Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Если материал носит сугубо справочный характер, то единственный вопрос состоит в том, оправдывает ли он затраты места и времени, необходимые для его хранения.

Определенная степень согласованности позволяет упростить некоторые вещи. Какие сведения требуются постоянно? Их следует поместить в пресловутый блокнот или ввести в память цифрового секретаря? Какие данные требуются для деловых встреч и выездных мероприятий? Поместите их в портфель, пакет, ранец или сумку. Что может понадобиться для работы в офисе? Эти сведения следует поместить в личную файловую систему или в память компьютера, подключенного к сети. А как насчет ситуаций, возникающих в процессе работы? Материалы, относящиеся к ним, можно хранить в архиве отдела или в памяти внесистемного запоминающего устройства. Что можно при необходимости всегда найти в Интернете? Если информация понадобится вам после отключения от сети, распечатайте данные, пока вы подключены, и сохраните их в файл, который затем можно будет взять с собой на внешнем носителе.

Индивидуальная организация справочного материала обусловлена чисто логическими соображениями. В данной категории важнее всего разграничить проблемы, подразумевающие активное решение, и данные, не требующие от вас никаких действий. Как только вы это сделаете, у вас появится абсолютная свобода для упорядочения и сортировки необходимого объема ссылочного материала. Такое решение сугубо индивидуально: оно зависит от соотношения между ценностью полученной информации и затрат времени и сил, необходимых для ее записи и хранения.

«Когда-нибудь/может быть»

Последняя проблема в рамках системы организации заключается в том, как отслеживать задачи, которые нужно будет пересмотреть в будущем. К ним могут относиться самые разнообразные задачи: от поездки, запланированной на неопределенное будущее, до проектов, намеченных на следующий фискальный год, или навыков, которыми вы хотите овладеть. Для полномасштабного внедрения данной модели вам понадобится что-то вроде хранилища «замороженных» дел.

Дела, которыми вы планируете заняться когда-нибудь (может быть), ни в коем случае не являются мусором. Они могут входить в число самых интересных творческих замыслов, которые рождаются у вас на протяжении всей жизни.

Есть несколько способов архивирования проблем для будущего рассмотрения, которые позволяют выбросить их из головы и освободить ваше сознание. Вы можете вносить проблемы в списки «Когда-нибудь/может быть» различного рода, оставлять напоминания в календаре или «памятной книжке».

Список «Когда-нибудь/может быть»

Весьма вероятно, что, полностью расчистив все закоулки своего сознания при сборе содержимого мысленной оперативной памяти, вы наткнулись на дела, в необходимости выполнения которых не уверены. «Изучить испанский язык», «купить лошадь для Марси», «покорить гору Вашингтон» и «построить коттедж для гостей» — типичные проекты, относящиеся к данной категории.

Если вы еще не создали список «Когда-нибудь/может быть» в той организационной системе, которую выбрали, я рекомендую вам это сделать. Заполняйте список всевозможными проблемами подобного рода, о которых сможете вспомнить, — этот процесс вызовет у вас прилив разнообразных творческих идей.

Вас, возможно, удивит тот факт, что некоторые из проблем, которые вы заносите в список, будут приходить вам в голову без видимых умственных усилий. Если вы позволите силе воображения изменить ваше мировосприятие и производительность, то без труда заметите, как ощутимое присутствие списка «Когда-нибудь/может быть» может внести массу интересных приключений в вашу жизнь и работу. Мы склонны использовать возможности, если уже обнаружили их и признали, что они осуществимы. Я, несомненно, испытал данный принцип на собственном опыте: обучение игре на флейте и яхтенному спорту начались для меня именно с этой категории. Кроме вашей корзины, есть два обильных источника замыслов для списка «Когда-нибудь/может быть»: речь идет о вашем воображении и списке текущих проектов.

