Фокус: Достижение приоритетных целей
Шрифт:
Вы обращали внимание – в верхней части газеты USA Today бывают небольшие квадратные выносы, содержащие определенную информацию? Недавно я прочел одну такую заметку, посвященную проблеме эффективности. В ней говорилось, что служащие ежедневно проводят 45 минут в поисках материалов, которые они не могут сразу найти. 45 минут каждый день. Почти час, который можно использовать гораздо эффективнее.
Мы привыкли учить людей справляться с потоком бумаг; теперь на помощь приходят новые технологии. Некоторые начинают пользоваться исключительно карманными компьютерами. В принципе с их помощью можно делать все – сохранять заметки, записывать контакты, планировать мероприятия, намечать задачи. Но какая из этих четырех процедур
Техника – это слуга, а не хозяин
Говорит Стивен Кови
Помните: техника – это слуга, а не хозяин. Не становитесь ее рабом, не позволяйте ей себя контролировать. Если она не нужна, научитесь ее отсоединять. Если я обедаю со своей семьей, то отключаю телефон. Конечно, если речь идет о хирурге, который обязан ответить в экстренной ситуации, то он так не поступит. Решайте сами, чего от вас требует ситуация. Вы лучше знаете, когда техника нужна, а когда ее следует выключить. Выполняя какую-то механическую работу, вы можете параллельно отвечать по голосовой и электронной почте, опять-таки, если речь идет о простых сообщениях. Даже если вы занимаетесь гимнастикой. Я часто разговариваю по телефону, крутя педали велотренажера. Вам решать, как вы будете использовать технику. Не становитесь ее рабом, как многие другие. День таких людей буквально подчинен технике; она забирает большую часть их творческой энергии. А силы следует приберечь для решения новых задач и неожиданных проблем. Например, договоритесь с коллегами, что вы не будете дергать друг друга в те часы, которые для вас особенно плодотворны. Даже если у вас намечено собрание, формулируйте его цели в соответствии с первым и вторым квадрантами, т. е. ставьте важные задачи, а третий и четвертый квадранты игнорируйте; не поддавайтесь заблуждениям и не теряйте время зря. Если в первом квадранте, «Необходимость», нет ни одной горящей задачи, занимайтесь делами из второго квадранта, «Эффективность и баланс».
Помните: главное – ставить на первое место то, что этого действительно заслуживает. Многие поступают иначе: второстепенное выдвигают на первый план, а значимое откладывают. Они понимают, что пренебрегают своим здоровьем, семьей, целостностью личности, но их затягивает компьютерная программа или социальное окружение, которые буквально отнимают у них все то, что действительно важно.
Сегодняшний мир насыщен техникой, и нужно внимательно следить за тем, чтобы она вас не поработила. В среднем отец проводит с ребенком пять минут в день, а около телевизора – два часа, заявляя, что у него «нет времени», чтобы заниматься с детьми.
Помните основной философский принцип: научитесь говорить «да» тому, что для вас важно, и «нет» – срочному, но не необходимому. Главное – несомненные приоритеты. Не посвящайте весь свой день голосовым сообщениям или электронной почте; это лишает вас творческой энергии. Господин – вы, а техника – только ваш слуга. Не поддавайтесь ее соблазнам.
Страница дня
Говорит Стив Джонс
Давайте поговорим о «Странице дня». Планированием дня следует заниматься, когда уже составлена программа на неделю.
Планирование дня состоит из трех этапов.
Какова задача первого этапа, все помнят? Итак, программа дня.
