Компьютер для бухгалтера
Шрифт:
Основы создания таблиц
Для того чтобы понять, как работать с таблицами, надо создать и заполнить таблицу.
Разобьем лист на столбцы и строки. Для этого выберем команду Таблица -> Добавить -> Таблица, откроется диалоговое окно Вставка таблицы. Укажите в нем количество строк и столбцов и щелкните на кнопке ОК.
В результате на экране появятся графы таблицы. Введите слова Дебет и Кредит в верхней строке таблицы. Затем введите числа, отражающие номера счетов в проводке.
Задание 1
1. Создайте таблицу, в которой две графы и пять строк. Заполните таблицу, как показано на рис. 7.1.
2. На панели инструментов
Рис. 7.1. Документ таблица. doc
Выделение в таблицах
Познакомимся со способами выделения слов в таблице. Таких способов несколько (табл. 7.1).
Таблица 7.1. Способы выделения в таблицах
Задание 2
Проделайте выделение ячеек в той последовательности, которая указана в табл. 7.1.
Приемы форматирования содержимого таблиц
Выделенные ячейки в таблице можно форматировать. Под форматированием понимается изменение размера, начертания шрифта, горизонтального и вертикального выравнивания данных в таблице. Выберите команду Формат -> Шрифт, а затем в открывшемся диалоговом окне выберите нужные настройки.
Все форматирование, которое можно осуществить с помощью этой команды, выполняется и с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование. Изменить размеры столбца и строки можно, использовав левую кнопку мыши. Подведите указатель мыши к линии, разделяющей строки и столбцы, – указатель примет вид крестика. Удерживая левую кнопку, измените размер столбца. Изменение размеров строк и столбцов проводится с помощью команды Таблица -> Свойства таблицы. Здесь же устанавливается выравнивание таблицы по отношению к остальному тексту и выравнивание содержимого столбцов и строк.
Копирование
Если данные в таблице повторяются, их можно копировать или переносить из одной ячейки в другую. Для этого используйте такую последовательность действий:
1. Выделите ячейку.
2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Копировать.
...
Совет
Используйте также кнопки панелей инструментов. Кроме того, можно выделить ячейку и, удерживая кнопку мыши, перетащить ее содержимое в другое место. Если при этом информация должна остаться и в ячейке-источнике, удерживайте нажатой клавишу Ctrl.
3. Щелкните правой кнопкой мыши в той ячейке, куда информация будет вставлена, и выберите в контекстном меню команду Вставить.
Приемы редактирования таблиц
Щелчок правой кнопкой мыши в соответствующем месте таблицы вызовет появление контекстного меню с командами. Эти команды позволяют добавлять ячейки, удалять их, объединять выделенные ячейки или, наоборот, разбивать их.
Задание 3
1. Выровняйте по центру содержимое таблицы, созданной при выполнении задания 1, и измените размер шрифта.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на втором столбце и выберите в контекстном меню команду Добавить столбец.
3. Выделите содержимое столбца Кредит и перетащите
его во второй столбец.4. В третий столбец введите Сумма и укажите суммы проводок.
5. Щелкните правой кнопкой в начале первой строки и выберите команду Добавить строку. Выделите всю строку и, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Объединить ячейки.
6. Введите в образовавшуюся объединенную ячейку текст Учет хозяйственных операций.
7. Сохраните документ. Он должен иметь вид, приведенный на рис. 7.2.
Рис. 7.2. Вид таблицы после объединения ячеек
В таблицах можно выполнять вычисления. Конечно, возможности текстового редактора Word в этом смысле невелики по сравнению с редактором таблиц Excel, однако просуммировать числа Word сможет.
1. Поместите курсор в ячейку, где должен находиться результат.
2. Выберите команду Таблица -> Формула.3. В поле Формула открывшегося окна вы увидите введенную формулу
...
=SUM(AB0VE)
Если формула вас не устраивает, удалите ее и в списке Вставить функцию укажите нужную функцию, например SUM. В скобках укажите адреса ячеек.
...
Примечание
В списке Формат числа можно указать формат для чисел. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите пункт 0,00 %.
Результат вставляется в ячейку в виде поля. Поле представляет собой прямоугольник, выделенный цветом, в который помещается результат. При изменении чисел или ссылок на ячейки обновите результат, выделив поле и нажав клавишу F9.
Слияние документов
Иногда возникает необходимость разослать письма одного содержания разным адресатам. Для этого в программе Word есть специальный модуль – мастер слияния.С помощью механизма слияния на основе стандартного текста обращения и списка адресатов можно создать любое количество персональных посланий.
Средства для создания составных документов
Подготовка персональных копий стандартного письма проводится в три этапа.
На первом этапе создается основной документ с полями для последующего заполнения. На втором этапе создается документ с исходными данными. Его называют источником данных.Это может быть список фамилий, должностей, адресов. На третьем этапе редактор Word с помощью механизма слияния документов объединяет исходные данные с основным документом.
Для создания основного документа выполните следующие действия:
1. Откройте новый документ.
2. В меню выберите команду Сервис -> Слияние.
3. В диалоговом окне Слияние в разделе Основной документ щелкните на кнопке Создать.
4. Выберите в открывшемся списке пункт Документы на бланке. Вид диалогового окна показан на рис. 7.3.
5. В следующем окне щелкните на кнопке Создать основной документ и работайте с новым документом или щелкните на кнопке Активное окно и продолжайте работать в открытом ранее окне документа.