Экстремальный тайм-менеджмент

Я сразу же сделал это, пока Макс был рядом, написав на чистом листе «Быстрые задачи». Таких мелких задач набралось около двадцати.

– Молодец, теперь тебе нужно каждый день выделять минимум один час на закрытие мелких дел. Помни: большое количество дел очень сильно давит на нас. Когда мы видим гигантский список – он нас пугает. А когда ты одним щелчком будешь закрывать за час-два много мелких дел, то освободишь время для решения более серьезных задач. Вообще, нужно стараться объединять мелкие дела в один блок и закрывать их быстро, все разом. Это гораздо эффективнее, чем если ты будешь постоянно прерываться во время большого дела на что-то мелкое.

– Да, с быстрыми задачами понял, что дальше? – спросил я.

– Теперь тебе нужно выделить из оставшегося списка срочные и горящие задачи. Те, которые нужно обязательно сделать завтра, послезавтра, на этой неделе.

– Макс, а как мне определить, какие задачи действительно критичны в ближайшее время? – с моей привычкой откладывать неприятные дела до последнего это был весьма актуальный вопрос.

– Посмотри, есть ли у тебя дела, не сделав которые ты рискуешь лишиться чего-то важного. Например, потеряешь или не заработаешь приличную сумму, упустишь возможность интересно провести время, испортишь отношения.

– Ясно. Если говорить о работе, это сдача подробного квартального отчета. Платон Аркадьевич предупредил, что, если вовремя не будет готово, о премии я могу и не вспоминать.

– Хорошо, что еще?

– Еще мне надо наконец оплатить коммунальные услуги, а то я уже второй месяц никак не соберусь. Три раза приходило письмо, что отключат электричество… Как бы действительно не отрубили, они могут. Это, пожалуй, срочное.

– Да, безусловно. А то будешь при свечах сидеть!

Макс посмотрел на мой уже изрядно уменьшенный список и сказал, что остальные срочные и важные дела можно доработать дома.

– А что делать с остальными делами? Например, я хочу купить путевку в Турцию. Но купить ее я смогу, только когда у меня будет готов загранпаспорт. Отдать документы на него я хотел завтра. Его будут делать примерно месяц. А как быть с делом, которое станет актуальным только через месяц?

– Хороший вопрос. Среди оставшегося списка дел нужно выделить задачи, в которых ты чего-то ожидаешь. Те, которые не можешь продолжить выполнять, пока не дождешься какого-то события, как в примере с путевкой. Находишь такое дело и выносишь его в отдельную категорию. Далее смело забывай про них, чтобы эти задачи не засоряли твой мозг до того момента, пока не наступит время заняться ими. В данном случае выполнение задачи зависит от того, когда тебе сделают паспорт. Когда он будет готов, ты вернешься к основной «ждущей задаче» купить путевку в Турцию.

– А почему я должен забыть об этих задачах? Может, пускай в общем списке висят?

– Основная цель, – терпеливо объяснял Макс, – это освободить твой мозг. Когда в голове огромная куча дел, это мешает сосредоточиться на небольшом числе вопросов действительно важных и сложных. Составление «списка ожидания» задач также позволит тебе еще немного разгрузить голову.

Я был очень благодарен Максу. Теперь многое встало на свои места. Я начал не только понимать, как нужно развивать себя в соответствии с Колесом жизни. Теперь я все отчетливее видел, как правильно справляться с задачами, которые появляются в моей жизни. Постепенно начинала вырисовываться правильная система планирования. По крайней мере в теории.

Я понял, что прежде всего нужно освободить свою голову от всех тех задач, которые висят в ней ежедневно, выписав их на бумагу. Затем – «похоронить» старые проекты, которые уже не актуальны. Оставшиеся рассортировать в различные категории: «Быстрые задачи», «Срочные и важные» и «Ждущие задачи».

– И еще, Глеб, раз уж мы сегодня с тобой заговорили об ответственности, хочу дать одно задание. Оно сильно продвинет тебя вперед. Тебе нужно научиться делать то, что ты сам себе говоришь и обещаешь.

– Что ты имеешь в виду, Макс?

– Если хочешь достичь невероятных успехов в карьере, отношениях, да и просто в жизни, необходимо выработать у себя привычку, которую я называю «Сказал = Сделал». То есть с этого момента то, что ты планируешь на завтрашний день и обещаешь выполнить сам себе или другим людям, ты это должен обязательно сделать. Если обещаешь кому-то, что позвонишь в пять часов, то ровно в пять ты позвонишь. Если же обещаешь что-то самому себе, то тем более должен сделать. Так что с этого дня не ложись спать, пока не выполнен план, который ты составил накануне вечером.

– И что, теперь совсем не спать? – с тоской поинтересовался я у Макса.

– Нет, просто стоит составлять реальные планы. Ведь какой смысл в плане, который априори невыполним?

– Пожалуй, никакого, – согласился я.

– Верно. Нет смысла составлять план, который заранее обречен на провал. Сейчас ты будешь постоянно недосыпать, если продолжишь обещать себе сделать то, что реально сделать не можешь. Либо научишься составлять реальные планы, которые выполняются. Главное, Глеб, перестань себя обманывать. Если составляешь план и обещаешь себе что-то сделать – будь честным с собой.

– Да какой смысл себя обманывать?

– Вообще-то, большинство людей постоянно и с огромной легкостью делают это. Они строят планы, заранее зная, что не выполнят их. Обещают что-то другим людям или самим себе, понимая, что, скорее всего, не смогут сдержать обещание. И утешают себя коронной фразой: «Ну ладно, попробуем, а вдруг получится, а если нет, то не так уж страшно». Естественно, когда они не выполняют план, то спокойно забивают на этот факт, уверяя себя и окружающих, что это была не столь уж важная задача.

– Да, я понял тебя. Не нужно обманывать самого дорогого тебе человека, самого себя, – припомнил я слова Макса.

– Это очень важная привычка, Глеб. И если планируешь в дальнейшем заниматься бизнесом либо серьезно расти в карьере, то без нее тебе никак. Когда твои слова не расходятся с делами, на тебя будут смотреть как на надежного человека. Такие всегда на вес золота. Все захотят иметь с тобой дело, люди сами к тебе потянутся. Потому что, сотрудничая с тобой, они будут чувствовать стабильность и надежность.

– Хорошо, Макс, я понял. Хотя это очень непросто.

– Никто и не говорил, что будет легко, – хитро улыбнулся Макс. – Давай завершать, последний вопрос – как у тебя с обучением?

– Сейчас ежедневно стараюсь читать что-то новое и интересное – как книги по саморазвитию, так и профессиональную литературу как по личностному росту.

– Молодец, старайся уделять саморазвитию как минимум полчаса в день, тогда будешь гораздо быстрее расти, чем все остальные! На сегодня все, пора расходиться, – резюмировал мой наставник.