К выступлению готов! Презентационный конструктор

В романах обилие действующих лиц, фактов и историй иногда сбивает с толку не слишком внимательного читателя. И именно в произведениях этого жанра чаще всего встречается такой прием, как возвращение к началу. Вспомним роман Людмилы Улицкой «Искренне ваш Шурик».

Тринадцать принципов реагирования на вопросы аудитории

Важной частью презентации были и остаются ответы на вопросы аудитории. Место им, как вы помните, – в кульминационной части презентации. Эта часть может уничтожить все ваши труды, а может спасти не слишком удачное выступление. Ваши ответы на вопросы должны добавить вам несколько баллов, а не отнять. Для этого мы изучим основные принципы ответов на вопросы. Итак.

Принцип первый: ответы на вопросы – не экзамен

Почему-то сложилось ошибочное мнение, что презентация – подобие некоего испытания. И испытуемый обязан быть на высоте в каждом задании. Выражения лиц участников презентации смутно напоминают мне лица моих экзаменаторов в студенческие годы. Да и презентатор зачастую выглядит и ведет себя так, будто он на экзамене. Пора понять, что студенческие годы закончились. Вы выступаете перед аудиторией, которая знает о предмете презентации меньше вас. Иначе бы вы презентации не готовили. Вопросы участников имеют целью не проверку вашей компетентности, а уяснение важных моментов, они помогут собравшимся принять важное решение. Кстати, когда вы сами будете в зале на чужой презентации, не забудьте то, что сейчас прочитали.

Что следует из первого принципа ответов на вопросы?

– Вы не обязаны знать все. И даже все по теме презентации. Вы имеете полное право не только не знать чего-то, но и прямо заявить об этом. И не нужно смущаться и извиняться. Сильный человек никогда не боится признаться в своих недостатках. Аудитория скорее простит презентатору некомпетентность, чем слабость.

– Вы не обязаны отвечать на все вопросы, даже если знаете ответ, но по каким-либо причинам давать его не в ваших интересах. Вместе с тем ответ «Я не хочу отвечать на ваш вопрос» звучит несколько оскорбительно. Найдите более дипломатичную форму. Например: «У меня сейчас нет информации по этому вопросу». Или: «Мне не хотелось бы давать непроверенные сведения». Если спрашивающий настаивает или если вы уже восьмой раз отвечаете, что у вас недостаточно информации, запишите вопрос и пообещайте задавшему его участнику, что свяжетесь с ним в течение 24 часов и сообщите ответ. Попросите визитку или номер телефона этого человека.

– Вы имеете право переадресовать вопрос другому специалисту, например, находящемуся на презентации. Или отослать спрашивающего к источнику информации (отчету, сайту, книге), где он может найти развернутый ответ на свой вопрос.

Согласитесь, это совсем не похоже на экзамен.

Принцип второй: не наказывайте за вопрос

Если вы хотите, чтобы вопросы продолжали поступать, а их тональность была неагрессивной, никогда не наказывайте за вопрос. Что я понимаю под наказанием за вопрос? Отвечаю:

– недовольную гримасу или закатывание глаз;

– фразу «У вас устаревшие данные» или «У вас неверные источники информации»;

– оскорбительно-назидательное «Вы всегда так витиевато выражаетесь?»;

– оскорбительно-оскорбительное «Чушь!».

Не удивляйтесь, даже последние два варианта ответов еще встречаются во время проведения презентаций. Что происходит дальше? Часть сидящих в зале, не желая попасть под раздачу, прекращает задавать вопросы. Другая же часть, раззадоренная подобными реакциями, начинает «бодаться» с оратором, превращая его выступление в перепалку с аудиторией. Если он этого хотел добиться, то он молодец. Если же ему нужна была благосклонность аудитории, то он некомпетентен.

Принцип третий: поощряйте вопросы

Третий принцип вытекает из второго и довольно предсказуем. Что значит поощрять вопросы? Это значит:

– делать удивленное, восхищенное выражение лица при выслушивании вопроса, округлять глаза и открывать рот;

– благодарить за вопрос словами или просто взглядом, легким поклоном;

– делать комплимент задавшему вопрос, высоко оценивая его компетентность, оригинальность взгляда на проблему, эрудированность и так далее.

