Энциклопедия этикета

Стратегия и стиль таких писем различные. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, так как продать что-то всегда намного труднее, чем купить. Но в любом случае при написании всех типов писем следует руководствоваться английской формулой KISS — «Keep It Short and Simple» («Делай это кратко и просто»).

Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать!

Закончить письмо следует прямым указанием, что вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.

Шрифт для деловых писем используйте стандартный, если это не поздравительное письмо (как правило, в программе Word это Times New Roman или Arial), с размером 12. Если письмо недлинное, то лучше избрать 14-й кегль, чтобы ваш адресат не напрягал глаза.

Слова «Вы», «Вам», «Ваше», «Вашему» пишутся с прописной буквы.

Если вы пишете письмо за границу, то никогда не старайтесь перевести его дословно со своего родного языка на иностранный. Стандарты везде разные. Приготовьте банк данных из писем, на которых вы учились: вы их получали, и они представляются вам образцовыми. Кроме того, приобретите соответствующую литературу по этому вопросу. После адаптации исходного текста к текущему моменту у вас получится готовое письмо.

Ваше письмо, содержащее предложение о сотрудничестве, а также информацию о продуктах и услугах компании, должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз! Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях, и их надо выстраивать.

Перечислите достижения, преимущества вашей компании, ее продукта, сервиса (излагать это нужно честно, без излишних преувеличений, поскольку любую информацию в наши дни можно легко проверить).

Перечислите основные достоинства, новшества, преимущества предлагаемого продукта и услуг.

Укажите сегмент рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определите потенциальных потребителей.

Далее следует конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и др.

Если вы прилагаете образцы продукта, объясните, какие это продукты из серии предлагаемых.

Выразите готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

На заманчивое предложение о сотрудничестве постарайтесь ответить по возможности срочно, если оно стоящее. Наверняка, его автор послал такие же письма вашим конкурентам.

Ответ может быть отрицательным или нейтральным (если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут принять окончательное решение). В любом случае письмо следует закончить вежливо.

Если вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.

Поблагодарите за письмо, указав продукты, товары, услуги и др., которые были предложены вашему вниманию.

Сообщите о положительных результатах экспертизы предложенных товаров, проведенной в вашей компании.

Перечислите вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.

Предложите встречу с вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.

Выразите надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробел для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Цель запроса или требования — получить информацию, помощь или некое желательное для вас действие со стороны вашего aдресата.

В начале письма дайте ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании.

Кратко представьте себя, свою фирму.

Объясните, почему вы пишете это письмо, изложите ваш интерес.

Объясните, что бы вы хотели получить от адресата.

Закончите письмо стандартной фразой типа «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Ответ на запрос или требование обычно пишется по такому плану.

Вначале сделайте ссылку на письмо с запросом.

Укажите ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.

Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.

Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и др.

Сообщите о вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.

Заключительная фраза может быть продолжением предыдущего абзаца.

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.

Сошлитесь на предыдущее письмо, по которому производился заказ продукта.

Повторите условия, на которых вы заказываете продукт, — цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.

Подтвердите заказ, указав, что бланк с заказом прилагается.

Предложите условия платежей.

Укажите сроки и условия доставки.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Ответ на письмо-заказ осуществляется по стандартному плану.

Выразите благодарность за заказ продукта.

Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.

Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.