Создайте арсенал на базе творческой мысли. Чем бы вы хотели когда-нибудь заняться, будь у вас время, деньги и желание? Предлагаю вам составить свой список «Когда-нибудь/может быть». К типичным категориям относятся:

• вещи, которые необходимо купить или соорудить для дома;

• хобби, которыми можно заняться;

• навыки, которые стоит освоить;

• грани творческого самовыражения, которые можно исследовать;

• одежда и аксессуары, которые стоит купить;

• игрушки (приборы!), которые нужно приобрести;

• поездки, которые стоит совершить;

• организации, в которые нужно записаться;

• служебные проекты, в которых стоит поучаствовать;

• вещи, которые стоит увидеть и сделать.

Пересмотр текущих проектов. Теперь настало время пересмотреть список проектов с более высокой точки (т. е. с точки зрения вашей работы и целей) и подумать, не нужно ли перенести часть текущих проблем в список «Когда-нибудь/может быть». Если, поразмыслив, вы поняли, что одному из альтернативных проектов вы вряд ли сможете уделить внимание в течение нескольких месяцев, а то и дольше, то его следует переместить в данный список.

Мы вольны не совершать поступков, которые мы в силах совершить.

Аристотель

Особые категории в списке «Когда-нибудь/может быть»

Вероятнее всего, у вас есть особые увлечения, которые подразумевают возможность осуществления массы замыслов. Удобно будет объединить эти замыслы в списки. Примеры таких замыслов приведены ниже.

• Пища — рецепты, меню, рестораны, вина.

• Занятия с детьми.

• Книги, которые нужно прочесть.

• Компакт-диски, которые нужно купить.

• Видеокассеты, которые стоит купить или взять напрокат.

• Культурные мероприятия.

• Интересные подарки.

• Идеи по садоводству.

• Сайты.

• Интересные маршруты выходного дня.

• Идеи для деловых встреч.

• Идеи для вечеринок.

• Идеи — разное (вы не знаете, куда еще их поместить!).

Списки подобного типа могут стоять на пересечении категорий справочного материала и «Когда-нибудь/может быть». К справочным сведениям их можно отнести, поскольку вы можете просто собирать и добавлять в список названия хороших вин, ресторанов или книг, а к классу «Когда-нибудь/может быть» — потому что у вас будет возможность регулярно обращаться к списку, чтобы в определенный момент вспомнить об одном ли нескольких проектах.

В любом случае, в этом состоит еще одна серьезная причина, по которой стоит завести организационную систему, позволяющую легко и просто фиксировать идеи, способные придать вашей жизни значимость и разнообразие, не замусоривая свой разум и рабочее пространство нерешенными и незавершенными проблемами.

Угроза появления папок и стопок «Отложить для последующего ознакомления»

Многие создают стопку, папку или целый ящик под названием «Отложить для последующего ознакомления», которое в общих чертах подходит под определение категории «Когда-нибудь/возможно». Они говорят себе: «Когда будет время, возможно, мне захочется этим заняться», и папка «Отложить для последующего ознакомления» кажется самым подходящим местом для таких материалов. Лично я не рекомендую создавать подсистемы данного типа, поскольку практически в каждом из случаев, с которыми я сталкивался, клиент «откладывал» материал, но так и не возвращался к нему: стопка приводила его в замешательство и вызывала подсознательное внутреннее сопротивление. Категория «Когда-нибудь/может быть» теряет свою ценность, если периодически сознательно не возвращаться к ней.

Также есть существенная разница между эффективным инструментом, таким как папка «Когда-нибудь/может быть», и некой безразмерной емкостью для «рутины». Как правило, значительную часть рутинного материала нужно сразу выбросить, какие-то сведения следует перенести в категорию «Прочесть/просмотреть», какие-то — в раздел справочной информации, а некоторые данные нужно поместить в календарь или памятную книжку, чтобы вернуться к ним через месяц или в начале следующего квартала, причем определенные документы могут предполагать дальнейшие активные действия с вашей стороны. Не один раз, проработав чей-то ящик (или папку) «Отложенного для последующего рассмотрения» материала, я обнаруживал, что там ничего не осталось!