Fast-менеджмент. Управлять - это просто, если знаешь как

Классификация чужих подчиненных

Классификацию чужих подчиненных лучше делать путем наблюдения. Для этого очень хорошо подходят производственные совещания с большим количеством участников. После небольшой практики можно уверенно классифицировать категорию сотрудника, просто наблюдая за его поведением со стороны.

Роль экспертов в любом совещании почти всегда принадлежит Умникам – они вникают в суть обсуждаемых проектов, задают вопросы, предлагают решения. Они, и только они, знают, о чем идет речь. Если вас интересует понимание сути вопроса – спрашивайте у Умников.

Коммуникаторы на совещаниях предпочитают не высовываться и тихонько обсуждать происходящее между собой. Если же они вынуждены высказаться публично (например, если Коммуникатор – один из тех, кто проводит совещание), то обсуждают не суть дела, а то, кто и как к нему относится. Техническая и организационная суть вопроса их мало интересует или же они не способны в ней разобраться. Зато они отлично разбираются в отношениях: кто поддерживает решение, а кто нет, кто и с кем дружит, кто с кем враждует и т. д.

Трудяги на совещаниях откровенно скучают. Им кажется, что все вокруг заняты ерундой и отвлекают их от важных дел. Время от времени они требуют прекратить болтовню и сказать им, что конкретно нужно сделать, или позволить им уйти и заняться действительно важными делами.

Организаторы занимаются тем, что отслеживают, как в результате обсуждения изменяется перераспределение властных полномочий, особенно между присутствующими. Им часто не очень важен обсуждаемый вопрос, но предельно важно, как принятые решения повлияют на изменение их собственных властных полномочий и на перераспределение власти между другими руководителями.

Как использовать эти знания на практике

Зная разделение сотрудников на категории, начинаешь понимать, что без принятия специальных мер любое совещание никогда не будет результативным, поскольку все присутствующие преследуют разные цели и говорят на разных языках.

Распространенная практика, когда выполнять решение поручают тому, кто его придумал, совершенно очевидно является малоэффективной. Придумавший решение (если он это делал сам, а не просто докладывает чужие результаты) является Умником, который, скорее всего, не способен сам реализовать свою идею. Или же сделает это не самым лучшим образом.

Генерировать идею должен Умник, внедрять ее – Организатор, исполнять – Трудяга, а создавать правильное общественное мнение по отношению к проекту и презентовать достигнутые результаты – Коммуникатор.

Задание 9. Классификация сотрудников по категориям ТУКО

В своем подразделении классифицировать всех сотрудников по категориям.

1. В разделе «Трудяга» указать, какое дело сотрудник уверенно делает и каких результатов добивается.

2. Относительно категорий «Умник», «Организатор», «Коммуникатор» указать, что у сотрудника получается отлично, хорошо и удовлетворительно. Для каждого сотрудника привести примеры ситуаций, использовавшихся для тестирования, и обоснование, почему ему присвоили ту или иную категорию.

3. Классифицировать по категориям (не менее 3 примеров на каждую):

а) себя самого;

б) своего начальника;

в) руководителей тех подразделений, с которыми вы общаетесь чаще всего.

Только при таком гармоничном сочетании достигается максимальная эффективность работы.

Уровни зрелости сотрудников

Существует несколько уровней взросления сотрудников, и каждый из этих уровней предполагает свои методы общения с ними.

Уровень 1. «Детство»

На этом уровне находится сотрудник, только что попавший в организацию. Он еще ничего не знает о ней, включая простейшие вопросы: где находится туалет, где курилка, каков режим работы организации в будни и праздники, кто выдает письменные принадлежности, кто кому подчиняется и т. д. Его полезность для организации находится на начальном уровне.

На этом этапе человек, попавший в компанию, еще не питает к ней какие-либо нежных чувств. Он вообще еще не ассоциирует себя с компанией. Пока он мыслит категориями: «я» и «они». Главная мысль: «они» возьмут меня на работу или нет? Основу его отношения к компании составляют любопытство, настороженность и желание закрепиться на новом месте. Это период взаимного знакомства и оценки.

