Информационные технологии и управление предприятием

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с установкой и размещением новых аппаратных средств, включая серверы, клиенты, периферийные устройства и коммуникационные сетевые устройства. Также в эту категорию входят трудозатраты на размещение меняющих свое местоположение или списанных аппаратных средств.

Управление дисками и файлами

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с оптимизацией локальных и серверных систем хранения данных и файловых систем. Также в эту категорию включается управление деревьями каталогов, дефрагментацией дисков, общей организацией дисков и их обслуживание.

Планирование емкости памяти

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с мониторингом, управлением (и оптимизацией в режимах on-line и off-line) объемами запоминающих устройств для обеспечения нормальной работы. Категория включает затраты, связанные с организацией файловой системы (удаление, чистка и т. д.), и не включает управление базами данных и их администрирование.

Резервное копирование, архивирование и восстановление

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с резервным копированием сетевых и локальных данных, восстановлением потерянных/поврежденных файлов или данных, а также их архивированием и поиском.

Управление хранилищем данных

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с управлением центральным хранилищем данных на дисках или магнитных лентах, включая управление библиотекой носителей, а также мониторинг и управление удаленными хранилищами данных.

Таблица 10.7.

Распределение затрат

Таблица 10.7. Распределение затрат (продолжение)

Таблица 10.7. Распределение затрат (продолжение)

Управление планированием и процессами

Управление расчетами

Учет затрат по контракту и на работы, связанных с взаимодействием между службой ИС и бизнес-подразделениями. Типичные требования предъявляются к инфраструктуре и приложениям бизнес-подразделений, управлению проектом и др.Управление системными исследованиями

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с определением потребностей инфраструктуры, пересмотром конфигураций, установкой стандартов, исследованием параметров, а также идентификацией и документированием запланированных изменений. В эту категорию входят следующие задачи: документирование существующих архитектур и конфигураций, воспроизведение и моделирование новых систем, управление жизненным циклом ТСО и разработка стандартов персоналом ИС.Оценки закупок

Учет трудозатрат и затрат по контрактам (ИС), связанных с оценкой работы и тестированием серверов, клиентов, сетей, приложений и систем перед их закупкой. Сюда же относят прямые трудозатраты, связанные с поддержанием деятельности по закупкам, которые включают поддержку юридического отдела и отдела закупок. Персонал, участвующий в процессе поставок и приобретения, относят к категории «административное управление». Управление поставщиками не рассматривается в данной категории, а относится к категории «административное управление».Безопасность и защита от вирусов

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с обнаружением или предотвращением нарушений защиты, с ограничениями по защите, с управлением доступом и идентификацией процесса восстановления от возможных нарушений или вирусных вторжений. В эту категорию не входят административное управление паролями, управление активами и поддержка уровней 2 и 3.Восстановление деятельности

Учет трудозатрат и затрат по контрактам на создание планов по восстановлению бизнес-данных, включая процедуры резервного копирования, планирование «горячего» и «холодного» резервного копирования, хранения данных, а также управление командой по восстановлению бизнес-данных.Администрирование и управление базами данных

Учет расходов на персонал, который осуществляет администрирование и управление БД. К задачам администрирования относятся управление индексами, репликация, ведение журналов, восстановление данных, оптимизация и другие задачи, связанные обслуживанием БД. В зависимости от распределения обязанностей по поддержке и выделяемых бюджетов учет расходов по данной категории делится между соответствующими службами ИС (центральной, бизнес-подразделений, отделов).Сервисная служба (уровень 0/1)

Учет стоимости трудозатрат на персонал сервисной службы, в частности на персонал, занимающийся предоставлением услуг поддержки уровня 0 и уровня 1. Поддержка уровня 0 – получение и регистрация запросов, но без предоставления помощи или решения проблем. Уровень 1 относится к первому и второму уровням помощи, которые предусматривают разрешение проблем по телефону, электронной почте или через Internet в режиме реального времени. В зависимости от выделяемых бюджетов учет расходов по данной категории делится между соответствующими службами ИС (центральной, бизнес-подразделений, отделов).Таблица 10.8. Распределение затрат

Таблица 10.8. Распределение затрат (продолжение)

Финансовое и административное управлениеУчет затрат

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с предоставлением ресурсов, и услуг, связанных с выполнением наблюдательных функций. Это относится, в частности, к менеджерам среднего звена (службы ИТ, ИС и т. д.). Учет затрат всех участников относят к услугам, которые они поддерживают.Административная поддержка ИС

Учет трудозатрат персонала административной поддержки, оказывающего помощь управленцам среднего и высшего звена.Управление активами

Управление активами учитывает трудозатраты и затраты по контрактам на управление такими операциями, как амортизация, заключение договоров об аренде, проведение инвентаризации активов (физическое или автоматизированное управление), идентификация и трэкинг активов, управление базой данных активов, регистрация изменений и согласование.Бюджетирование и возмещение расходов

