Экосистема работы с линейным персоналом

Также в отчете должны быть указаны города и общая укомплектованность персоналом в данном городе – это необходимо для того, что бы вы и руководство компании видели какая ситуация существует в конкретном городе.

Давайте на примере разберем единый отчет, которым я пользовалась. Данный отчет удобен: он информативный и требуется немного времени на заполнение.

Аналогично мы делаем отчеты по всем объектам. Таким образом, мы видим в отчете не только укомплектованность всего объекта, но и укомплектованность по конкретным должностям. Вся информация по вакансиям представлена следующим образом:

Аналогично объединяем объекты по городам и т.д. Также можно объединять объекты и по другим важным для вас признакам. В итоге мы получаем отчет с общей укомплектованностью по сети.

Итак, давайте теперь разберем по каждой графе: какую информацию мы вносим, откуда ее берем, ну и зачем она нужна.

«Штат» – эта графа обязательна, ее изменение в течение года невозможно. А если руководитель объекта планирует изменить свой штат – это не обходимо согласовать не только со своим руководителем, но и с директором по персоналу. Только после этого мы вносим в данную графу изменения. Эту графу я обычно блокирую, что бы никто не мог вносить изменения.

Почему это необходимо делать и обязательно запрашивать утвержденное штатное расписание?

1. Это в первую очередь определяет ФОТ, который утвержден, и которого необходимо придерживаться, так как от него зависят и другие финансовые показатели объекта.

2. Это отличный рабочий инструмент при работе с массовым подбором:

2.1. мы можем отслеживать актуальность открытых вакансий, а так же не принимать в работу необоснованно открытые вакансии;

2.2. мы сможем отследить увеличение потребности на объектах, связанную с сезонностью, так как обычно это фиксируется в годовом бюджете.

«Факт» – эта тоже обязательная графа. До внедрения данного отчета мы запрашиваем в отделе кадров информацию, – на какой должности, и какое количество сотрудников числится на каждом объекте. После этого вносим информацию в данную графу. В дальнейшем эту графу мы так же блокируем к изменениям.

Она будет меняться сама, так как мы пропишем в ней формулу, при которой эти изменения будут возможны, а выглядит эта формула, будет следующим образом: «=Первоначальное число, которое мы взяли в отделе кадров + количество принятых – количество уволенных». Таким образом, как только мы ставим в графы «принято» и «уволено» какие либо цифры, у нас меняется фактическое количество сотрудников, которое работает на объекте.

«Замороженные» – графа, которая обычно вызывает вопрос – «Что это?», а так же вопрос «Зачем эта графа?». Данная графа необходима в отчете, так как в компании возможны случаи, когда произошел спад потребительской способности покупателей, либо руководитель объекта защитил бюджет и ФОТ с учетом роста своей выручки, сотрудник работает в плотном графике и т.д. То есть по штату мы видим, что сотрудники объекту положены, но руководитель объекта говорит, что ему не нужен данный сотрудник сейчас. Тогда для того, чтобы не портить общую картину отчетности, а так же для того, чтобы просто так не посылать сотрудников на объект, мы ставим в графу «замороженное» количество сотрудников, которое сейчас не нужно.

Данные в эту графу вносит сотрудник отдела подбора, как только получает информацию от руководителя объекта. То есть эту графу мы не блокируем, она меняется сотрудником.

«Итого» – это графа, которая показывает нам количество открытых вакансий на данном объекте, в данном городе или на конкретной территории.

Мы ее всегда блокируем, что бы никто не мог внести изменения, и вся информация в отчете считалась корректной.

В данной графе мы прописываем следующую формулу «=штат – факт – замороженные», таким образом, мы получаем реальное количество открытых вакансий на данном объекте. Информацию по количеству открытых вакансий при такой форме отчета руководители принимают, так как она обоснована, а не взята из головы.

«Принято» и «уволено» – графы, которые помогают нам просчитывать реальное количество фактически работающего персонала на объекте. Так же мы видим, на какие должности приняты или уволены сотрудники, как работает сотрудник отдела персонала. Информацию для данных граф мы берем из отдела кадров, и сотрудник отдела подбора персонала проставляет эти данные в отчет.

Соответственно, как только сотрудник персонала проставит эти данные, все остальные данные в отчете поменяются автоматически.

«Укомплектованность» – данная графа заблокирована, данные считаются автоматически. Мы видим не только укомплектованность всего объекта, но и укомплектованность по конкретной должности.

Таким образом, данный отчет дает нам полную информацию по движению персонала в компании, укомплектованности по должностям, территории, городам присутствия и, в общем, по всей сети. Мы можем с разных ракурсов проанализировать информацию, которая представлена в данном отчете. К тому же этот отчет хорошо и быстро читабелен.

Отчет по открытым вакансиям. В некоторых компаниях не важна укомплектованность объектов, а важно количество открытых вакансий на определенных объектах, на определенной территории, по всей сети, а так же в разрезе каждой должности.

В связи с этим отчетность будет составляться, исходя из важности данной информации для руководителей компании. Если у вас есть автоматизированная программа подбора персонала, то составить данный отчет у вас не составит труда. Вы просто нажмете на кнопку составить отчет по открытым вакансиям и вот отчет уже готов.

Если же у вас нет автоматизированной системы массового подбора персонала, то мы опять возвращаемся к MS Excel и составляем отчет, который выглядит следующим образом. Информацию в общий отчет мы подтягиваем из отчетов специалистов отдела подбора персонала. Таким образом, как только сотрудник отдела подбора персонала внес изменения в свой отчет, автоматически изменяется общий отчет по компании.

Приведу пример, как выглядит такого отчета.

Честно скажу, мне не нравится такая форма отчета, так как он не очень читабельный лично для меня, но я встречала данную форму отчетности в нескольких крупных компаниях. Руководство компаний часто данный вид отчета устраивает, поэтому мы активно им пользуемся.

Соответственно, в данный отчет вы вносите все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, цифры указаны примерные.

Аналитические отчеты по работе отдела подбора персонала. Конечно, не только нам, но и руководству компании интересно проанализировать работу отдела подбора персонала не только на основе еженедельных, ежемесячных отчетов, но и с точки зрения сравнения периодов. Такой вид отчета поможет нам:

1. Оценить работу отдела подбора в целом;