Фокус: Достижение приоритетных целей

Говорит Стивен Кови

Знаете, что я понял, размышляя о недельном планировании? Если им не заниматься, вашей жизнью начнут управлять кризисы. Говорю это совершенно серьезно. Я встречал людей, составляющих планы на день в соответствии с принципами, о которых мы с вами говорили. Однако сама природа краткосрочного планирования обрекает их на кризисное мышление, соответствующее первому квадранту. То же самое характерно и для мышления, соответствующего третьему квадранту, так как здесь вы начинаете смотреть на мир чужими глазами и ориентироваться на ценности других людей. Вы усваиваете культуру необходимости. Она очень распространена, она давит на вас и окружает вас повсюду. Но, если задуматься, неотложное не обязательно является действительно важным, поэтому будьте осторожны с планами на день.

Чтобы планирование было разумным и сбалансированным, самый короткий срок, на мой взгляд, – это неделя. Причем такая программа должна строиться с учетом долговременных целей и ценностей. За недельным планированием следует планирование по дням. Здесь уже учитываются конкретные обстоятельства. В течение недели может случиться все что угодно; всего предвидеть нельзя. Возможны неожиданные события, кризисы, да мало ли что. Нужно уметь перестраиваться; всем это известно. Для решения подобных задач и предназначено планирование на день. Вы приспосабливаетесь к ситуации и в момент выбора принимаете целостные решения. Иначе говоря, прислушиваетесь к тому, что вам подсказывает ваше обученное сознание. Каким образом обученное? Да благодаря вашей системе ценностей, вашим размышлениям. Вы советуетесь со своим сознанием, и ваш внутренний голос говорит: «Сегодня обстоятельства изменились, мне надо скорректировать недельные планы. Произошло что-то новое. Но не стоит дергаться из-за мелочей. Сначала сделаю более важные дела». Ситуацию всегда нужно учитывать.

Я уделил много внимания недельному планированию, чтобы предостеречь вас от кризисного мышления и кризисного управления временем. Правда жизни такова, что события случаются, когда их совсем не ждешь. Это требует от нас каждодневных изменений и перестроек; иногда даже на протяжении нескольких часов.

Но если в вас глубоко укоренились принципы, отражающие вашу систему ценностей и вашу цель, то в ситуации выбора сознание само подскажет правильное решение. Не следует считать себя виноватым, если нет возможности реализовать долгосрочный план и приходится приспосабливаться к неожиданным, но важным обстоятельствам. Может возникнуть серьезный кризис или что-то еще. Не стоит из-за этого переживать. Сохраняйте на лице улыбку. Планируйте день в соответствии со своей жизненной философией и основными ценностями, и вы сможете приспособиться к неизбежным ежедневным переменам. Знаете, к чему это приведет? Если не пренебрегать недельным планированием, то постепенно вы обнаружите, что программу дня не нужно слишком существенно менять. Вы все время находитесь в состоянии готовности, и поэтому любая неожиданность уже не воспринимается как кризис. По крайней мере можно правильно оценить ее значение.

Целостный подход к принятию решений означает, что вы руководствуетесь своим сознанием. На чем бы вы ни остановились, вы принимаете любой свой выбор без сожалений. А если вы о чем-то вовремя не вспомнили, к этому можно будет вернуться позже. Но даже если забыли что-то важное, значит, в этот момент оно было не столь важным, как то, что оттеснило его на второй план.

«Выбор больших камней»

Говорит Стив Джонс

В квадрант № 2 попадают важные вещи. Откуда они появляются? Роли, отношения, ценности, цели – все это помогает нам сделать второй шаг. Назовем его «выбором больших камней». Что потребует наибольшего внимания на текущей неделе? Опять, как обычно (я снова должен подчеркнуть этот момент), заполняя органайзер и выбирая «самые большие камни», вы должны сказать себе: «Вот моя роль. Что в соответствии с ней важно сделать на этой неделе? Именно на этой неделе что важнее всего для данной роли?» Такие вопросы помогают выбирать «большие камни» – дела, связанные с конкретными отношениями с людьми.

Так следует поступать всегда, когда предстоит «затачивать пилу», определяясь со своими приоритетами, будь то отношения с супругом или руководителем рабочей группы. Есть дела, которые требуют моего особого внимания именно на этой неделе. «Ради своей физической формы я три раза буду заниматься йогой. Чтобы поддерживать дружеские отношения, буду обедать с Джош и Мэри. Теперь умственная и духовная сферы: я почитаю периодику по моей специальности и проведу время на реке. В отношении супруга: поедем куда-нибудь вместе в выходные дни. В качестве руководителя рабочей группы: составлю программу встречи, подведу итоги работы».