Для сотрудника, находящегося на этом уровне, характерны:

отсутствие преданности, веры и инициативы;

потребность в четких и детальных указаниях для выполнения работы;

низкая продуктивность (обычно не более 10–20 % потенциальной);

ориентированность на материальную составляющую мотивации: что я с этого буду иметь?

Интересно, что, едва попав в компанию, сотрудник может начинать легко генерировать идеи. Что-то вроде «как у вас тут все запутано, а давайте мы это переделаем». В этот момент самая лучшая тактика – сказать ему «придержи пока свои мысли при себе и делай то, что тебе сказали». На первом уровне сотрудник генерирует идеи от лени – ему лень учить, как здесь все устроено, и поэтому он предлагает все переделать так, как ему удобно.

С другой стороны, у нового сотрудника «свежий взгляд», он может заметить то, к чему вы уже давно привыкли. Поэтому желательно эти идеи записать и в свободное время обдумать. Может, они натолкнут вас на какую-нибудь умную мысль.

Для людей первого уровня зрелости задачи ставятся несложные или же вся работа должна быть разбита на небольшие шаги, а за самим исполнителем нужен глаз да глаз.

Степень детализации задания – подробные пошаговые инструкции.

Пример

Задание для сотрудника на уровне «детство».

Предположим, новому сотруднику дают задание разослать письма

по списку клиентов о сезонной акции со скидками на определенные

виды товаров. Подробная пошаговая инструкция должна описывать

все этапы выполнения задания.

1. Пойдешь к Ивану Ивановичу в кабинет 33 и скажешь, что по моему приказу он должен дать тебе список клиентов для этой акции.

2. Светлана в кабинете 31 даст тебе типовую форму письма о нашей сезонной акции. По этой форме напишешь индивидуальное письмо для каждого клиента из списка. Отдашь письма Светлане, она их проверит и подпишет.

3. У Светланы возьмешь конверты, каждое письмо упакуешь в отдельный и напишешь на нем адрес.

4. Конверты с письмами отнесешь в административный отдел в кабинет 25, передашь Светлане Ивановне, она у нас отправляет всю почту. Возьмешь у нее расписку о том, сколько она приняла писем к отправке.

5. Если будут вопросы, обращайся к Светлане.

6. Как только выполнишь задание, придешь ко мне в кабинет 34 и принесешь с собой расписку и копию письма вот этому клиенту.

Продолжительность данного периода специалисты склонны оценивать по-разному. Одни считают, что он длится до окончания испытательного срока. Это связано с тем, что в течение этого периода для человека главное – «прижиться» в данной компании.

Другие считают, что первый этап не обязательно совпадет по продолжительности с испытательным сроком и в среднем может продлиться от полугода до года – пока человек не изучит внутреннюю систему работы компании. Срок прохождения первого уровня можно существенно сократить за счет специальных процедур, облегчающих вхождение нового сотрудника в должность.

В идеале первый уровень заканчивается, когда сотрудник прошел испытательный срок и принят на работу Самый лучший способ сообщить ему об этом – в торжественной обстановке похвалить, поздравить и сказать, что он принят. Обычно такое простое действие очень повышает мотивацию сотрудника.

К сожалению, в большинстве компаний руководители этого не делают и относятся к сотруднику по принципу: если твой испытательный срок закончился, но тебя никто не выгоняет, значит, ты принят. Понятно, что ни о какой положительной мотивации речи не идет. Наоборот, сотрудник некоторое время находится в недоумении и расстроенных чувствах: он не может понять, то ли его приняли, то ли уволили, но забыли об этом сообщить. На всякий случай он ведет себя «тише воды, ниже травы» и продолжает бояться. Только через несколько недель приходит осознание, что раз все настолько затянулось, то, наверное, он все-таки принят. Но это осознание проходит буднично и никакого всплеска радости от принятия уже нет. Фактически человек задерживается на первом уровне как минимум на несколько недель.