Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista
Шрифт:
7. Отберите записи с датой отгрузки, большей 01/04/2006. Для этого:
1) щелкните правой кнопкой мыши на любом значении поля Дата отгрузки;
2) выполните команду Фильтр дат После;
3) введите дату 01/04/2006 и нажмите кнопку OK.
Количество отобранных с помощью фильтра записей можно узнать из сообщения в нижней части таблицы рядом с кнопками навигации.
Задание для самостоятельного выполнения
Найдите в базе данных Борей следующую информацию.
Когда сотрудник Ильина разместила свой
Сколько заказов было размещено сотрудником Куликовым в период 01.01.2006-31.03.2006?
Назовите два самых дорогих напитка, которые продает компания.
Подведение итогов
Вопросы для проверки
Сравните приемы редактирования данных в таблицах Access и Excel.
Какие преимущества дает использование форм?
Какие средства для поиска и отбора данных в таблицах вы знаете?
Как отсортировать таблицу по нескольким полям?
Какие виды фильтров вы знаете и когда их лучше применять?
Вы уже знаете, как работать с существующими базами данных. Далее вы начнете самостоятельную разработку простой базы данных. Сначала нужно будет спроектировать структуру базы данных, а затем создать все основные объекты – таблицы, формы, запросы и отчеты.
Урок 7.3. Создание таблиц
Режимы работы с таблицами
Для работы с таблицами в базе данных используются следующие режимы.
Режим таблицы. Является универсальным: в нем можно просматривать, вводить и редактировать данные, создавать новые таблицы и изменять их структуру. После двойного щелчка на значке таблицы она будет открыта в режиме таблицы, что уже упоминалось в предыдущем уроке.
Конструктор. Служит только для создания новых таблиц и изменения структуры существующих. в отличие от первого режима, в нем можно установить дополнительные свойства для отдельных полей и таблицы в целом.
Для открытия любой таблицы в режиме конструктора найдите ее в области переходов, щелкните на ее значке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполните команду Конструктор. На рис. 7.12 показана таблица Клиенты базы данных Борей, открытая в режиме конструктора.
Рис. 7.12. Конструктор таблиц
СОВЕТ
Вы можете быстро переключаться из конструктора в режим таблицы и наоборот с помощью кнопки Режим, расположенной в левом углу вкладки Главная.
Типы данных в таблице
Для создания таблицы нужно знать названия необходимых полей и тип данных в каждом из них. Решение об использовании полей того или иного типа обычно принимается при проектировании базы данных, причем каждое поле должно содержать определенный тип данных.
В таблицах Access можно использовать следующие типы полей.
Текстовый. Применяется автоматически для всех новых полей. Максимальный размер этого поля равен 255 символам. Кроме текста в полях этого
типа можно хранить числа, которые не используются в расчетах, например телефонные номера.Поле MEMO. Служит для хранения длинных текстов или форматированного текста.
Числовой. Используется для хранения чисел, над которыми нужно выполнять расчеты. По умолчанию используются длинные целые числа, при необходимости выбрать другой способ хранения числа воспользуйтесь свойством Размер поля.
Дата/Время. Поле для хранения даты или времени. При его выборе следует дополнительно указать его формат.
Денежный. Вариант числового поля для хранения денежных значений.
Счетчик. Это специальный вариант числового поля, которое служит для автоматической нумерации. При создании новой записи в это поле автоматически помещается новый порядковый номер, и его невозможно изменить или удалить. Это поле в основном используется в качестве ключа при создании связей между таблицами. Еще одна особенность счетчика – при удалении записи номера соседних записей не изменяются.
Логический. Поле этого типа может иметь одно из двух значений: Да или Нет. В таблицах и формах это поле отображается в виде флажка.
Поле объекта OLE. Используется для хранения документов различных типов – тексты, рисунки, таблицы, звук, видео и др.
Гиперссылка. Служит для хранения ссылок на узлы Интернета, файлы на жестком диске или в локальной сети.
Вложение. Применяется для хранения документов различных типов – тексты, рисунки, таблицы, звук, видео и др. Поля этого типа появились только в Access 2007; их рекомендуется использовать вместо полей объектов OLE.
Мастер подстановок. После выбора этого поля будет запущен специальный Мастер постановок, с помощью которого можно связать это поле с другой таблицей или задать для него фиксированный набор значений, после чего поле в таблице будет представляться в виде раскрывающегося списка, из которого можно будет выбирать значения из связанной таблицы или вводить одно из фиксированных значений.
Дополнительные свойства поля
Главным свойством поля является его тип, но с помощью конструктора таблиц для каждого поля можно применять и другие свойства. С их помощью можно задать формат поля, сделать ввод данных в поле удобнее и предотвратить ошибки. Набор дополнительных свойств будет зависеть от типа поля. Ниже (табл. 7.1) приведено описание некоторых свойств полей.
Таблица 7.1. Назначение основных свойств полей
Создание новой базы данных
Все таблицы и другие объекты базы данных Access 2007 хранятся в одном файле с расширением ACCDB (во всех предыдущих версиях использовались файлы с расширением MDB). Перед созданием таблиц следует создать пустую базу данных следующим способом.
1. Запустите программу Access.
2. В окне Приступая к работе перейдите по ссылке Новая база данных.