Обычно мы начинаем с программы на день и только потом думаем о занятиях, которые относим ко второму квадранту, т. е. важных, но не срочных дел. Поэтому на них и не остается времени, а мы продолжаем говорить: «Когда-нибудь, когда его будет побольше…» Но дело не во времени. Дополнительных часов взять неоткуда, но их можно изыскать.

Составляя план на неделю, мы рассматриваем время, которым при этом располагаем, и прежде чем расписывать каждый день, находим место для самых крупных «камней» на этой неделе. Некоторые из них могут относиться к первому квадранту, который, как вы помните, мы назвали «Необходимость». Они связаны с нашими ценностями, целями, ролями, и мы учитываем их в своем плане на неделю. Это третий этап недельного планирования. Я просматриваю свои роли, выбираю самые крупные «камни», которым нужно уделить внимание, а потом расписываю время. К ежедневному планированию мы перейдем через минуту.

Вы увидите, как этот «компас» поможет вам подготовиться к очередной неделе. Приступая к конкретному планированию, вы, возможно, выберете какие-то мероприятия и отведете им время на страницах органайзера, соответствующих дням недели. Если вы ставите перед собой задачи, собираетесь сделать что-то конкретно или просто хотите обратить на какое-то дело больше внимания, то эти общие задачи так и остаются в вашем «компасе» и не обязательно переходят в планы на день. Такими общими задачами могут быть, например, такие: «больше разговаривать с детьми» или «терпеливее к ним относиться». Просматривая свой «компас», вы каждый день будете видеть эти задачи.

Здесь опять возникают обязательства. Вернитесь в своем органайзере на страницу, соответствующую сегодняшнему дню. Там вы увидите обязательство № 3: составить план на каждую из ближайших трех недель. Это значит, что каждый раз по прошествии 21 дня вы должны делать такую работу.

Планирование дня

Теперь перейдем к пику «Пирамиды эффективности» – «Планированию дня». Ежедневное планирование представляет собой итог работы с пирамидой в целом. Мы начали с того, что перечислили свои ценности и раскрыли, как их понимаем. В соответствии с ценностями наметили цели, а также сроки и последовательность шагов по их достижению. Затем, перейдя к «Планированию недели», мы рассмотрели свои роли и связанные с ними отношения с людьми. Используя такой «компас», мы наметили основные дела, на которых нужно сосредоточиться, и определили, чему следует уделить время на этой неделе, – наши «большие камни». Таким образом, мы запланировали для себя дела, относящиеся ко второму квадранту важного, но не срочного.

Теперь переходим к планированию дня. Уже пора это сделать. У нас есть то, что было намечено при планировании недели; теперь следует расписать оставшееся время. При этом несколько минут в начале каждого дня следует подумать, какие неожиданности могут произойти.

Планирование дня складывается из трех этапов.

Во-первых, просмотрите, какие встречи у вас намечены. Почему вы считаете, что их следует провести именно сегодня? Возможно, вам просто хочется (или не хочется) там быть. О каких-то встречах вы договорились заранее, значит, их можно не обдумывать, этот пункт плана уже определился. Иногда нужно предусмотреть дополнительное время на то, чтобы добраться до назначенного места. Итак, в первую очередь следует проанализировать встречи.

Второй шаг состоит в составлении «реального перечня дел». Вот как он готовится. Каждый день нами овладевает искушение включить в этот список все, что мы собираемся предпринять. Его можно озаглавить так: «Нужно сделать». Кто из вас составляет подобный список? Начатый в понедельник, он зачастую так и остается невыполненным до пятницы. А что вы делаете, когда осуществляете какой-то пункт плана? Вычеркиваете его. Почему? Разумеется, потому, что это приятно. Нам недостаточно просто пометить выполненное галочкой. Еще бы! Мы берем толстый маркер и приканчиваем этот пункт плана. «Смотри-ка, все сделано…» Мы вычеркиваем его со вздохом облегчения. Это чувство буквально нас переполняет.

А вы знаете, что подобная реакция на завершение дела имеет биологическую природу? Мы что-то закончили, и мозг стимулирует выделение гормона, наполняющего тело радостью. Это приятное чувство вызывают эндорфины, самая чистая из известных форм морфия, но, в отличие от наркотиков, они не запрещены. Естественная реакция организма… Мы ощущаем ее, завершая какое-то дело. Вы не верите, что пункт списка вычеркивается ради приятного ощущения? Тогда я задам вам вопрос: что вы делаете, когда завершаете какое-то дело, берете свой список, чтобы вычеркнуть этот пункт, и не находите? Вы его туда вносите, чтобы иметь возможность тут же вычеркнуть, не так ли? Нам не хочется лишать себя столь приятного переживания. Мы делаем это, даже не задумываясь. Награда заслужена, и мы должны ее получить. Кстати, если вы не внесете забытого дела в список и не вычеркнете его, то забудете о нем. А помнить о том, как используется время, полезно.