Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Старайтесь всегда упорядочивать напоминания о дальнейших действиях по контексту — «Звонки», «Дома», «Компьютер», «Выезды», «Вопросы для обсуждения с Джо», «Повестка заседания персонала» и т. д. Поскольку контекст является первым критерием, который вступает в силу при выборе дальнейших действий, отсортированные по контексту списки позволяют избежать ненужных сомнений, когда вы решаете, чем заняться. Если у вас намечено несколько дел, записанных в одном списке, но многие из них вы не можете выполнить в одном и том же контексте, то вам приходится постоянно переосмысливать весь перечень.

Если вы попали в пробку на дороге и единственное, чем вы можете заняться, — это звонки по мобильному телефону, работайте со списком звонков. Прорабатывайте списки дальнейших шагов таким образом, чтобы перед глазами были только те действия, которые вы можете выполнить в данный момент.

Второе существенное преимущество, которое позволяет упорядочить все ваши действия в зависимости от необходимого физического контекста, состоит в том, что данная процедура помогает выбрать следующее активное действие в направлении решения рутинных проблем. Структура моих списков дальнейших действий позволяет определять первоочередное физическое действие до того, как я могу решить, в какой список поместить напоминание (мне понадобится компьютер? телефон? нужно заехать в магазин?). Люди, которые составляют список разных действий (т. е. список, не привязанный к конкретному контексту), часто не могут однозначно решить, каков будет их первоочередной шаг.

Часто я заставляю клиентов структурировать списки по категориям на раннем этапе обработки корзины, поскольку это автоматически ставит проекты на твердый фундамент из реальных шагов, которые нужно предпринять, чтобы они продвигались.

Запас времени

Вторым фактором при выборе действия является запас времени, которым вы располагаете до момента, когда придется заняться чем-то другим. Если через десять минут начинается совещание, то вы, вероятнее всего, займетесь не тем, чем занялись бы, будь у вас два свободных часа впереди.

Естественно, полезно знать, сколько времени у вас в распоряжении (имеет смысл акцентировать внимание на календаре и на часах). Инструменты напоминания о дальнейших действиях на все случаи жизни предоставят вам максимум информации и значительно облегчат задачу согласования намеченных дел и свободного времени. Иными словами, если у вас есть десять минут до следующей встречи, найдите десятиминутное дело. Если в ваших списках значатся только большие или важные дела, то не исключено, что в них вообще не найдется подходящего задания, рассчитанного на десятиминутный промежуток времени. Если вам все равно приходится заниматься более кратковременными делами, то наиболее продуктивный способ справиться с ними — использовать непродолжительные окна бесхозного времени, которые возникают в течение дня.

Запас энергии

Можно научиться увеличивать свой запас творческих сил путем изменения контекста и переноса внимания, но сделать это удается далеко не всегда. Конец дня, большая часть которого потрачена на «марафонское» заседание бюджетного комитета, не лучшее время для того, чтобы звонить потенциальному клиенту или начинать планирование стратегии оценки производительности. В такое время лучше будет позвонить в авиакомпанию, чтобы изменить дату, на которую забронирован билет, обработать несколько платежных квитанций или полистать специализированный журнал.

У каждого из нас бывает время, когда он мыслит более продуктивно, и время, когда вообще не следует ни о чем думать.

Дэниел Коуэн

Если у вас перед глазами будет перечень всевозможных дел, то вы сможете эффективно использовать разнообразные промежутки времени. Точно так же, если вы будете знать все задачи, которые должны обработать и выполнить в конкретный момент, то сможете согласовать свою творческую деятельность с запасом жизненных сил.

Всегда держите под рукой перечень намеченных дел, которые требуют от вас минимальных интеллектуальных и творческих усилий. Когда вы находитесь в одном из низких энергетических состояний, можете ими заняться. Чтение случайно попавшихся на глаза журналов, статей и каталогов, ввод телефонов и адресных данных в компьютер, чистка папок, обновление программ на ноутбуке, поливка растений или замена скрепок в скоросшивателе — вот несколько из множества примеров дел, которыми вам все равно нужно когда-нибудь заниматься.

Даже если вы не в лучшей форме, это не причина для того, чтобы снижать уровень продуктивности.

В этом состоит одна из основных причин, по которым необходимо наметить четкие границы системы персональной организации: вам будет легче поддерживать высокий уровень производительности, даже если вы не в лучшей форме. Если ваш запас энергии на исходе, материалы для чтения — в беспорядке, квитанции валяются по всему дому, папки расставлены хаотично, а корзина входящих материалов не выполняет основных функций, то сортировка намеченных дел кажется слишком трудной задачей. Поэтому вы избегаете каких-либо действий и от этого чувствуете себя еще хуже. Один из лучших способов увеличить запас жизненной энергии — завершить некоторые незамкнутые циклы. Следовательно, имеет смысл всегда держать под рукой несколько простых циклов.

Описанные выше первые три критерия выбора дальнейших шагов (контекст, время и энергия) обуславливают необходимость целостной системы напоминаний о первоочередных действиях. Иногда у вас просто не будет сил на размышления такого рода: система должна быть готова к этому. Если это так, то вы можете действовать «в рамках допустимых шагов» и выбирать отдельные задачи, которые выполнимы в данной ситуации.

Приоритетность

Если задан контекст, в котором вы находитесь, запас времени и энергии, то, естественно, следующим критерием при выборе дальнейших действий станет их относительная важность: «Какой из оставшихся вариантов первоочередных шагов самый важный для меня?»

Как определиться в приоритетах? Этот вопрос я часто слышу от людей, с которыми работаю. Он обусловлен ощущением, что на них возложено больше задач, чем они способны выполнить. Они знают, что придется сделать непростой выбор, а некоторые проблемы, возможно, так и не удастся решить.

Вы не можете быть уверены в своем выборе, если не знаете, в чем состоит ваша работа.

К концу дня, чтобы не испытывать дискомфорта из-за того, что чего-то не успели, вы должны принять ряд сознательных решений, касающихся своих обязанностей, целей и идеалов. Этот процесс, несомненно, предполагает зачастую сложное переплетение влияний целей, идеалов, направлений деятельности вашей организации, небезразличных вам людей и важности отношений с ними.

Модель анализа повседневной работы

Расстановка приоритетов предполагает, что некоторые вещи будут важнее других, но важнее с точки зрения чего? В данном случае — с точки зрения вашей работы, т. е. деятельности, которую вы взяли на себя и/или которую возложили на вас другие люди. Именно на данном этапе в вашем сознании должны вступить в действие еще две структуры. Они касаются определения вашей работы. Помните, что несмотря на то, что в значительной мере данная методология будет относиться к сфере вашей профессиональной деятельности, я использую термин «работа» в универсальном понимании: он означает любые результаты, в достижении которых вы заинтересованы — как в частной, так и в профессиональной сфере.

В последнее время повседневная работа как таковая ставит перед большинством профессионалов сравнительно новую проблему: в ней будет полезно разобраться в процессе поиска наиболее продуктивных систем персональной организации. А это значит, что в течение рабочего дня, в заданный момент времени вы заняты одним из трех типов деятельности:

• выполнением запланированной работы;

• выполнением работы по мере ее появления;

• планированием дальнейшей работы.

Вы можете заниматься делами, записанными в перечнях дальнейших действий, решать проблемы по мере поступления или обрабатывать входные материалы, чтобы решить, какие шаги нужно предпринять, сразу или позже, в соответствии со списками.