Матрица перемен. Как повысить эффективность изменений в компании

• Мы давно входим в десятку лидеров по следующим показателям (второе «да»).

• Открыты филиалы в следующих регионах (третье «да»).

• Вот теперь уже можно переходить к стрессовой части беседы – к разговорам о предстоящих переменах. Они будут встречены куда мягче, чем без вводных трех «да».

Согласие аудитории в начале выступления значительно снизит сопротивление в конце.

Представьтесь аудитории перед сообщением о переменах

Если вы – участник проектной команды по внедрению перемен, то изначальное отношение к вам может быть прохладным (или даже враждебным). При этом зачастую участник проектной команды концентрируется на своей работе и не считает нужным подробно рассказывать аудитории о себе в начале выступления. Но если информация исходит от незнакомого человека, сотрудники вряд ли отнесутся к ней как к заслуживающей доверия.

Обычно люди настороженно относятся к сообщениям об изменениях от новых людей.

Первое, что вы должны сделать, проводя встречу, – представиться. Собравшимся должно быть совершенно ясно:

• кто вы такой;

• каков ваш опыт;

• каковы ваши полномочия;

• чьи интересы вы представляете;

• с какой целью вы здесь находитесь.

Если вас не знают, продумайте представление и рассказ о себе.

Признавайте заслуги сотрудников

Если компании необходимы перемены, значит, текущее положение дел неудовлетворительно. Руководитель совершенно прав, когда стремится донести эту информацию до подчиненных. Но если обвинить сотрудников в том, что компания подошла к критической черте, можно навсегда утратить доверие людей.

В самом начале разговора об изменениях будет ошибкой создать у сотрудников впечатление, что все, что они делали до этого, совершенно неправильно и никому не нужно. Признайте их заслуги, скажите им спасибо за хорошо выполненную работу.

Сотрудники должны понимать, что компания обязана им своим успехом. Вот после этого уже можно начинать разговор о необходимости изменений.

Подготовьтесь к выступлению

Готовясь сообщить людям о переменах, руководитель зачастую опасается, что ему будут заданы «неудобные» вопросы и сразу последуют реплики, которые будут противоречить изменениям.

Опыт показывает, что если вы согласны с приведенными ниже утверждениями, то вы готовы к выступлению. Вы будете уверенно себя чувствовать и сможете эффективно донести сообщение о переменах. Наиболее вероятные замечания необходимо сразу включить в выступление.

Выберите из списка и поставьте галочку, если собираетесь использовать этот пункт в вашем сообщении об изменениях.

• Вы владеете информацией, которая отвечает на все возможные вопросы.

• Ваше сообщение о переменах адаптировано под уровень и потребности целевой аудитории.

• Вы продумали все возможные сложные вопросы и знаете на них ответы.

• Вы можете оценить риски, в том числе потери людей.

• У вас имеются все необходимые ресурсы для внедрения изменений.

• Вы учли все возможные затруднения, которые потребуют дополнительных ресурсов.

• Вы четко знаете, кто и что будет делать в процессе внедрения изменений.

• Вы знаете, какая поддержка нужна от других функциональных подразделений в процессе внедрений изменений.

• Вы знаете, что цели и показатели скорректированы и поддерживают изменения.

• Вы знаете, что система мотивации поддерживает необходимое поведение.

Подготовьте ответы на все «неудобные» вопросы заранее.

Оценивайте уровень понимания персоналом проекта перемен

К сожалению, даже если вы мастерски провели первое информирование о переменах и ответили на все вопросы, то это не гарантирует отсутствие появления сопротивления у сотрудников в ходе проекта перемен.

Проверку понимания персоналом сути проекта после сообщения о переменах можно сделать в личной беседе либо использовать небольшой опросник.

Эти вопросы служат ориентиром для диагностики понимания проекта перемен вашими сотрудниками.

• Вы можете сформулировать измеримые цели проекта перемен.

• Вы понимаете, какой эффект для компании даст проект перемен.

• Вы понимаете промежуточные и итоговые сроки проекта перемен.

• Вы понимаете критерии успешного завершения проекта перемен.

• Вы понимаете, каким образом проект перемен повлияет на вашу работу.

• Вы готовы к этому влиянию.

• Вы поддерживаете проект перемен.

• Ваш руководитель поддерживает проект перемен.

• Вы мотивированы на участие в проекте перемен.

• У вас есть достаточно ресурсов для успешной реализации этого проекта.

• Вы получаете достаточную поддержку руководителя.

• Вы получаете достаточную поддержку проектной команды.

• Вы знаете, к кому обратиться с возникающими вопросами и сложностями по проекту перемен.

• Вы понимаете, какие меры контроля за вашими действиями предусмотрены в рамках проекта.

Оценивайте, насколько сотрудники поняли суть проекта перемен.

4. Работа с сопротивлением переменам

Сопротивление переменам во многих случаях – вещь неизбежная.

Более того, почти во всех случаях сопротивление переменам – вещь скорее желанная. Очень часто отсутствие сопротивления, которое является естественной реакцией на перемены, говорит о том, что перемены еще не начались, проект не запущен, люди не верят в то, что им придется меняться и действовать иначе, чем раньше. Сотрудники не поверили в успешность перемен, не поняли целей и задач и предпочитают держать свое мнение при себе.

Нередко именно те, кто не высказывает своего отношения вслух, оказываются наиболее серьезными противниками перемен, к тому же на них особенно сложно повлиять. Ведь мы не знаем их мнения.

Само по себе сопротивление чрезвычайно полезно – оно помогает понять, что в проекте не так, позволяет скорректировать некоторые шаги, сделать проект устойчивее. Сопротивление дает понять, о чем и как нужно разговаривать с людьми, чтобы проект продвигался быстрее.