратиться в суд вы можете и без этого документа. Данный документ целесообразен в случаях, когда вы решили повременить с обращением в суд, однако хотите «пошевелить» должника. Поскольку писать повторную претензию смысла нет, то необходимо направить некий иной документ, который будет продолжать начатый «роман в письмах». Этим документом как раз и может выступить так называемое предарбитражное уведомление. Для усиления эффекта к данному документу можно приложить проект искового заявления, а в тексте предарбитражного уведомления стоит упомянуть еще что-нибудь из серии «пугалок».Один из возможных вариантов предарбитражного уведомления приведен ниже (рис. 5.5).

«Разборки» в суде и взыскание присужденного

Как бы хорошо ни была в компании организована работа по предотвращению возникновения просроченной дебиторской задолженности, периодически все же возникает необходимость в судебном взыскании долгов.

Сталкиваясь с просрочкой оплаты, многие компании задаются вопросом: в какой конкретно момент следует обращаться в суд? Практика показывает, что разумным является обращение в суд при просрочке оплаты более 40–45 дней.

В рамках процедуры судебного взыскания долга и исполнительных действий важно учесть несколько моментов.

Рис. 5.4. Пример оформления претензии

Рис. 5.5. Пример предарбитражного уведомления

Обращение в суд

При обращении в суд необходимо:

1. Определить судебные перспективы дела (получения решения в пользу истца). Судебные перспективы зависят от многих факторов, однако в качестве главных критериев оценки вероятности получения положительного судебного решения стоит использовать следующие:

• наличие необходимого документального подтверждения долга;

• действует условие, что срок долга находится в пределах исковой давности, которая по общему правилу составляет три года; [51]

• фактическое существование должника (или его правопреемника).Также желательно оценить возможную позицию должника по отношению к вашему иску и проработать ваши аргументы по каждой из предполагаемых позиций должника в ходе судебного процесса.

Олемский Владислав Евгеньевич, юрист. Относительно сроков исковой давности важно отметить следующий момент. Некоторые юристы компаний, непонятно, по каким причинам, не различают процессуальные сроки, установленные соответствующим процессуальным кодексом, и сроки исковой давности, наивно полагая, что это одно и то же, и со «святой верой в правое дело» и легкостью в движениях ходатайствуют в судебных процессах о восстановлении им пропущенных сроков для взыскания либо обжалования какого-либо документа. В связи с этим следует понимать, что срок исковой давности – это срок, установленный соответствующим нормативно-правовым актом для защиты нарушенного права, а процессуальный срок определяет всего лишь период, в который должно быть произведено то или иное процессуальное действие уже после обращения в суд для защиты прав и законных интересов. Следует помнить, что действующее законодательство (статья 205 Гражданского кодекса РФ) и судебная практика (пункт 12 Постановления Пленума Верховного суда Российской Федерации и Пленума Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 28.02.1995 г. № 2/1; пункт 26 Пленума Верховного суда Российской Федерации от 12.11.2001 г. № 15 и Пленума Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 15.11.2001 г. № 18) предусматривают возможность восстановления срока исковой давности только в исключительных случаях и только в отношении физических лиц. При этом срок исковой давности, пропущенный организацией, а также индивидуальным предпринимателем по требованиям, связанным с осуществлением предпринимательской деятельности, не подлежит восстановлению независимо от причин его пропуска.

2. Определить суд, который будет полномочен рассмотреть соответствующее исковое заявление. При работе над указанной задачей необходимо решить два вопроса. Во-первых, какому суду – арбитражному, третейскому или суду общей юрисдикции – подведомственно соответствующее дело, а во-вторых, на какой территории будет происходить процесс.

Основной категорией дел, подведомственных арбитражному суду, являются дела по экономическим спорам и другие дела, связанные с осуществлением предпринимательской и иной экономической деятельности. Таким образом, если ваш должник – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, то иск должен быть рассмотрен арбитражным судом.

