Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista
Шрифт:
Подведение итогов
Вопросы для проверки
Какие типы запросов вы знаете?
В чем разница между подробным и итоговым запросом?
Какие поля следует выбирать для итоговых запросов?
Какие дополнительные возможности имеет конструктор запросов в сравнении с Мастером?
В каких случаях следует использовать запрос с параметрами?
В этом уроке были рассмотрены запросы, являющиеся основными объектами для обработки табличных данных. Заключительный урок будет посвящен созданию форм и отчетов, которые позволяют представить информацию из базы данных
Урок 7.6. Формы и отчеты
Создание простых форм
Использование форм для просмотра и редактирования данных было описано в уроке 7.2. Теперь рассмотрим способы создания форм. Простые формы в Access можно создавать одним щелчком кнопки мыши, а более сложные – с помощью маркера или конструктора.
Для создания простой формы для просмотра или редактирования данных выполните следующие действия.
1. В области переходов выберите таблицу или запрос, на основе которого нужно создать форму.
2. На вкладке Создание щелкните на кнопке Форма в группе Формы – будет создана новая форма.
3. После создания форма отображается в виде макета, который позволяет внести изменения в ее внешний вид. Если внешний вид формы устраивает, сохраните ее с помощью кнопки Сохранить на панели быстрого доступа.
По умолчанию в форму включаются все поля таблицы и подписи к ним; если таблица участвует в связи с другой, то в форму автоматически может быть добавлена подчиненная таблица (рис. 7.28). Если подчиненная форма не нужна, ее можно удалить в режиме макета.
Рис. 7.28. Форма с подчиненной таблицей для таблицы Клиенты
С помощью кнопок в группе Формы можно быстро создавать и другие типы форм. Например, кнопка Разделенная форма позволяет быстро создать форму, в которой данные отображаются одновременно в двух представлениях – в режиме фор мы и режиме таблицы, а кнопка Несколько элементов создает табличную форму (рис. 7.29). Кнопки Пустая форма и Конструктор форм служат для создания формы вручную в режиме макета и конструктора соответственно, а с помощью команды Формы Мастер форм можно построить форму в диалоговом режиме.
Рис. 7.29. Разделенная (сверху) и табличная (снизу) формы для таблицы Клиенты
Дизайн форм
Если форма, созданная автоматически, не отвечает требованиям, ее можно доработать вручную в режиме макета (рис. 7.30). После создания новая форма автоматически отобразится в режиме макета. Для переключения в режим макета ранее созданной формы используется кнопка Режим.
Рис. 7.30. Форма в режиме макета
Автоматически созданные формы состоят из заголовка и области данных. В области данных обычно используются следующие элементы.
Поле. Предназначено для отображения и редактирования значения определенного поля из базы данных;
Надпись. Прямоугольник с текстом, который чаще всего используется для отображения названий полей. Надписи также могут служить для отображения текста, не связанного с содержимым базы данных.
Подчиненная таблица. Позволяет отобразить данные из подчиненной таблицы, связанные с выбранной записью в форме.
Поле и соответствующая ему надпись являются связанными и перемещаются совместно. Для упорядочивания всех связанных пар поле-надпись в формах используются макеты управления содержимым – специальные направляющие в форме таблицы. Макет обеспечивает одинаковые размеры и выравнивание всех элементов. При необходимости можно изменить тип макета и его свойства, выбрав вкладку Упорядочить, а на ней – Макет элемента управления. Если вы хотите расставлять элементы по своему усмотрению, следует удалить макет с помощью команды Макет элемента управления Удалить вкладки Упорядочить.
С элементами формы можно выполнять следующие действия.
Перемещение. Выделите объект щелчком кнопки мыши, затем перетащите его в нужное место, удерживая нажатой кнопку мыши. Если объект входит в состав макета, его можно перемещать только в пределах этого макета.
Изменение размеров. Щелкните кнопкой мыши на объекте и перетащите одну из границ объекта. Если объект входит в состав макета, то автоматически будут изменены связанные размеры других элементов макета.
Форматирование. Для форматирования выделенного объекта выберите вкладку Работа с макетами форм, а затем Формат (см. рис. 7.30). С помощью кнопок этой вкладки можно изменять параметры шрифтов, форматы чисел, границы, заливку и другие свойства.
Для быстрого форматирования всей формы можно применить один из встроенных стилей формы, выбрав его из списка в группе Автоформат вкладки Формат.
Добавление и удаление объектов. Для добавления нового поля нажмите кнопку Добавить поля в группе Элементы управления вкладки Формат и перетащите нужное поле из Списка полей на форму. Удалить объект можно, щелкнув на нем кнопкой мыши и нажав клавишу Delete.
Построение отчетов
Формы предназначены в основном для просмотра и редактирования записей, а отчеты используются для просмотра и печати различной информации из базы данных. Построение отчетов напоминает разработку форм: простой отчет можно построить автоматически или с помощью Мастера, а для его доработки можно использовать режим макета.
Быстро построить отчет по выбранному запросу или таблице можно, выполнив команду Отчеты Отчет на вкладке Создание, но такой отчет, скорее всего, потребует доработки. Более основательно подойти к созданию отчетов позволяет специальный Мастер отчетов, последовательность работы с которым следующая.
1. Для запуска Мастера отчетов выполните команду Отчеты Мастер отчетов вкладки Создание.
2. Первое окно Мастера отчетов почти не отличается от аналогичного окна Мастера запросов (см. рис. 7.22), где нужно выбирать поля из одной или нескольких связанных таблиц, которые будут использоваться в отчете. Отчеты можно строить на основе таблиц или запросов.
3. В следующем окне Мастера отчетов можно выбрать поля для группировки данных (рис. 7.31) – записи будут отсортированы по уровням группировки, а значения полей, по которым выполняется группировка, будут выделены в отчете особым форматированием.