Учет трудозатрат и затрат по контрактам на решение задач, связанных с бюджетированием и учетом затрат и включающих управление бюджетами служб ИС (центральной, бизнес-подразделений, департаментов), а также учет соответствующих систем возмещения расходов.Аудит

Учет трудозатрат и затрат по контрактам на выполнение аудиторских задач, включающих обзор договоров ИС, взаимодействий, операций с активами, а также проверку на соответствие процессов официально утвержденной политике.Управление закупками, приобретениями и контрактами

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с приобретением программно-аппаратных средств для конечных пользователей и персонала ИС, с поставками услуг, обучением, с предоставлением юристов и юридических услуг, которые заключают соглашения о закупках, лицензиях, а также занимаются другими юридическими вопросами, связанными с закупками и поставками.Управление вендорами

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с управлением аппаратными средствами, программным обеспечением, приложениями и поставщиками услуг. Эта категория включает время работы персонала ИС, затраченное на встречи с поставщиками, написание и рассмотрение предложений, решение совместных с поставщиком проблем и другие задачи, связанные с управлением поставщиками, кроме задач по исследованиям и оценке продукции (эти задачи относятся к категории «операции»).Таблица 10.9. Распределение затрат

Обучение персонала, эксплуатирующего ИСРазработка курсов по ИС

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с разработкой учебных курсов по ИС, и средств на компьютерное обучение. Эта категория также включает ряд других задач, связанных с обучением, например координацию и согласование.Обучение персонала

Учет затрат (в том числе аутсорсинг) на выполнение разработки курса по обучению ИС, а также на согласование и проведение учебы. Категория включает разработку курса по ИС (разработка курса и средств компьютерного обучения). К этой категории относится также координация работ.Непосредственное обучение Таблица 10.10. Распределение затрат

Обучение конечных пользователейРазработка курсов

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с разработкой учебного ПО и средств компьютерного обучения. Эта категория также включает ряд других задач, связанных с обучением конечных пользователей, например координацию и согласование.Обучение конечных пользователей

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с разработкой курсов обучения конечных пользователей, а также затрат на другие административные (организационные) расходы.Таблица 10.11. Распределение затрат

Глава 11 Организационная структура ИТ-подразделения

Каким должно быть подразделение информационных технологий современной компании, задумываются многие отечественные руководители, деятельность которых так или иначе связана с этими самыми технологиями. При этом разброс мнений здесь может быть очень большим. Начальник отдела АСУ или директор по информационным технологиям? Подчиняется главному инженеру или напрямую генеральному? Как обеспечить разумное соотношение между «своими» людьми и «варягами»?

Некоторые задумываются и над более сложными вопросами. ИТ-подразделение должно быть централизованным или децентрализованным? Различные услуги оказываются по территориальному принципу, или присутствует ярко выраженная специализация по направлениям деятельности? Мы ориентированы на создание центров бизнес-решений или инфраструктурных центров? Как руководителю ИТ-службы найти правильные ответы на эти и многие другие вопросы, чтобы создать эффективное подразделение, способное быстро адаптироваться к изменению условий? Да и нужно ли подстраиваться под эти самые условия, тем более что западные «грабли» для широких российских просторов вроде бы и не сильно подходят?

Отбросив в сторону рассуждения об уникальности России, можно сделать простой вывод: как предприятия, так и отдельные направления деятельности развиваются аналогично западным. Только цикл становления и развития у нас значительно сократился. Поэтому отечественные структура и задачи ИТ-службы меняются точно так же, как во всем мире, но с большей скоростью. А изменение организационной структуры предполагает преобразование бизнес-процессов, требуемых для достижения конкурентных преимуществ. Это также способствует быстрой смене технологий, заставляющей организации запускать проекты в части электронного бизнеса, CRM, корпоративных информационных систем (ERP), управления цепочками снабжения и поддержки электронной коммерции. Поэтому поддержка изменений является одной из ключевых задач современного подразделения информационных технологий.

Широта и глубина технологий, циклы модернизации способствуют тому, чтобы ИТ-подразделения охватили полный, постоянно расширяющийся фронт информационных технологий. Вместо того чтобы постоянно набирать новый персонал, здравомыслящие ИТ-директора проверяют, какие элементы ключевых ИТ-компетенций – планирование, маркетинг, интеграция, поддержка и управление персоналом – могут быть обеспечены за счет внутренних ресурсов, а какие должны быть взяты на аутсорсинг. Такая стратегия заставляет старший ИТ-персонал концентрироваться на реализации и руководстве. Исследования показывают, что более 95 % из 2000 крупнейших предприятий заключают многомиллионные соглашения по аутсорсингу ИТ-услуг. Структура ИТ-услуг представлена на рис. 11.1.