Судами общей юрисдикции в основном рассматриваются дела по спорам, возникающим из гражданских, семейных, трудовых, жилищных, земельных, экологических и иных правоотношений. Обращение за взысканием долга в суд общей юрисдикции, как правило, происходит, если ответчиком выступает физическое лицо, давшее поручительство за организацию, например ее учредитель или руководитель. Также обращение в суд общей юрисдикции может последовать, если ваш должник не имел официально зарегистрированного статуса индивидуального предпринимателя либо таковой статус прекратился к моменту, когда вы намереваетесь обращаться в суд. [52]

Что касается вопроса о территории, на которой должен происходить судебный процесс, то по общему правилу иск к физическому лицу подается по месту его жительства (нахождения), а к организации – по месту ее государственной регистрации. В то же время есть ряд исключений. Так, например, иск к юридическому лицу, вытекающий из деятельности его филиала или представительства, также может быть подан в суд по месту нахождения такового филиала или представительства. Иск, вытекающий из договора, в котором указано место его исполнения, может быть предъявлен также в суд по месту исполнения договора.

В том случае, если в договоре, из которого вытекает спор, стороны в качестве арбитра выбрали третейский суд, то именно ему будет подведомствен спор, вытекающий из соответствующего договора.

3. Подготовить исковое заявление в соответствии с требованиями закона. [53] Исковое заявление готовится в письменном виде и подписывается лицом, его подающим, либо его полномочным представителем. В том случае, если обращение осуществляется в арбитражный суд, то при подготовке искового заявления следует руководствоваться положениями статей 125–126 Арбитражного процессуального кодекса РФ. Если же обращение осуществляется в суд общей юрисдикции, то готовить исковое заявление необходимо с учетом требований статей 131–132 Гражданского процессуального кодекса РФ.

В целом требования обоих кодексов схожи, хотя и имеют некоторые различия. Общими являются требования о том, что в исковом заявлении указываются:

• наименование суда, в который подается исковое заявление;

• наименование истца, его место нахождения;

• наименование ответчика, его место нахождения или место жительства;

• требования истца к ответчику со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты, а при предъявлении иска к нескольким ответчикам – требования к каждому из них;

• обстоятельства, на которых основаны исковые требования, и подтверждающие эти обстоятельства доказательства;

• цена иска, если иск подлежит оценке;

• расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы;

• сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;

• перечень прилагаемых документов.

К исковому заявлению прилагаются документы:

• подтверждающие обстоятельства, на которых основаны исковые требования;

• об уплате государственной пошлины;

• о соблюдении претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;• о полномочиях представителя истца, если иск подписан не истцом, а его представителем, и т. п.

При обращении в арбитражный суд в соответствии с пунктом 9 части 1 статьи 126 Арбитражного процессуального кодекса РФ в обязательном порядке к иску должны прикладываться выписки из Единого государственного реестра юридических лиц или Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей с указанием сведений о месте нахождения или месте жительства истца и ответчика и (или) приобретении физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя либо прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или иные документы, подтверждающие указанные сведения или отсутствие таковых. Такие документы должны быть получены не ранее чем за тридцать дней до дня обращения истца в арбитражный суд. Согласно разъяснениям, данным в пункте 3 Постановления Высшего арбитражного суда от 17.02.2011 г. № 12, наравне с выпиской из ЕГРЮА (или ЕГРИП), выданной налоговыми органами, допускается прикладывать к иску в арбитражный суд распечатанную на бумажном носителе и заверенную подписью истца или его представителя копию страницы официального сайта регистрирующего органа в сети Интернет, содержащую сведения о месте нахождения юридического лица и дату их обновления. [54]

4. Отправить копию искового заявления должнику и иным участвующим в деле лицам заказным письмом с уведомлением о вручении [55] либо копию иска полномочному представителю должника под подпись на втором экземпляре. В том случае, если происходит обращение в суд общей юрисдикции, а не в арбитраж, у истца отсутствует законодательно установленная обязанность направить ответчику копию иска до момента обращения в суд.

Вместе с исковым заявлением в адрес суда может быть направлено ходатайство об обеспечительных мерах, например в виде наложения ареста на имущество должника в размере заявленных исковых требований. Также данное ходатайство может быть изложено в тексте искового заявления.Согласно положениям действующего процессуального законодательства, а именно статьи 139 Гражданского процессуального кодекса РФ и части 2 статьи 90 Арбитражного процессуального кодекса РФ, обеспечительные меры принимаются судом на любой стадии процесса, если их непринятие может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения значительного ущерба заявителю.