Энциклопедия этикета
Шрифт:
Если вы хотите послать письмо лично какому-либо работнику фирмы, в таком случае после фамилии следует поставить слово «лично» («Private» — Англия, «Personal» — США, «Confidential» — Англия, США). Если такое обозначение отсутствует, то письмо в случае отсутствия адресата вскроет его заместитель.
В России сначала пишут на конверте почтовый индекс, за ним страну, город, улицу и завершают все фамилией и именем адресата. Во всех других странах сначала идет строка «Кому», а потом «Куда». После фамилии адресата пишется название фирмы, где он работает, ее почтовый адрес: номер дома, название улицы (именно в таком порядке). И заканчивают адрес названиями города, штата (графства, кантона и т. п.) и страны с указанием почтового индекса. Вот пример написания адреса в Лос-Анджелес, штат Калифорния:
Mr. Alexander Morris
Ed. In Chef «Modern Publisher»
Hollywood Blvrd, 642, LA
CA 10345 USA
Если адресат отсутствует, а фирме-отправителю известно его местопребывание, то перед названием фирмы обычно пишется сокращение «Care of (с/о)», обозначающее «Для передачи адресату». Если письмо адресовано фирме, а вы хотите, чтобы кроме руководителя письмо посмотрел кто-либо еще из ее сотрудников, то после адреса внизу ставится обозначение «Attention of Mr…» («Вниманию г-на…»).
При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная продукция» («By Book Post» или «Printed Matter»).
Ниже мы приводим принятые в международном почтовом сообщении сокращения на конверте.
Названия
| По-русски | По-английски | Сокращение |
|---|---|---|
| Бедфордшир | Bedfordshire | (Beds) |
| Беркшир | Berkshire | (Berks) |
| Букингемшир | Buckinghamshire | (Bucks) |
| Кембриджшир | Cambridgeshire | (Cambs) |
| Чешир | Cheshire | (Ches) |
| Корнуолл | Cornwall | (Corn) |
| Дорсет(шир) | Dorset(shire) | (Dors) |
| Дарем | Durham | (Dur) |
| Эссекс | Essex | (Ess) |
| Глостершир | Gloucestershire | (Glos) |
| Гэмпшир | Hampshire | (Hamts) |
| Хартфордшир | Hertfordshire | (Herts) |
| Айсл оф Уайт | Isle of Wight | (I of W) |
| Ланкашир | Lancashire | (Lancs) |
| Лестершир | Leicestershire | (Leics) |
| Линкольншир | Lincolnshire | (Lincs) |
| Норфолк | Norfolk | (Norf) |
| Нортгемптоншир | Northamptonshire | (Northants) |
| Нортумберленд | Northumberland | (Northd) |
| Ноттингемшир | Nottinghamshire | (Notts) |
| Оксфордшир | Oxfordshire | (Oxon) |
| Шропшир | Shropshire | (Salop) |
| Сомерсет(шир) | Somerset(shire) | (Som) |
| Стаффордшир | Staffordshire | (Staffs) |
| Суффолк | Suffolk | (Suff) |
| Суррей | Surrey | (Sy) |
| Суссекс | Sussex | (Sx) |
| Уорвикшир | Warwickshire | (Warks) |
| Уилтшир | Wiltshire | (Wilts) |
| Йоркшир | Yorkshire | (Yorks) |
Названия штатов США
| По-русски | По-английски | Сокращение |
|---|---|---|
| Алабама | Alabama | (AL) |
| Аляска | Alaska | (AK) |
| Аризона | Arizona | (AZ) |
| Арканзас | Arkansas | (AR) |
| Калифорния | California | (CA) |
| Колорадо | Colorado | (CO) |
| Коннектикут | Connecticut | (CT) |
| Делавэр | Delaware | (DE) |
| Дистрикт Колумбия | District of Columbia | (DC) |
| Флорида | Florida | (FL) |
| Джорджия | Georgia | (GA) |
| Гавайи | Hawaii | (HI) |
| Айдахо | Idaho | (ID) |
| Иллинойс | Illinois | (IL) |
| Индиана | Indiana | (IN) |
| Айова | Iowa | (IA) |
| Канзас | Kansas | (KS) |
| Кентукки | Kentucky | (KY) |
| Луизиана | Louisiana | (LA) |
| Мэн | Maine | (ME) |
| Мэриленд | Maryland | (MD) |
| Массачусетс | Massachusetts | (MA) |
| Мичиган | Michigan | (MI) |
| Миннесота | Minnesota | (MN) |
| Миссисипи | Mississippi | (MS) |
| Миссури | Missouri | (MO) |
| Монтана | Montana | (MT) |
| Небраска | Nebraska | (NE) |
| Невада | Nevada | (NV) |
| Нью-Хэмпшир | New Hampshire | (NH) |
| Нью-Джерси | New Jersey | (NJ) |
| Нью-Мексико | New Mexico | (NM) |
| Нью-Йорк | New York | (NY) |
| Северная Каролина | North Carolina | (NC) |
| Северная Дакота | North Dakota | (ND) |
| Огайо | Ohio | (OH) |
| Оклахома | Oklahoma | (OK) |
| Орегон | Oregon | (OR) |
| Пенсильвания | Pennsylvania | (PA) |
| Род-Айленд | Rhode Island | (RI) |
| Южная Каролина | South Carolina | (SC) |
| Южная Дакота | South Dakota | (SD) |
| Теннесси | Tennessee | (TN) |
| Техас | Texas | (TX) |
| Юта | Utah | (UT) |
| Вермонт | Vermont | (VT) |
| Вирджиния | Virginia | (VA) |
| Вашингтон | Washington | (WA) |
| Западная Вирджиния | West Virginia | (WV) |
| Висконсин | Wisconsin | (WI) |
| Вайоминг | Wyoming | (WY) |
В большинстве стран мира используются различные виды открыток: для официальной и неофициальной корреспонденции.