Неудивительно, что вопросы к презентатору, который ведет себя подобным образом, не иссякают, а их тональность постепенно становится все более доброжелательной.

Принцип четвертый: оценивайте вопросы

Возможно, кто-то из читателей этой книги решил, что речь идет об этом всем уже надоевшем обороте «О, хороший вопрос!». Я как раз хотел предостеречь от его использования. Этот трюк дешевый и, кроме раздражения, ничего не вызывает. Замечено, что выступающий так оценивает самые скверные, самые неудобные для него вопросы, о чем ясно говорит выражение его лица. Как же оценивать вопрос? Приведу десяток оценок, что пришли мне в голову сразу.

– «Какой необычный вопрос!»

– «Вы задаете очень актуальный вопрос».

– «О, какой неожиданный вопрос!»

– «Какой приятный вопрос!»

– «Смелый вопрос».

– «О, наконец прозвучал этот долгожданный вопрос!»

– «Оригинальный вопрос».

– «Красивый вопрос».

– «Это блестящий вопрос».

– «Сильный вопрос».

Тут можно привести еще десяток, но я хочу сказать об одной вещи, возможно неожиданной. Замечали ли вы, что иногда женщине приятно, когда подруги говорят ей с осуждением, смешанным с восхищением: «Ну ты и стерва!» – «Да, я такая!» – не без гордости отвечает она. Так вот, представьте, что задающему вопрос бывает приятно получить и его негативную оценку. После этого он даже может победно оглядеть аудиторию и будет стремиться задать еще один вопрос. Как можно негативно оценить вопрос и выиграть от этого? Перечислю первые пришедшие на ум негативные оценки:

– «Острый вопрос».

– «Да у вас просто провокационный вопрос!»

– «Шокирующий вопрос».

– «Неожиданный вопрос».

– «Это вопрос, который я меньше всего хотел услышать».

– «Вы задаете жесткий вопрос».

– «Ваш вопрос с подковыркой».

– «Какой хитрый вопрос!»

– «Ваш вопрос – скорее не вопрос, а протест».

И тут можно привести еще десяток вариантов.

Вместе с тем важно, чтобы оценка вопроса, независимо от того, положительная она или отрицательная, была искренней. Оценивая вопросы, вы закрепляете за собой позицию хозяина презентации. Ведь именно хозяин, старший, главный пользуется привилегией давать оценки.

Принцип пятый: отвечайте всем

Типичная ошибка – давать ответ только задавшему вопрос. Важно понять, что вопрос задал не человек, а аудитория устами этого человека. Возможно, очень многие хотели бы задать подобный вопрос, но их опередили. Поэтому, получив вопрос, отвечайте всему залу. Поддерживайте зрительный контакт с каждым, старайтесь по выражениям лиц и реакциям почувствовать, всем ли понятно то, о чем вы говорите. Время от времени встречайтесь глазами с задавшим вопрос и сверяйтесь с ним. Вы увидите, не отошли ли вы в сторону, правильно ли поняли вопрос, то ли сейчас он слышит, что хотел.

Принцип шестой: управляйте поступлением вопросов

Помните, что на презентации вы – хозяин. И как хозяин несете ответственность за все происходящее. Не позволяйте аудитории устраивать базар. Это всегда происходит, когда презентатор оказывается неспособен управлять залом или просто отказывается от управления. Например, произнеся заключительные слова, он замолкает и смотрит в зал. Выждав несколько секунд, кто-то поднимает руку, а кто-то выкрикивает вопрос с места. Презентатор отвечает на прозвучавший вопрос. Тот же человек задает другой вопрос и получает ответ. Державший руку устает и, видя, что вежливостью ничего не добиться, тоже выкрикивает вопрос. Презентатор отвечает на него. Тут несколько человек выкрикивают вопросы. А кто-то начинает отвечать кому-то за презентатора. Несколько участников презентации пытаются вести себя как воспитанные люди (как правило, это женщины) и держат поднятые руки. Докладчик их не замечает или только делает вид, что не замечает. Постепенно это начинает всех утомлять и раздражать. Эмоции переносятся на презентацию и на самого презентатора. Рано или поздно кто-то из аудитории берет на себя его функцию и предлагает прекратить балаган, сделать перерыв, послушать выступающего, разойтись по домам (нужное подчеркнуть).