Сначала нужно просмотреть, какие встречи намечены на сегодня. Заметьте, что это могут быть голосовые и электронные сообщения, которые вы должны кому-то послать. Слушатели ознакомили нас со своими тактиками работы с голосовой и электронной почтой. Кто-то просматривает сообщения несколько раз, кто-то – только дважды: в начале и в конце рабочего
дня. Но на это следует выделить специальное время, что вы обязательно сделаете, особенно увидев запись в календаре.Итак, встречи просмотрены. Какой шаг следующий? Составление реального перечня дел. Итак, я смотрю на перечень задач, смотрю на имеющееся время и выбираю дела, которые собирался сделать сегодня. Какие-то из них были намечены еще на стадии недельного планирования, но теперь нужно записать конкретные задачи, которые нужно обязательно выполнить сегодня. Здесь полезно вспомнить, что навык планирования дня – полезная привычка, он очень помогает.
Итак, второй шаг – составление реального списка дел. И на первом месте в нем стоит планирование дня. Я рекомендую вам включать этот пункт в список. Очень полезно приучить себя считать планирование дня специальной задачей. С этого всегда нужно начинать.
Далее. Я вспоминаю, что нужно купить кому-то свадебный подарок… Позвонить администратору курсов обучения грамоте… Помните наш пример с Дженнин, женщиной-менеджером? Тогда мы не рассматривали ее цели, однако в списке намеченных ею целей фигурировало намерение заняться обучением грамоте на общественных началах, в качестве волонтера. Такая задача соответствовала ее личным ценностям… Закончить отчет по продажам… Просмотреть профильный журнал… Кто из вас получает профессиональную периодику, чтобы быть в курсе событий? Мне кажется, это особенно важно для специалистов технического профиля… Нужно позвонить Венди по поводу бюджета… И еще насчет командировки…
Итак, перечень дел составлен. Что нужно делать дальше? Правильно, расставить приоритеты, распределить дела по категориям в соответствии с их значимостью: А, Б и В. Это не занимает много времени, но это важно. Для упорядочения дел по значимости в нашем органайзере есть специальный столбец. В других бумажных органайзерах его может не быть. В компьютерных программах предусмотрены опции, позволяющие сортировать записи по уровню значимости. В Outlook Express это высший, средний и низший уровни важности. При составлении плана на день процедура сортировки позволяет быстро принимать необходимые решения.
Таким образом, я просматриваю перечень дел. Планирование дня – это дело по важности относится к категории А, а покупка подарка к свадьбе – к категории В. Звонок администратору – категория А. Почему? Потому что общественная работа соответствует моим ценностям, и я должен быть уверен, что позвоню на курсы сегодня. Для меня это важно. Завершение отчета по продажам – категория Б. Чтение специального журнала – категория А. Звонок Венди – категория Б, звонок сотруднику, отвечающему за командировки, – тоже Б. Итак, я быстро просматриваю список дел и расставляю приоритеты.
Теперь еще раз прохожусь по всему списку. Зачем это нужно? Правильно, в каждой категории я тоже расставляю дела по значимости. А1 – составление плана на день, А2 – звонок администратору курсов обучения грамоте, А3 – чтение специального журнала. Итак, упорядочены первоочередные дела. Теперь список Б – средняя степень важности. Б1 – телефонные переговоры по поводу поездки; Б2 – завершение отчета по продажам; Б3 – звонок Венди. К категории В – «наименее важные дела» – было отнесено только одно дело. Обозначим его как В1. Все происходит очень быстро; я просматриваю список и уже готов к работе. Правильно – я уже заслужил право вычеркнуть первое дело из перечня.
Затем я перехожу к делу А2: звоню администратору курсов обучения грамоте и узнаю, что нужно, чтобы стать волонтером. Звонок сделан; пункт плана отмечен, и сейчас всего 8.30 утра. Теперь чтение профессионального журнала. Насколько вероятно, что в столь ранний час вы схватитесь за специальную литературу и начнете ее читать? Если в журнале нет ничего, что мне обязательно сегодня понадобится, скорее всего, я его отложу. Я по-прежнему буду считать это «важным» делом на сегодня, но займусь им чуть позже. Выполнение пункта плана можно отсрочить, но такое решение должно быть обдуманным. Для него должны быть разумные основания; это не простая проволочка.