Госслужба на 100%. Как все устроено

Один из важнейших аспектов планирования совещания – оценка: нужно ли оно именно в формате совещания и именно в таком составе? Можно ли обойтись видеоконференцией? Или, возможно, достаточно нескольких писем и кратких телефонных разговоров? Можно ли обойтись меньшим количеством участников? Или сгруппировать вопросы так, чтобы отпускать «уже не нужных» участников по ходу совещания?

Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:

«Для сокращения количества совещаний очень полезно использование мессенджеров – whatsapp, viber и т. д. Ими пользуются многие госслужащие, от вице-премьеров и министров до рядовых сотрудников. Мы в рамках нашего департамента также активно пользуемся whatsapp. Например, иногда вместо совещаний создаем чаты по конкретным темам-задачам, по выполнении задачи чат удаляется. Получается удобнее и быстрее, чем почта, и позволяет общаться более эмоционально и свободно, зачастую с юмором, что не приветствуется в формате почты.

Кроме того, часто использую whatsapp, сидя на совещаниях с руководством. Очень удобно: совещание еще идет, а вы уже даете поручения (подготовка письма, уточнение информации, запрос информации…) или запрашиваете нужные материалы (сканы, номера писем, контакты кого-либо и т. д.). Для этого есть постоянный чат с самыми надежными коллегами-друзьями».

Регламент ведения заседаний Государственного Совета. Параграф 87, об обязанности председательствующего контролировать соблюдение повестки заседания выступающими, не потерял актуальности до сих пор.

«Учреждение Государственного совета», С.-Петербург, 1901.

Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:

«Если я провожу совещание сам, то обязательно перед началом готовлюсь, восстанавливаю те аспекты, которые мог забыть. На совещании я должен не читать с листа, а понимать картину. Бумага нужна для деталей. Кроме того, важно понимать цель совещания и роль присутствующих. Свои совещания стараюсь проводить быстро и по существу, а в конце всегда подводить итоги. При необходимости сделаем и протокол, чтобы участники не забыли, о чем договорились.

Всегда полезны уместные шутки. Мне нравится, когда между делом люди на совещаниях смеются над хорошей шуткой. Это разряжает обстановку и делает обсуждение более легким.

Когда мы занимаемся подготовкой совещаний у руководства, то наша задача – убедиться, что все пришедшие имеют одинаковые материалы, актуальные версии документов. Важна и техническая сторона: таблички с именами участников расставлены на правильных местах; повестка и рабочие материалы распечатаны; список участников актуален».

Работа с электронной почтой

К счастью, в последние годы в государственных органах электронная почта используется все активнее. Действительно, часто электронное письмо «в рабочем порядке» оказывается более быстрым и эффективным, чем отправка официального документа по формальным каналам. Но у этого явления есть и обратная сторона: почты становится все больше, в ней все легче «утонуть».

Евгений Петрович Стружак, первый заместитель руководителя департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы:

«Рекомендую выделять в течение дня определенное время для работы с почтой. При этом научиться сортировать письма, выделять те из них, которые требуют первоочередной обработки. Далее – определить письма, ответ на которые может быть направлен в течение нескольких дней, и запланировать дату и час, когда вы сможете к ним вернуться».

Существует несколько простых рекомендаций, касающихся работы с электронной почтой.

1. Значимые устные договоренности после встреч, телефонных разговоров и т. п. фиксировать кратким «резюмирующим письмом». Времени это занимает немного, зато исключает разночтения и конфликты в будущем. Кроме того, письмо легко превратить в задачу и поставить на контроль в личной системе контроля задач.

2. Следить за актуальностью поля «Тема», его соответствием сути письма. В темах использовать ключевые слова – названия проектов, контрагентов и т. п. – в именительном падеже. Это существенно облегчает поиск нужных писем, их фильтрацию и сортировку.

3. Внятно обозначать, что именно требуется от адресата. Например, письмо с темой «К сведению», пустым содержанием и приложенной служебной запиской на 20 мегабайт вряд ли обрадует получателя.

4. Обращаясь к руководителям, формулировать предложения и варианты действий, а не проблемы. Руководителю в таком случае легче принять решение и дать оперативный ответ.

