Госслужба на 100%. Как все устроено

Нам было грустно, что никто нас не будет уговаривать померить давление в специальных пунктах в городских парках, что не для нас предназначен красивый красный ящик для отзывов на стене больницы и что плакатики на дверце лифта «Поднимись пешком!» тоже повесят не для нас. Уехали в Москву, задумавшись, как много можно сделать хорошего и полезного, отказавшись от установки «Все бесполезно!».

Глава 5. Эффективность: управление оперативными процессами на госслужбе

В бизнес-среде распространено мнение о госслужбе как стабильной, упорядоченной, рутинной деятельности, где все отлажено за сотни лет, все планомерно и предсказуемо, а люди уходят с работы строго в 18:00. Это представление чрезвычайно далеко от истины.

В разных госструктурах и на разных должностях рабочие процессы могут быть организованы по-разному. Но в целом сотрудники, и особенно руководители, в госорганах работают много, интенсивно, в условиях жесткого контроля сроков, частых изменений планов, мощного потока документов, постоянных «новых вводных» со стороны руководства.

При этом государственные органы нередко генерируют значительное количество лишних документов, бессмысленных совещаний, ненужных отчетов. В результате теряется управляемость и самые благие инициативы и разумные планы вязнут в болоте согласований, размытой ответственности, бюрократических нестыковок.

Поэтому эффективный тайм-менеджмент на госслужбе, постоянное повышение операционной эффективности – это гораздо больше, чем просто вопрос правильной организации рабочего времени. Это один из самых существенных факторов управляемости, без которого государственная машина обречена на пробуксовки и работу вхолостую.

Контроль исполнения поручений

Над любым чиновником висит дамоклов меч, именуемый «контролем исполнения». Знаком он и сотрудникам крупных корпораций, особенно государственных; в малом и среднем бизнесе встречается намного реже. Многие эксперты говорят об «управлении по поручениям» как серьезной проблеме наших госорганов: вместо размеренной реализации основных функций чиновник вынужден «отрабатывать» поручения, нередко носящие стихийный, несистемный характер.

Любое сколько-нибудь значимое поручение ставится на контроль: в меньшинстве госорганов в бумажном формате, в большинстве – в системах электронного документооборота (СЭД). В определенный срок от исполнителя ожидают «закрытия» поручения. При этом крайне важно не только исполнить задачу, но и своевременно об этом отчитаться соответствующим документом: официальным письмом, служебной запиской и т. п.

Критически важен «уровень контроля», на котором стоит поручение. Понятно, что вопрос, «стоящий на контроле» Администрации Президента, заместителя федерального министра или начальника департамента региональной администрации, – это разный уровень ответственности.

Для того чтобы справляться с потоком поручений, эффективному госслужащему, помимо работы с корпоративной системой электронного документооборота, крайне важно поддерживать собственную систему обзора и контроля всего, что ему поручено, а если у него есть подчиненные – то и всего, что поручено им. Для такого обзора используются и программные продукты (Outlook, Lotus и т. п.), и бумажные ежедневники.

Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:

«В случае если вы конечный исполнитель и вы понимаете, что даже бессонной ночи вам не хватит для того, чтобы уложиться в срок по поставленной задаче, то запросите дополнительные ресурсы у руководства. Невыполнение задачи гораздо хуже, чем перебороть страх и самолюбие и запросить дополнительные ресурсы.

В условиях аврала лично я всегда вспоминаю, что человек как личность растет именно в стрессовых ситуациях, поэтому нужно воспринимать такие моменты как вызов, который способен поднять вас на новый уровень, преподать новый опыт. Ведь каждый из нас может вспомнить ситуации в своей работе, когда то, что раньше ему казалось авралом, сейчас может быть решено гораздо быстрее и качественнее.

Как правило, стрессовые, авральные ситуации возникают нечасто, имеют цикличный характер: квартальный отчет, форум, совещания и т. д. Поэтому по возможности нужно уметь предвидеть подобные ситуации и быть готовым к ним. “Руководить – значит предвидеть”. Если же аврал имеет систематический характер, то нужно посмотреть, правильно ли вы организовали свою работу».

Напишите нам на [e-mail] и получите бесплатно комплект электронных материалов, полезных для настройки личного контроля поручений и гибкой системы личного планирования. В поле «Тема» сделайте пометку «Книга Госслужба: запрос материалов»; в тексте письма укажите ФИО, должность, организацию, город, мобильный телефон и e-mail.

Отчет Минэкономразвития об исполнении одной из дорожных карт. С такими объемными документами многим чиновникам приходится работать ежедневно.

Публикуется с любезного разрешения Агентства стратегических инициатив.

Планирование в условиях изменений

У госслужащего в среднем больше руководителей, чем у сотрудника бизнес-организации, и эти руководители нередко более директивны в своем планировании. Поэтому чиновника могут вызывать одновременно на несколько совещаний, сбивая ему спланированный рабочий график. При этом в госорганах в среднем меньше, чем в бизнесе, распространена хорошая практика сверяться с календарями подчиненных, прежде чем приглашать их на какое-либо совещание, особенно выездное.

Поэтому один из ключевых факторов выживания для госслужащего – гибкое планирование. Оно предполагает значительные – не менее 30–40 процентов рабочего времени – резервы на непредвиденное в плане рабочего дня. Полезно также проактивно относиться к внешним событиям – уточнять, состоятся ли запланированные совещания именно в то время и в том составе участников, как предполагалось. Ведь секретари высоких руководителей далеко не всегда успевают предупредить всех участников совещания об изменениях.

«Большинство командующих проигрывают битву, еще не выходя на поле боя, – объяснял Гай Марий юному Цезарю. – Конечно же, ты должен наметить план того, что намерен сделать, на куске пергамента ночью накануне сражения в своем командном шатре, но не рассматривай этот план как жесткое руководство к действиям.

Всегда помни: что бы ты ни планировал и как бы ни был сложен твой план, будь готов изменить его в одно мгновение ока! И вот еще одно жемчужное зерно мудрости, мальчик. Составляй план как можно проще. Простые планы работают всегда лучше, чем тактические монстры, потому что ты, полководец, не можешь осуществить свой план, не воспользовавшись цепочкой команд. И эта цепочка команд становится тем слабее, чем ниже и дальше от командира она тянется» [10] .

10

Маккалоу Колин. Первый человек в Риме. Рекомендуем всю серию «Владыки Рима» (см. Обзор литературы) как великолепный и легко читаемый источник примеров эффективного и неэффективного госуправления.

Естественно, эффективное планирование дня невозможно без наличия четких целей на долгосрочные и среднесрочные периоды – год, месяц, неделю… Как выстроить систему долгосрочных целей и направить повседневные планы на достижение этих целей, описано в главах «Целеполагание» и «Планирование» в книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать» [11] .

Юрий Афанасьевич Чайка, министр правительства Хабаровского края:

«На год я планирую и в состоянии вести пять-шесть масштабных приоритетных задач одновременно. Новые “вводные” стараюсь прогонять через призму этих задач. Периодически необходимо встряхиваться и возвращаться к запланированному, проходит своеобразная корректировка».

11

Архангельский Г. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. Прим. ред.