Рис. 11.1. Структура ИТ-услуг

Планирование. Эта ключевая ИТ-компетенция включает политику и стратегию, архитектуру и закупки. Для того чтобы озвучить политику и руководящие положения в области информационных технологий, ИТ-директор должен создать и поддерживать исполнительный комитет, технологический комитет и комитет по изменениям. Исполнительный комитет состоит из высшего руководства компании и руководителей направлений и сфокусирован на стратегическом и бизнес-ориентированном использовании информации и технологий. Технологический комитет состоит из технологически-ориентированных представителей большинства бизнес-подразделений, отвечающих за работу персонала своих подразделений, и сотрудников ИТ-подразделения, в задачу которых входит внедрение и реализация конкретных инициатив в области информационных технологий. Комитет по изменениям включает представителей как бизнес-, так и ИТ-подразделений, нацеленных на получение добавленной стоимости. Его задача – реализация ИТ-программ или проектов с максимальной отдачей для компании.

Кроме этого, следует выделить такой важный элемент, как подразделение закупки, имеющее дело с техническими и функциональными аспектами контрактов и работающее в плотном контакте с юридическими и договорным подразделениями компании. Иногда такое подразделение оставляют внутри ИТ-структуры, но в большинстве крупных российских компаний наблюдается тенденция выделения подразделения закупок в отдельную независимую структуру.

Маркетинг. Маркетинговая составляющая является необходимым элементом обучения, которое каждый ИТ-директор должен проводить. Скоординированные маркетинговые усилия позволяют лучше распознать зависимость компании от ИТ и гарантировать, что ИТ-директор повышает свой статус до партнера по бизнесу. Осознавая зависимость своей компании от расширения информационных технологий, ИТ-подразделение становится способным обеспечить рост бизнеса. Перечислим основные принципы, которым необходимо следовать в маркетинге:

• внедрение CRM-подхода, базирующегося на структуре менеджеров по работе с клиентами, плотно контактирующих с бизнес-подразделениями;

• коммуникации, коммуникации и еще раз коммуникации (цель состоит в улучшении восприятия зависимости бизнеса от работы ИТ-подразделения) через демонстрацию:

– успешных проектов (лучше всего подойдет рассказ об успешно проделанной работе);

– важных (осознанных) результатов (уверенность в этом прививает демонстрация того, что ИТ-подразделение владеет всей ситуацией);

• рассмотрение ситуации с точки зрения клиента (конкретного подразделения);

• выявление потенциального потребителя результатов работы ИТ-подразделения и установление с ним прочного взаимодействия;

• переход от взаимодействия ИТ-подразделения и бизнеса как продавца и покупателя к совместной деятельности бизнес-структур и ИТ-подразделения.

Каталог продуктов в области информационных технологий является настольной книгой, описывающей услуги и продукты, которые может предоставить ИТ-подразделение, как их применять и какова их ценность для подразделения (например, почему используется данный продукт или предоставляется конкретная услуга).

Важным вопросом является и то, как ИТ-подразделение понимает и управляет потребностями бизнес-единиц в информации и технологиях. Данный вопрос обычно решается менеджерами по работе с клиентами/посредниками, которые приходят из бизнес-подразделений. Главной задачей этой категории персонала является определение и прорисовка общего решения, способного создать бизнес-ценность, плотная работа по конкретному решению с ИТ-подразделением и последующая поддержка выработанного решения на всех стадиях: от утверждения до окончания внедрения.

Интеграция. Здесь можно отметить управление программами, разработку приложений и инфраструктуру. При расстановке приоритетов создание инфраструктуры обычно получает наивысший приоритет. Без нее не будет доступна автоматизация прикладных услуг или бизнес-процессов.

Под управлением программами подразумеваются инициативы в области информационных технологий, затрагивающие все предприятие. Это могут быть программы, подобные решению пресловутой «проблемы 2000», внедрению ERP-системы, или система автоматизации продаж.

Разработчики инфраструктуры отвечают за проектирование, создание и объединение отдельных компонентов (например, СУБД, сервер, дисковые массивы, ПО промежуточного уровня, сетевые компоненты и др.) в общедоступные структуры. Данный подход предполагает, например, использование единого дискового массива различными прикладными системами.

Создатели приложений описывают основные бизнес-процессы, после чего разрабатывают собственные программные комплексы, интегрируя их с тиражируемым ПО, используемым на предприятии.

Поддержка. Наиболее важными элементами поддержки являются эксплуатация, работа центра обслуживания и управление изменениями. Эксплуатация отвечает за обеспечение требуемых характеристик инфраструктуры, поддержку прикладной логики и бизнес-процессов, функционирование информационного центра, безопасность, модернизацию и обеспечение постоянства бизнеса для всех этих элементов. Работа по обеспечению непрерывности бизнеса требует планирования и действий в периоды катастроф или других форс-мажорных обстоятельств. Надо четко понимать, что катастрофы случаются, и планирование приоритетов является ключевым в результативном разрешении кризисов.