5. Использовать личную систему сортировки писем в подпапки, цветовой раскраски входящих писем, использования флагов «К исполнению» и напоминаний, которые можно ставить на письма.

Александр Христофорович Бенкендорф вспоминал: «Императрица Мария Федоровна [мать императора Николая I], несмотря на обширность своих занятий, никогда не позволяла себе лечь спать, не ответив на все полученные письма». Нужно учесть, что в круг ее «обширных занятий» входило создание и курирование многочисленных благотворительных учреждений, которые впоследствии так и называли: «Ведомство императрицы Марии Федоровны».

Сам император Николай I, работавший по 14–16 часов в день, однажды жестко одернул одного из небрежных в переписке подчиненных следующей резолюцией: «Вы, кажется, забыли, что я привык читать, а не просматривать присылаемые бумаги».

Много других интересных подробностей о государственном управлении в этот период можно найти в книгах серии «Жизнь замечательных людей»: «Александр I», «Николай I», «Бенкендорф» и «Аракчеев», упомянутых в Обзоре литературы .

Эффективный секретариат

Хорошо организованный секретариат экономит руководителю огромное количество времени. А эффективное решение вопросов, требующих внимания и участия высоких государственных руководителей, подразумевает умение грамотно взаимодействовать с их секретариатами.

Подробное описание работы секретариата государственного деятеля выходит за рамки нашей книги. Отметим лишь, что в хорошо настроенных секретариатах обычно внедрены и работают несколько важных функциональных блоков:

1) контроль оперативных поручений руководителя;

2) планирование рабочего графика руководителя;

3) управление контактной базой руководителя;

4) работа с бумажными и электронными документами;

5) подготовка и отслеживание результатов совещаний;

6) решение организационно-бытовых вопросов: командировки, выездные встречи и т. п.

Напишите нам на [e-mail] и запросите статью «Организация работы государственного руководителя высшего звена», написанную специально для этого издания личным помощником одного из таких руководителей. В поле «Тема» сделайте пометку «Книга Госслужба: запрос статьи о работе секретариата»; в тексте письма укажите ФИО, должность, организацию, город, мобильный телефон и e-mail.

Непрерывное обучение

Обучение эффективного руководителя, а в особенности государственного служащего, ни в коем случае не заканчивается получением диплома о высшем образовании. В XXI веке технологические и управленческие изменения происходят чрезвычайно быстро.

Одной из причин жизнеспособности китайской модели государственного управления, существующей уже более 5000 лет, несмотря на все завоевания, революции, перевороты и т. д., считается огромное внимание, традиционно уделяемое образовательному уровню чиновников, в частности системе экзаменов. И в древности, и в наше время большинство государственных должностей в Китае невозможно занять, не сдав определенный экзамен. Используются также сложные системы оценок, аттестаций и т. д.

Ли Куан Ю в своих знаменитых мемуарах «История Сингапура – из третьего мира в первый» так описывает эту систему:

«Один бывший партийный активист объяснил мне, как Отдел кадров КПК отбирает наиболее талантливых людей. На каждого работника заведено персональное дело, которое начинается с табеля начальной школы и содержит не только оценки, но также характеристику преподавателя, оценивающего его поведение, черты характера и отношение к делу. Каждая ступень карьеры сопровождается отчетами руководителей и коллег.

При каждом повышении по службе, перед назначением, все кандидаты проходят аттестацию. В высших эшелонах пирамиды власти существует ядро численностью 5 000–10 000 человек, которые были тщательно отобраны и отсеяны Коммунистической партией Китая, а не правительством.

Чтобы удостовериться, что эти оценки верны, специальная инспекционная комиссия из центра посещает провинции и города, оценивая лиц, проходящих аттестацию, а также интервьюируя активистов, перед тем как повысить их. В случае возникновения разногласий вопрос рассматривается в Пекине. Отбор ведется тщательно и всесторонне».

На госслужбе существуют определенные требования к регулярному обучению и повышению квалификации.

Раз в три года госслужащие проходят аттестацию, в ходе которой аттестационная комиссия оценивает результативность работы на занимаемой должности, отсутствие нарушений законодательства и т. п. Возможны четыре результата аттестации.

1. Чиновник соответствует занимаемой должности и рекомендуется к включению в кадровый резерв на более высокую должность.

2. Соответствует занимаемой должности.