Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

Рис. 7.31. Мастер отчетов: выбор уровней группировки

4. Следующий этап построения отчета – выбор порядка сортировки записей (рис. 7.32). Сортировка сначала выполняется по полям, заданным в качестве уровней группировки (см. рис. 7.31), и только потом – по полям, выбранным для сортировки.

Рис. 7.32. Мастер отчетов: настройка способа сортировки

5. В отчетах можно рассчитывать итоговые значения числовых полей как для всего отчета, так и для выбранных уровней группировки. Для этого нажмите кнопку Итоги и установите флажки для итогов, которые нужно вычислить. При выборе итогов по умолчанию сначала выводятся подробные данные, а под ними – итоговые значения. В отчете можно оставить только итоги, установив переключатель Показать в положение только итоги.

6. Следующее окно Мастера – выбор макета, который определяет, как будут расположены данные на странице. Перечень доступных вариантов макета будет зависеть от использования в отчете уровней группировки.

7. Далее будет предложено выбрать один из доступных стилей оформления, по сле чего вы перейдете к последнему окну Мастера, где нужно ввести имя отчета и нажать кнопку Готово для его просмотра.

В режиме предварительного просмотра отчета на ленте присутствует только вкладка Предварительный просмотр, с помощью которой можно выполнить различные действия с отчетом: напечатать, изменить масштаб просмотра, настроить параметры страницы, а также передать отчет в Word или другие форматы.

Дизайн отчетов

Если внешний вид отчета, созданного с помощью кнопки Отчет или Мастера отчетов, не соответствует требованиям, его можно изменить, открыв отчет в режиме макета (рис. 7.33). В процессе редактирования учтите, что любой отчет состоит из нескольких горизонтальных разделов, которые имеют следующее назначение.

Заголовок отчета. Кроме заголовка здесь могут размещаться и другие сведения, например дата печати или логотип компании. Заголовок печатается один раз в начале отчета.

Верхний колонтитул. Будет напечатан в верхней части каждой страницы отчета. Как правило, в нем размещаются заголовки столбцов.

Область данных. Служит для вывода данных и повторяется для каждой записи отчета. Изменения параметров любого объекта в области данных будут автоматически задействованы для всех других записей.

Нижний колонтитул. Выводится внизу каждой страницы. В этом разделе, как правило, размещаются номера страниц.

Примечание отчета. Будет напечатан в конце отчета и используется для вывода различных итоговых сведений.

Рис. 7.33. Отчет в режиме макета

При наличии в отчете уровней группировки используются дополнительные разделы для заголовков и примечаний групп. В заголовке группы обычно помещается поле, которое выбрано уровнем группировки; примечание используется для вывода итогов по группе.

Основные приемы редактирования отчетов в режиме макета почти не отличаются от аналогичных приемов редактирования форм, которые были рассмотрены выше. В макетах отчетов можно также выполнить следующие действия.

Добавить уровни группировки или сортировки. После нажатия кнопки Группировка области Группировка и итоги вкладки Формат в нижней части отчета появится область Группировка, сортировка и итоги (см. рис. 7.33). Для добавления группировки щелкните на кнопке Добавить группировку и выберите поле для нее. Аналогично можно добавлять сортировку по определенным полям.

Рассчитать итоги по выбранным полям. Для этого выделите любое значение поля, по которому нужно рассчитать итоги, нажмите кнопку Итоги группы Группировка и итоги вкладки Формат и выберите итоговую функцию в появившемся меню.

Настроить параметры страницы. Для этого используйте кнопки на вкладке Параметрыстраницы, где можно указать размер бумаги, ориентацию, поля и другие параметры.

Практическая работа 58. Создание форм и отчетов

Это последняя практическая работа в программе Access, поэтому постарайтесь выполнить все задания самостоятельно.

1. В базе данных Taxi2008 создайте формы для просмотра и редактирования каждой таблицы из базы данных. Самостоятельно выберите тип и стиль каждой из создаваемых форм.

2. Измените форматирование созданных форм в режиме макета. Например, можно удалить некоторые поля, изменить их расположение, увеличить размеры элементов и используемые шрифты и т. д.

3. Создайте отчеты на основе ранее созданных запросов. Выберите необходимые параметры отчетов.

4. Измените форматирование созданных отчетов в режиме макета или конструктора по своему усмотрению.

Подведение итогов

Вопросы для проверки

Что общего и в чем различие разработки форм и отчетов?

Как создавать простые формы?

Что можно изменить в макете формы (отчета)?

Для чего в отчетах используются уровни группировки?

Какие вы знаете способы добавления итоговых значений в отчет?

Вы изучили основы работы в Access. Поскольку все базы данных построены по одинаковым принципам, полученные знания помогут вам в практическом использовании любой базы данных. Вы сможете также разработать базу данных, однако для получения качественного результата следует обратиться за помощью к специальной литературе или более подробно изучить справочную систему Access.

Заключительная глава данной книги будет посвящена настройке компьютера под управлением Windows Vista и поможет справиться с проблемами в работе компьютера без помощи специалистов.

Глава 8 Настройка и обслуживание системы

Урок 8.1. Панель управления Windows Vista. Управление учетными записями пользователей

Урок 8.2. Средства безопасности Windows Vista

Урок 8.3. Установка и настройка оборудования

Урок 8.4. Устранение проблем в работе Windows

Любой пользователь сталкивается с необходимостью решить определенные задачи по настройке и обслуживанию системы, например установить пароль своей учетной записи или подключить новый принтер. Для решения подобных задач в Windows Vista имеются простые и доступные средства, но если попытаться изучить их более детально, то для большинства объектов можно найти большой набор параметров, разобраться с которыми порой сложно даже опытным пользователям. Поэтому для основных задач настройки системы лучше использовать стандартные средства, о которых вы узнаете из данной главы. При необходимости выполнить более тонкую настройку лучше проконсультироваться со специалистами.