Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя

Ваши поручения задействуют не одного человека, а общение по электронной почте позволит давать задания в любое время и в любом месте. Я предпочитаю излагать мысли перед сном. Зачастую от меня поступает десять-двенадцать поручений, которые в ином случае терзали бы меня часами, лишая сна. Пользуясь такой внешней памятью, я уверен, что задание будет выполнено. Можно спать спокойно. Важно и то, что все ваши задания архивируются и можно воспользоваться функцией поиска. В Zirtual есть личный кабинет, где отражены все ваши запросы, а также их статус, сообщения, обмен файлами по каждой конкретной задаче.

Что поручить внештатному ассистенту

Похожие запросы на сайте Zirtual группируются в список (мои записи исчисляются сотней заданий). Вам предлагают несколько примеров использования новых опций. Если разъяснений нет, значит, запрос не требует дополнительного внимания. Опишу алгоритм, чтобы вы смогли применить его.

Простые задачи

• Поиск информации в интернете или посредством звонков.

• Резервирование билетов или столика в кафе и ресторане.

• Общение с клиентом по телефону.

• Проверка текста.

• Обновление информации в документе, базе данных или презентации.

• «Холодные звонки».

• Создание базы данных на основе предоставленной информации.

• Сравнение продуктов.

• Написание краткого содержания статьи.

• Заказы на доставку продуктов.

• Сбор пожертвований.

• Добавление сайта в поисковые системы.

• Форматирование или конвертация документов.

• Проверка фактов.

• Сбор информации туристического характера.

• Поиск ближайшего магазина с нужным товаром.

Задачи, требующие использования дополнительных сервисов

• Планирование встреч. Используйте сервис ScheduleOnce, чтобы ассистент знал ваше расписание и мог за вас назначать встречи. Ссылка на ваш график работы должна быть помещена в электронном письме после подписи.

• Сортировка, расшифровка и ответы на голосовую почту. Используйте Google Voice для пересылки ассистенту голосовых сообщений.

• Расшифровка аудиозаписей. Используйте программу аудиозаписи (мне нравится Recordium), чтобы пересылать ассистенту аудиофайлы.

• Отправка писем. Используйте PostalMethods, и ваши помощники смогут отправлять PDF-файлы конкретным адресатам или по спискам рассылки.

• Безопасный способ сообщения паролей – сервис LastPass.

• Выполнение сложных и повторяющихся задач. Создайте информационные письма в Gmail и сохраните их как шаблон. В следующий раз вам нужно будет только нажать кнопку. Для повторяющихся задач посредством отправки стандартных сообщений воспользуйтесь Boomerang. Ассистент может заходить на сайт, используя данные из шаблона для авторизации, проверять статистику и каждую неделю предоставлять отчеты.

• Задания, предполагающие физическую нагрузку. Используйте TaskRabbit для задач общего характера и RedBeacon для бытовых услуг.

• Бухгалтерия. Объедините еженедельные отчеты при помощи Bench.

• Определение круга потенциальных клиентов. На основе ответов-шаблонов Gmail, повторяющихся сообщений Boomerang и расшифровки аудиофайлов ассистенты могут анализировать потенциальную клиентскую базу.

• Ведение блога. Это легко делать благодаря шаблонным ответам, предоставляющим данные для авторизации, и Boomerang.

• Подавайте объявления на сайтах Craigslist или eBay. Используйте шаблоны, и ассистенту надо будет добавлять только детали и фотографии.

• Сводки расходов. Используйте ответы-шаблоны и базы данных Google Docs для отправки копий квитанций и включения их в отчет о расходах.

• Сортировка почты. Пользуйтесь Virtual Post Mail, чтобы получать обычную корреспонденцию через интернет.

• Управление счетами и вкладами. При помощи Virtual Post Mail можно оплатить счета и пополнить вклад по электронной почте.

• Поиск интересных блогов и новостей. Добавьте в избранное привлекательный заголовок или выделите твит и используйте IFTTT для автоматического архивирования.

Задачи, которые стоит автоматизировать

• Будильник: с помощью сервиса WakerUpper [24] .

• Ожидание ответа по телефону: Fast Customer или Lucy Phone.

• Добавление визиток в адресную книгу: CardMunch.

• Резервирование столиков: OpenTable.

• Ответы на электронную почту: FollowUp.cc.

• Письма с благодарностью: Postable.

24

От англ. wake up – будить. Прим. ред.

• Доставка корреспонденции: Seamless или Delivery.

• Текстовые сообщения, телефонные напоминания, отклоненные звонки: IFTTT.

• Заказ автомобиля: Uber или GroundLink.

Разумеется, есть множество задач, выполнение которых требует более двадцати минут (например, исследования, написание текстов, финансовое моделирование, планирование путешествий, работа с графическим или веб-дизайном). Для таких проектов эффективнее привлечь профильного специалиста на Elance.

Аутсорсинг аутсорсинга

Научившись работать с внештатным помощником, следует освоить технику аутсорсинга самого аутсорсинга, поскольку важно передавать не только исполнение задач, но и сам процесс. Лучше всего автоматизировать распределение задач!

Я добился этого с помощью IFTTT. Все началось с простейшего поручения ассистенту из Fancy Hands: «Выяснить, как автоматически публиковать новые посты в блог на сайте StumbleUpon». Довольно трудно озадачить сотрудников Fancy Hands, но я получил такой ответ: «Сейчас нет способа автоматической публикации постов на сайте StumbleUpon». У меня перехватило дыхание на секунду. Потом я улыбнулся. Мне нравятся такие трудности. Я еще не знал, какие возможности аутсорсинга для меня открываются.

Одно дело – полагаться на внештатного ассистента в случае решения простых задач, но с повторяющимися возникают сложности, поскольку каждый раз их выполняют разные люди.

Первоначально я создал напоминание от Re: snooze с инструкциями. Вам приходит сообщение через определенные промежутки времени, и вы их просто пересылаете помощнику. Я считал это ловким решением, но оно все равно требовало моего участия. Re: snooze работает на основе не сигнала, а интервала. Задание могло выглядеть следующим образом: «Добавить новые сообщения за минувшую неделю», но не так: «Добавить появившееся сообщение». Еще я пробовал создать фильтр пересылки на базе Gmail. Проблема заключалась в том, что окончательное письмо приходило не с моего адреса, и виртуальные помощники просто пропускали его, не распознавая как задание.

Теперь я попробовал начать с самого простого. Как можно дать задание виртуальному помощнику и обойтись без запроса? Я искал вечный двигатель аутсорсинга: мне хотелось перепоручить внешним исполнителям моих внешних исполнителей. Почесав затылок, я вспомнил, что у IFTTT есть канал Gmail, которым я прежде не пользовался. Можно создавать триггеры [25] на основе поисковых запросов или добавления информации в избранное или отправлять письма. Но стойте, будут ли такие письма приходить с вашего собственного адреса? Точно, будут!

Я так воодушевился, что едва себя сдерживал. Именно тогда я и создал первую инструкцию в IFTTT, породившую тридцать два автоматизированных действия, о которых мне не надо было думать. Все оказалось проще простого: новую запись из RSS-ленты для моего блога надо отправить электронным письмом с сервера Gmail на адрес [e-mail] с пометой «посетите эту страницу [ссылка] и разместите данное сообщение на StumbleUpon».

25

Условие, которое влечет за собой определенное действие. Прим. ред.