Сервис-центр предоставляет комплексные услуги и помогает в решении проблем.

Управление человеческим капиталом (HCM). Нельзя не отметить возрастающей роли управления человеческим капиталом, при котором создаются методы, порождающие ответственность персонала. По оценкам специалистов, в ближайшие 2–3 года более 50 % компаний из числа 2000 крупнейших начнут использовать подход управления человеческим капиталом (HCM) для удержания своих лучших кадров.

Большинство современных компаний все еще надеются на компенсации как на основной способ удержания людей, формирования лояльности и создания прочного трудового коллектива. Зарплата – это только одно из средств управления человеческим капиталом, благодаря которому ИТ-директор может увеличить удовлетворение своего персонала, его производительность, а также удержать на предприятии наиболее ценных сотрудников. Однако компенсации (зарплата и премиальные) с течением времени демонстрируют меньшую значимость, чем перспективная работа, одобрение коллег и руководства, отношения в коллективе и многое другое.

Ключевые ИТ-компетенции и бизнес-модель предприятия. Фокусируясь на ключевых ИТ-компетенциях, ИТ-директора могут решать, как обеспечить поддержку бизнес-моделей своих компаний.

Если компания использует модель холдинговой структуры, ИТ-директор должен фокусироваться на задачах планирования и маркетинга, а также внешней поддержке и интеграции компетенций. Так как для данной модели характерны лишь небольшие общекорпоративные действия, директор по ИТ создает добавленную стоимость за счет разностороннего планирования и изучения потребностей дочерних компаний. С целью увеличения корпоративного быстродействия он разрабатывает шаблоны для специфических соглашений по отдельным направлениям деятельности.

Когда компания растет за счет поглощений и слияний, ИТ-директор должен сфокусировать свое внимание на планировании и интеграции, а также уметь добавлять и отключать отдельные направления деятельности за короткие интервалы времени. Это нужно для того, чтобы снизить зависимость от рисков, связанных с поддержкой систем зависимых компаний, которые будут отделены. Если при этом корпоративная стратегия придерживается модели холдинговой компании, отдельные дочерние структуры будут функционировать и обслуживаться собственными ИТ-специалистами. Если же корпоративная стратегия направлена на повышение эффективности от роста масштабов производства, задачи технической поддержки в рамках всей компании могут быть объединены.

Если компания использует модель операционного превосходства, директор по ИТ концентрируется на интеграции и технической поддержке. Так как такая компания обладает продолжительными циклами планирования и закупки, директор по ИТ принесет наибольшую пользу, помогая производству и обеспечивая поддержку продукции и эффективность услуг. Если корпоративная стратегия компании быстро смещается в сторону развивающихся рынков, то в число его основных приоритетов может попасть краткосрочное планирование.

Когда компания нацелена на достижение превосходства продукции, директор по ИТ может сфокусироваться на вопросах планирования и поддержки. Поскольку такая компания обладает мало пересекающимся набором продуктов и специализированным маркетингом, директор по ИТ принесет наибольшую пользу, устанавливая тесные отношения с клиентами. Это может быть достигнуто за счет развертывания центра взаимодействия с клиентами и обеспечения быстрой связи с партнерами по вопросам создания продукции. Если же корпоративная стратегия состоит в расширении рыночной доли, действия ИТ-директора могут быть направлены на создание масштабируемости решений.В любом случае концентрация усилий на ключевых направлениях помогает директору решить, какие основные компетенции создавать, какие функции могут быть закрыты за счет привлечения сторонних компаний, а какие задачи должны выполняться силами собственных специалистов.

Комплектование персонала: внутреннее, внешнее или смешанное

Итак, определившись с тем, какие специалисты, навыки и направления деятельности ИТ-подразделения наиболее востребованы в краткосрочной и долгосрочной перспективе, ИТ-директор должен определить, что получать из внутренних источников, а что – из внешних. Каждый поставщик услуг – внутренний или внешний – наделен характеристиками, во многом зависящими от времени и места. Направления деятельности меняются по мере того, как поставщик услуг развивается в каждой конкретной ситуации. В результате решения о поиске должны приниматься на двух уровнях: на уровне предприятия и на уровне бизнес-подразделения. На уровне предприятия – параллельно со стратегией бизнеса и ИТ – руководство должно разработать связанную стратегию поиска кадров для всего предприятия. На уровне бизнес-подразделения – для определенной потребности, в определенное время, в определенном месте – решения будут приниматься под руководством общей стратегии, основываясь на требованиях конкретной работы.