Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие
Шрифт:
Во время нашей встречи Эл сказал: «Кстати, как ты собираешься решать проблему с регистрацией в отеле “Х”?» Отлично, я был готов к этому вопросу! Выслушав меня, Эл откинулся на спинку стула и подумал: «Этот парень знает свое дело. Молодец». Каждый раз вы должны быть на шаг впереди вашего босса, а еще лучше – на несколько шагов. Вы должны время от времени интересоваться у вашего начальника, на что вам стоит обратить особое внимание в работе. Это поможет вам заносить в план актуальные задачи. Вы быстрее добьетесь успеха в карьере, если у вас будет четкий план, и вам не придется заикаться и запинаться, когда вас спросят, что вы делаете для решения жизненно важного вопроса, имеющего непосредственное отношение к вашей работе. Кроме того, если вы будете эффективно решать жизненно
Если вы забыли, почему жизненно важные вопросы имеют большее значение по сравнению с просто важными, постарайтесь припомнить жизненно важные органы человеческого организма – сердце, легкие, почки, печень и т. д. Эти органы значат намного больше, чем другие части тела, например пальцы на руках или ногах и т. д. Вы должны бережно относиться к жизненно важным органам, потому что не можете без них существовать.
Точно так же дело обстоит и с жизненно важными вопросами – как профессиональными, так и личными. Когда вы наладите систему регистрации, вам не придется иметь дело с разгневанными клиентами. Текучесть кадров сократится, потому что, когда все работает как часы, у клиентов нет причин срывать зло на сотрудниках. Вы будете востребованы и приобретете репутацию незаменимого человека.
Здоровье тоже можно отнести к жизненно важным вопросам. Не исключено, что вскоре вы запишете в свой ежедневник: «Позаботиться о собственном здоровье». Если вы экономите время на том, чтобы поддерживать себя в хорошей форме, то может так получиться, что вы потратите еще больше времени на восстановление после операции.
18 мая в 12:30 я опять сел в машину и поехал в клинику, для того чтобы пройти ежегодный медицинский осмотр. Проходя обследование каждый год, вы в конечном счете экономите значительное количество времени. Очень важно обнаружить проблемы как можно раньше, особенно если речь идет о вашем здоровье. Как часто нам приходится слышать: «Если бы диагноз поставили раньше, он сейчас был бы жив». Когда я планирую визит к врачу, я всегда стараюсь записаться на 8:00, потому что врачи обычно не опаздывают на первый прием. Кроме того, с утра они еще не успели устать и поэтому более внимательны к пациенту.
Кстати, я поступаю точно так же и в отношении перелетов. Утренние рейсы самые надежные: самолеты вылетают вовремя, потому что они находятся в аэропорту уже с вечера. Чем позднее ваш рейс, тем больше шансов, что его отложат и вам предстоит кошмарная ночь в зале ожидания. Помните поговорку: «Кто рано встает, тому Бог подает»?
Когда я прошел медицинский осмотр, я рассказал врачу, какие лекарства и витамины принимаю. Эта информация была у меня под рукой, потому что я сделал соответствующую запись в ежедневнике под фамилией доктора. Я вернулся в офис в 15:30. По дороге – прослушал голосовые сообщения и, пользуясь автоматическим соединением, ответил на несколько звонков. (Пожалуйста, не говорите по телефону, держа его в руке, когда ведете машину, – вы подвергаете себя и окружающих большому риску.) У меня оставалось 30 минут до встречи с Мэри в 16:00. Мы собирались обсудить результаты ее работы. Я уже был готов к встрече, потому что запланировал ее за день до этого. Итак, я оказался перед выбором: прогуляться по офису, мешая коллегам, или приступить к работе над пунктами Б-1, Б-2, а затем перейти к Б-3, и, может быть, до 16:00 у меня еще осталось бы время для Б-4.
