Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет
Шрифт:
При индивидуальной подаче напитков первая чашка – руководителю группы гостей, затем руководителю принимающей стороны, далее всем гостям по статусу (это можно понять по их рассадке за столом переговоров) и, наконец, представителям принимающей стороны – также по статусу. Чашки с чаем или кофе (как и все напитки) ставятся с правой стороны. Если на рабочем столе перед сидящим человеком находятся деловые бумаги, чашку ставят справа на свободное место.
Правила поведения за столом
Если чашка стоит ручкой вправо и вы хотите положить сахар в напиток, поверните чашку так, чтобы ручка оказалась слева. Далее аккуратно положите в чашку сахар и, придерживая чашку за ручку левой рукой, правой размешайте сахар, взяв ложку с блюдца. Это должно быть сделано так, чтобы никто не слышал
Во время перерыва в переговорах, подходя к столу с угощением, не следует брать много еды на свою тарелку – всегда есть возможность повторно подойти к столу.
Подарки и поздравления в деловом общении
Во всем деловом мире оказание корпоративных знаков внимания давно стало неотъемлемой частью делового общения. С помощью удачно выбранного и правильно врученного подарка можно выразить внимание и уважение к партнерам, наладить и укрепить профессиональные связи. Важно соблюдать определенные правила, регулирующие эту приятную, но непростую часть деловой жизни.
Говоря о подарках и сувенирах для деловых партнеров, следует различать эти понятия. В отличие от подарка, цель сувенира (souvenir в переводе с франц. – память) – напомнить о какой-либо встрече или событии, и это обычно нечто менее значимое, чем подарок.
Главное современное требование к деловым подаркам – они должны быть корректными по стоимости и максимально персонифицированными. Вопрос обмена подарками следует заранее оговаривать, чтобы подарок не был неожиданностью и не поставил другую сторону в неловкое положение. В некоторых компаниях категорически запрещено делать подарки деловым партнерам и принимать подарки от них.
Желательно, чтобы в компании существовала политика корпоративных подарков и были определены ее внутренние и (или) внешние адресаты. Важно иметь четкие ответы на вопросы:
• К каким праздникам и значимым событиям дарятся корпоративные подарки?
• Существует ли деление корпоративных подарков по статусу адресатов? Если да, то каковы критерии этой иерархии?
• Есть ли общие требования к корпоративным подаркам?
• Какое подразделение отвечает за эту работу и как оно взаимодействует с другими подразделениями при подготовке и проведении подарочной кампании?
Обращайте внимание на сроки размещения заказов на изготовление подарков (особенно новогодних) и заранее досконально продумывайте логистику.
Правила выбора, вручения и приема подарков
Одним из главных критериев при выборе подарка деловым партнерам является его цена, поскольку слишком дорогой подарок может быть истолкован как взятка. Особенно деликатно нужно подойти к выбору подарков при общении с иностранцами, т. к. во многих компаниях существуют строгие корпоративные правила, определяющие допустимую стоимость принимаемых подарков. Ведь если вы преподнесете подарок, а человек не сможет его принять, то неизбежно возникнет неловкая для обеих сторон ситуация. В европейских странах и США любой полученный официально подарок стоимостью более определенной законом и корпоративными стандартами суммы должен быть оформлен соответствующим образом.
Важно учитывать национальные особенности делового общения, к примеру, в европейской и американской деловой практике обмен подарками сведен к минимуму или отсутствует, а при общении с представителями арабских стран или ряда стран Азиатско-Тихоокеанского региона это почти всегда обязательная процедура.
Российское законодательство определяет верхний предел стоимости делового подарка в случае, когда получателем является не конкретное лицо, а компания-партнер (при этом компания-даритель должна составить акт о передаче подарка с указанием его стоимости. Преподнесение подарка по стоимости, превышающей указанную сумму, считается незаконным и влечет за собой негативные правовые последствия для обеих сторон), а также устанавливает ограничения, связанные с приемом подарков для лиц, замещающих государственные, муниципальные должности и пр. Государственным служащим запрещается получать в связи с исполнением ими должностных обязанностей вознаграждения от физических и юридических лиц (подарки, денежное вознаграждение, ссуды, услуги материального характера, плату за развлечения, отдых, за пользование транспортом и иные вознаграждения) за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. Подарки, полученные государственными служащими в связи с протокольными мероприятиями, со служебными командировками и с другими официальными мероприятиями признаются федеральной собственностью, собственностью субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления и передаются государственными
служащими по акту в государственный орган или орган местного самоуправления, в котором они замещают должности государственной или муниципальной службы, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.В то же время жизнь любого делового сообщества многогранна и протекает на различных уровнях, поэтому говорить о жестких ценовых пределах на подарки не приходится. И все же, собираясь вручить подарок клиенту или партнеру, заранее узнайте об ограничениях, существующих в конкретной компании по этому вопросу.
