Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista
Шрифт:
Рис. 6.75. Окно создания сводной таблицы
Рис. 6.76. Пример сводной таблицы
5. Измените структуру сводной таблицы перетаскиванием полей между областями названий строк, столбцов или значений. Чтобы получить таблицу, показанную на рис. 6.77, перетащите поле Дата из
Рис. 6.77. Сводная таблица после изменения структуры
6. Самостоятельно изучите средства изменения структуры и формата сводной таблицы с помощью контекстных вкладок, появляющихся на ленте при выборе таблицы:
• на вкладке Параметры можно изменять параметры таблицы в целом, отдельных полей и др.; например, для изменения итоговой операции сделайте активной любую ячейку в области значений, нажмите кнопку Параметры поля вгруппе Активное поле и выберите желаемую операцию;
• на вкладке Конструктор можно изменять параметры отображения таблицы и применять встроенные стили для автоматического форматирования.
Подведение итогов
Вопросы для проверки
Дайте определение следующих терминов: база данных, поле, запись.
Каких правил следует придерживаться при создании списков данных?
Как выполнять сортировку данных?
Как установить фильтр и как его убрать?
Как отобрать с помощью фильтра записи, отвечающие нескольким условиям?
Какими возможностями для анализа обладают промежуточные итоги и сводные таблицы?
Как рассчитать промежуточные итоги?
Как создать сводную таблицу и изменить ее свойства?
Это был последний урок по Excel. Вы выполнили все задачи, поставленные в начале этой части книги. Как и при изучении Word, здесь были рассмотрены главные возможности Excel, позволяющие решать большинство практических задач. Для самообразования и повышения вашего профессионального уровня можно дать следующие советы:
как можно чаще пробуйте составлять расчетные таблицы;
сложную задачу не всегда удается решить с первого раза – даже профессионалы часто находят решение только после нескольких попыток;
количество встроенных функций в Excel составляет несколько сотен, и среди них можно найти ту, которая решит задачу оптимальным способом; Мастер функций и справочная система помогут разобраться в новых функциях.
Следующая глава книги посвящена созданию и использованию баз данных в программе Microsoft Access. Вы уже получили основные сведения о базах данных и знаете, что их можно создавать в Excel, но программа Access имеет больше возможностей, о которых вам предстоит узнать.
Глава 7
Разработка баз данных в программе Access
Урок 7.1. Знакомство с программой Access
Урок 7.2. Основные приемы работы с данными
Урок 7.3. Создание таблиц
Урок 7.4. Проектирование базы данных. Создание связей между таблицами
Урок 7.5. Запросы
Урок 7.6. Формы и отчеты
Access – это приложение для работы с базами данных или система управления базами данных (СУБД). Компьютерные базы данных используются почти во всех областях деятельности. Умение работать с ними обязательно для пользователей компьютеров наряду с навыками использования текстовых редакторов, электронных таблиц и возможностей Интернета.
Базы данных и программы для работы с ними отличаются от других приложений тем, что для их настройки и обслуживания приходится привлекать квалифицированных программистов и системных администраторов. Для обслуживания средних и больших информационных систем эти специалисты необходимы, но в случае небольших баз данных большинство задач под силу решить обычным пользователям, изучившим основы работы в среде Access 2007.
Основные цели изучения Access 2007:
разобраться с принципами функционирования и использования современных баз данных;
научиться выполнять основные операции с данными в среде Access 2007 – ввод, просмотр, редактирование, поиск, отбор и др.;
самостоятельно разработать проект простой базы данных и реализовать его в среде Access;
научиться создавать формы, запросы и отчеты, которые помогут редактировать и анализировать данные, а также выводить их на печать.
Поскольку все современные программы для работы с данными используют сходные принципы, то, изучив Access, вы сможете разобраться с базами данных других типов.
Курс обучения основам Access 2007 состоит из шести уроков, изучение каждого из которых следует выполнять по плану, известному вам из предыдущих частей книги:
1. Внимательно изучите текст урока.
2. Выполните одну или несколько имеющихся в каждом уроке практических работ. В уроках 7.3-7.6 вы будете шаг за шагом разрабатывать простую учебную базу данных.
3. Выполните самостоятельные задания.
4. Ответьте на контрольные вопросы разделов «Подведение итогов».
Урок 7.1. Знакомство с программой Access
Основные сведения о базах данных и программах для их обработки
Сегодня компьютеры хранят и обрабатывают значительные объемы информации, начиная от бухгалтерии маленькой фирмы и заканчивая большими информационными системами. Например, на железной дороге тысячи компьютеров объединены в информационную сеть, что позволяет заказать нужный билет в любой кассе, а в государственных учреждениях (налоговая инспекция или пенсионный фонд) хранится соответствующая информация о миллионах граждан.
Для эффективной работы с данными их нужно упорядочить, то есть сгруппировать однотипную информацию, а также указать связи и зависимости между различными группами данных. Для упорядоченной информации применяют термин база данных.
База данных – это упорядоченная совокупность сведений об определенных предметах или явлениях. Базы данных могут существовать без компьютеров, например школьный журнал успеваемости является маленькой базой данных, а в качестве больших баз данных могут выступать различные архивы и хранилища документов. В современном мире компьютеры являются основным местом хранения баз данных, но для эффективной работы с ними нужно использовать специальные программы.