Наш разговор закончился на 15 минут раньше, и я мог начать планировать следующий день. В 17:15 я пошел на встречу с самим собой в тренажерном зале. Такой пункт значится в моем ежедневнике каждый день! Я поставил перед собой цель работать в тренажерном зале 275 дней. За год до этого у меня был такой же план, но я смог отработать только 273 дня. А еще раньше я провел в тренажерном зале 274 дня. Это означало, что за последние два года для достижения цели я не добрал три дня. Я был недоволен самим собой. И пообещал себе, что больше
этого не повторится, по крайней мере по таким же причинам. Этого не случилось.Моя тренировка закончилась в 18:15. В этот день я прозанимался чуть меньше, потому что должен был успеть на празднование дня рождения моего друга Джеймса. Из-за напряженного графика мы увиделись с Присциллой только на вечеринке. Но все же мне удалось втиснуть в расписание работу в тренажерном зале, потому что это было и до сих пор остается моим жизненным приоритетом. Единственный способ выполнить все важные для вас задачи – включить их в график. Запомните одну важную вещь:
Обязательно включайте все жизненные приоритеты в ваш график.
Мне не важно, что рассказывают люди об их приоритетах. Как говорится: «Чтобы судить о пудинге, надо его отведать». Ингредиенты пудинга должны быть включены в ваш график. Я хочу еще раз обратить ваше внимание на эти слова: «Обязательно планируйте все жизненные приоритеты». Заметьте – все, как профессиональные, так и личные.
Я был дома в 21:00, просмотрел планы на 19 мая и внес некоторые поправки, связанные с событиями сегодняшнего дня. Я сделал запись с напоминанием о том, что должен поблагодарить Джеймса и Джейн за прекрасный праздничный ужин и сказать им, как Присцилла и я были рады пообщаться с их детьми, Дэном и Мэри. Кстати, во время ужина я перелистал ежедневник на субботу и записал название красного вина, которое нам подавали, чтобы купить бутылочку для себя. И правда, эта книжечка может пригодиться, когда меньше всего ожидаешь.
Я также добавил в раздел «Сделать» список на следующую неделю:
• Написать открытки военнослужащим в Ираке и Афганистане.
• Встретиться с подрядчиком для проверки блоков кондиционеров. Они работают уже 12 лет и требуют замены.
• Подать заявку о компенсации медицинских издержек.
• Запланировать посещения компаний в Орландо, чтобы заинтересовать их в проведении в этом году кампании United Way.
• Купить подарок на день рождения для Дэниела.
• Приступить к выработке способов реструктуризации нашей компании.
Почистив зубы щеткой и нитью, я лег спать. (Использование зубной нити сэкономит время, которое вы потратили бы на посещение стоматолога.) Я сказал Присцилле, что я ее люблю, – это было последнее, что я сделал в тот день. Объяснения в любви тоже экономят время, особенно если вы, как и я, говорите правду. Не успел я заснуть, как наступило утро следующего дня, 19 мая. Часы показывали 5:10, и мне нужно было вставать.
В то утро я приготовил кофе для Присциллы и бутерброд с арахисовым маслом для себя. Затем я уложил спортивную одежду для занятий в тренажерном зале, принял душ, оделся и отправился в Starbucks. Я был там в 5:50, занял столик и приступил к завтраку, который состоял из овсяной каши с фруктами и орехами, без сахара, и большого стакана кофе. Я просмотрел NY Times и Wall Street Journal, в 6:00 вышел из кафе, в 6:15 уже был в офисе, всего через 65 минут с того момента, как проснулся. С течением времени я понял, как важно жить рядом с работой, даже если придется пожертвовать лишними метрами. Так вы экономите время и силы. Другой способ сделать это – спланировать свой график так, чтобы можно было избежать пробок на дорогах.
В 6:15 я уже сидел за столом и планировал свое время. Каждый день я начинал именно так, это стало просто рутиной. В то утро я должен был передвинуть несделанные Б-6, Б-7 и Б-8 на день, когда я, скорее всего, смогу решить эти вопросы. Один пункт, который мне не удалось выполнить вчера, получил более высокий показатель. Так работает система приоритетов. Иногда задача из жизненно важной может приобрести статус НЕОТЛОЖНОЙ.
Давайте представим себе студента. Когда он получает задание написать курсовую и сдать ее через 6 недель, это важный проект. Если же студент откладывал работу на самый последний момент и теперь проект надо сдать через 3 дня или даже завтра, он переходит в разряд НЕОТЛОЖНЫХ дел.