Некоторые компании предпочитают не дарить партнерам материальные подарки, а делать благотворительные взносы от их имени, но в нашей стране эта практика широко не распространена.
Процедура вручения подарков в деловой сфере строго не регламентируется. В большинстве случаев во время первой встречи подарки преподносят хозяева, в знак расположенности к гостям и надежды на дальнейшее сотрудничество, но нередко первая встреча проходит без вручения подарка. При проведении переговоров возможен вариант, когда гости дарят подарок в начале визита, а хозяева – при расставании. Принят также обмен подарками при завершении переговоров или деловой встречи. При обмене подарками важно, чтобы они были равноценными и аналогичными по типу. Если в компаниях есть протокольные службы, за этим соответствием должны следить сотрудники этих отделов. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным, особенно если ваши партнеры с Востока. Это делается в интересах укрепления дружественных связей. Позднее, когда партнерские отношения окрепнут, обмен подарками становится необязательным. Любая из сторон может «остановиться», и это будет показателем того, что отношения между сторонами прочны и стабильны.
Подарки деловым партнерам можно разделить на несколько категорий:
• Подарки, которые вручают деловым партнерам и клиентам
• VIP-подарки для руководителей высшего звена
• Подарки компании
На подарки, предназначенные конкретному лицу, не рекомендуется наносить логотип компании-дарителя, чтобы человек пользовался этим предметом в свое удовольствие, не испытывая неловкости, что рекламирует чужую компанию. Но практика показывает, что брендирование корпоративных подарков очень распространено. Желательно, чтобы изображения были не слишком заметны. На подарки, адресованные компании, в отличие от персональных подарков, может быть нанесена дарственная надпись (гравировка на самом подарке, прикрепление специальной таблички к подарку, памятный адрес). Надпись на подарке, на табличке или в адресе указывает, когда, кем и по какому случаю преподнесен данный подарок.
Важно отслеживать, чтобы подарки не повторялись, поэтому имеет смысл вести учет: что, кому и когда подарено и были ли ответные подарки и какие. Для этого необходимо сформировать адресную базу всех партнеров, с которыми поддерживаются постоянные отношения, и заносить туда информацию. Такой порядок также позволит контролировать затраты и использовать эти данные при формировании бюджета на подарочные программы в будущем.
Разумеется, подарки партнерам, клиентам, руководителям, компаниям, а также коллегам будут сильно отличаться друг от друга. В этом списке несколько возможных вариантов для разных категорий адресатов:
• Цветы дарят деловым партнерам в знак приветствия, в знак благодарности за участие в каком-либо совместном мероприятии, при поздравлении с праздником, юбилеем, в качестве извинения и других особых случаях. Не рекомендуется дарить комнатные растения в качестве делового подарка. Выбирая букет для российских и европейских партнеров, придерживайтесь правила: если в букете до 12 цветов, желательно нечетное число цветов, кроме 13. Если букет более объемный, число цветов значения не имеет. Обычно за основу делового букета берется классический букет в декоративном стиле (составленный букет, а не просто срезанные цветы). Для такого букета, учитывая его предназначение, важны колористическое решение (цветовая гамма), выбор формы и размера, подбор цветов и соблюдение правил упаковки. В любом случае гигантомания неактуальна: стебли цветов должны быть короткими, а сам букет – не слишком большим, желательно полусферической формы. Показателем мастерства флориста служит плотность букета – чем свободнее стоят цветы, тем выше мастерство флориста. Считается, что женщинам допустимо преподнести букет, в составе которого есть цветы в бутонах, а мужчинам принято дарить цветы в полном роспуске, но это нюансы, на которые редко обращают внимание. Цветы дарят без упаковки – бумагу, прозрачную пленку и т. п. необходимо снять, но если конструкция букета требует поддержки, то используют натуральные волокна (прессованный лен, рисовую бумагу и т. п.), и в этом случае они не считаются упаковкой, или для поддержки букета используют некрупные листья какого-нибудь экзотического растения. Важно, чтобы букет держал форму, не мялся. Цветы в упаковке вручают только при встрече на вокзале или в аэропорту и если цветы доставляет курьер (в этом случае к букету должна быть приложена визитная карточка дарителя, вложенная в конверт, – анонимные букеты посылать не принято). Чтобы не ошибиться в выборе букета для конкретного адресата, посоветуйтесь с профессиональным флористом.