Небольшие сложенные открытки, предназначенные для неофициальной корреспонденции, используются в тех случаях, когда вы хотите написать небольшую записку, для которой не хватает места на визитной карточке. Личные открытки для неофициальной корреспонденции оформляются так же, как и визитные карточки. На них можно выгравировать, напечатать или нанести методом термографии любую надпись по вашему желанию. Такую открытку вы можете приложить вместо визитной карточки к любому подарку, написав несколько слов на ее внутренней стороне.
В ответ на различного рода поздравления, получаемые должностными лицами от незнакомых людей по случаю победы на выборах, присвоения почетного звания или назначения на государственную должность, принято посылать благодарственные открытки с тисненым шрифтом. Такие открытки заказываются фирмой вместе с бланками, визитными карточками, конвертами и т. п.
Открытки ко дню рождения, различным годовщинам и т. п. служат приятным знаком внимания со стороны окружающих.
На поздравительных открытках со стандартным текстом, которые выпускаются в большом количестве, желательно сделать маленькую приписку от руки, выразив личные чувства по поводу знаменательной даты. Отпечатанное стандартное послание не может заменить личного внимания.
Если открытка посылается от имени супружеской пары, то тот, кто ее пишет, обычно ставит свое имя последним. Слова «мистер и миссис» в подписи на поздравительных открытках не ставятся никогда.
Если на фирме существует традиция посылать клиентам и партнерам поздравительные открытки к Рождеству и Новому году, то их следует посылать на адрес офиса и от лица фирмы. Если партнер по бизнесу является одновременно вашим хорошим знакомым, то можно направлять поздравления ему и его жене на их домашний адрес, даже если вы с его женой не знакомы.
Если на открытке уже напечатано ваше имя или название вашей фирмы, необходимо лично подписать каждую посылаемую вами открытку.
Желательно добавить от себя хотя бы несколько слов, таких, например, как «наилучшие пожелания в Новом году». Если вы не напишете на отпечатанной открытке от руки личных поздравлений вашему адресату или хотя бы его имени, вы лишите послание его назначения — передать ваше чувство доброжелательности.
Их следует рассылать, принимая во внимание работу российской почты, которая в праздники бывает сильно перегружена, поэтому для оперативности лучше отсылать телеграммы.
Поздравления с Новым годом лучше посылать заранее, чтобы они дошли накануне или в день праздника. Это нужно соблюдать не только в деловых отношениях, но и с родственниками. Относительно же друзей или близких знакомых срок поздравлений может быть растянут и на первую неделю после Нового года, всех остальных можно поздравлять в течение января.
Поздравлять с днем рождения загодя не принято!
Если письмо написано на компьютере, то внизу распечатки, рядом с компьютерной версией подписи должна присутствовать и роспись авторучкой.
Если вы распечатываете письмо на принтере, перед отправкой обязательно взгляните на него — недопустимо, чтобы на бумаге присутствовали фрагменты некачественной печати.
Если вы отправляете письмо по электронной почте, но в формате PDF, то в программе Adobe Acrobat имеется функция электронной подписи, которую можно сделать с помощью мыши.
Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление. Внешний вид делового письма, то есть конверт и бумага, на которой оно написано, должен быть безукоризненным. Иначе письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу.
Если вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.
Стандартное деловое письмо выполняется по следующей схеме:
Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у вас нет приличной авторучки или вы не очень уверенно владеете пером.
Деловую переписку можно разделить на две категории: письма с предложениями продать (продукты, товары, услуги, заявление о приеме на работу и др.) и письма с предложениями купить (продукты, услуги и др.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и др.) можно отнести к производным от переписки первых двух категорий.