Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя

Принцип четвертый Индивидуальная рабочая неделя

Многие знают книгу Тимоти Феррисса The 4-Hour Work Week («Четырехчасовая рабочая неделя»), о которой мы уже упоминали ранее. Заголовок несколько шутливый, но мысль отличная. Надо решить, сколько времени вы хотите тратить на рабочую неделю.

Что такое рабочая неделя?

Понятие индивидуальной рабочей недели связано со временем. Оно относится и к тем, у кого обычная пятидневка, и к людям с гибким графиком. Смысл в том, что всем подходит разное время для выполнения той или иной задачи. Определив свою рабочую неделю, постройте график так, чтобы задачи решались в оптимальные сроки. Моя рабочая неделя состоит из временных отрезков, когда клиенты, поставщики и прочие деловые агенты могут со мной связаться или получить какой-либо продукт. Ваша рабочая неделя, вероятно, сводится ко времени, когда вы выполняете свою работу, но не она определяет данное понятие.

Моя индивидуальная рабочая неделя начинается во вторник и заканчивается в четверг – сейчас это даже вторник и среда, с 10:00 до 16:00, и так я живу еще с колледжа.

На старших курсах у меня были лекции по вторникам и четвергам, то есть выходные состояли из четырех дней, а между рабочими был еще один выходной. Распределив занятия по этим двум дням, я достиг максимальной продуктивности. Поступив на работу, я поначалу трудился, как все, пять дней в неделю. Постепенно я сократил рабочее время, придя к нынешнему графику. Дело не в том, что я работаю два дня в неделю. Я работаю всё время и люблю работать. Иногда я тружусь семь дней в неделю, засиживаюсь допоздна – если интересно, время уже не имеет значения. Рабочая неделя выступает как расписание: если что-то происходит в пятницу, я не пропущу это, но я стараюсь сделать все возможное, чтобы 95 % задач, связанных с другими людьми, приходились на вторники и среды.

Сильно обобщая, можно сказать, что в огрехах зачастую виноваты другие, а не наша деятельность. Поставщик может задержаться или клиент промедлить с решением. Сузив окно, через которое клиенты могут с вами взаимодействовать, вы автоматически реорганизуете и их, и свою работу, тем самым повышая эффективность каждого. Я выбрал середину недели, потому что она лучше всего укладывается в мой график. Я люблю ездить на выходные в деревню и не хочу переживать из-за пробок вечером в пятницу и утром в понедельник. Также я пропускаю время, пока все раскачиваются в понедельник и готовятся к выходным по пятницам, считая минуты до конца дня. Вторники и среды наполнены суматохой, но такая нагрузка мобилизует и делает меня эффективнее. В конце дня я ощущаю чувство глубокого удовлетворения.

Помимо прочего, контроль над собственным графиком дает серьезный психологический эффект. Первое, что я постоянно слышу, – это жалобы на чрезмерную нагрузку в виде электронной переписки, всяческих заданий, встреч и работы в целом. Поставив под контроль рабочее время, вы сразу почувствуете изменение. Структура рабочей недели зависит от вашей сферы деятельности и отрасли. Главное – экспериментировать.

Как сократить рабочую неделю

Вам помогут два сервиса. Первый, ScheduleOnce, представляет собой приложение с бесплатным интерфейсом для планирования и страницами с помеченными мероприятиями, которые открыты для общего доступа.

Посетив мою страничку на ScheduleOnce, вы убедитесь, что я доступен всю неделю. Можно предложить мне встретиться и, если я соглашусь, внести встречу в наши календари. Без подобной системы для организации встречи в среднем потребовалось бы семь электронных писем. Мы же обходимся одной записью и экономим время.

Ссылка на мое расписание есть в моей подписи в электронной почте, и, если кому-то надо со мной встретиться, я могу предложить: «Вот расписание, выбирайте любое время». Однако, заходя на мою страничку, вы видите доступными только вторники и среды. И понимаете, что я очень занят по понедельникам, четвергам и пятницам.

Потенциальным клиентам нравится такой инструмент. Они сразу же назначают мне встречу. Я предоставляю им свободу выбора: они могут назвать любой день, и работа идет как по маслу. К тому же не надо волноваться из-за отказов или того, что заставляешь других соглашаться на неудобное для них время. Сам я понимаю, что по вторникам и средам у меня повышенная нагрузка, но, с другой стороны, если в эти дни все занято, то мой партнер может записаться на неделю позже, а не выяснять отношения, пытаясь вклиниться в ваше расписание на неделе.

Я никогда не скажу: «Я не смогу с вами встретиться на этой неделе», – клиенты сами видят, что я недоступен, и передвигают встречу на подходящее время.

Второй сервис называется RightInbox, и он связан с Gmail. Это приложение выполняет четыре функции: задерживает отправку сообщений; отслеживает, прочитано ли письмо; контролирует, открывали ли ссылку в письме; напоминает, что нужно ответить на то или иное сообщение. Данная функция дублирует FollowUp.cc, а все остальные – уникальны и полезны.

Например, когда в пятницу после обеда я получаю письмо, я могу сразу же с ним разобраться и выкинуть из головы. Но по пятницам мы всегда отправляем и получаем электронную почту за минуту до окончания рабочей недели, что портит выходные, поскольку мы никак не можем отреагировать раньше понедельника. Так что обычно я пишу такие письма по пятницам, но отправляю в понедельник утром. Таким образом, мне не нужно о них думать, а адресат получает их в понедельник на свежую голову. Я могу написать письмо и в среду, но не отправлять его до вторника, когда я возвращаюсь к работе в отличной форме и с готовностью вести переписку.

Здесь есть некая крайность, но и определенная свобода для маневра. Если можно ограничить общение с другими выбранными рабочими днями, то дайте знать окружающим, в какое время с вами лучше всего связаться. Разумеется, бывают случаи, когда кто-то может с вами встретиться только в определенный день. Нет ничего страшного в том, чтобы сделать исключение, ведь все-таки вы принимаете решение. Одна такая встреча вряд ли повредит вам.

Не забудьте, рабочая неделя – это не время, когда вы работаете, это время вашего взаимодействия с деловыми партнерами. Можно сузить ее до такой величины, которая подходит вам больше всего.

Принцип пятый Отказ от бытовых дел

Я не хочу, чтобы вы тратили время на скучные мелочи. Добиться в этом эффективности нереально. Для избавления от бытовых вопросов я советую Amazon Subscribe and Save. Здесь можно заказать нескоропортящиеся товары: корм для собак, туалетную бумагу, зубную пасту и тому подобное. Можно сделать фиксированный заказ, например три тюбика зубной пасты каждые два месяца. Любую доставку легко отменить в любое время, а дополнительную доставку – заказать, причем вы получаете за такие покупки скиду 5–15 %. Установив свои предпочтения, вы можете забыть о покупках.

Пользоваться Subscribe and Save дешевле и удобнее, чем покупать все в обычном магазине. Если вы выбираете товары в огромном супермаркете, то нужно очень много всего везти, и к тому же есть вероятность о чем-то забыть или купить нечто ненужное. Subscribe and Save выполняет для вас роль цифрового склада. Пользуясь этой службой, я сэкономил уже тысячи часов. За последние три года мы с женой ни разу не заезжали в магазины за туалетной бумагой, порошком, бумажными полотенцами, мылом, бритвами, дезодорантами, детским питанием, памперсами, кормом для собак – список бесконечен. Мы просто оформляем электронный заказ.

К примеру, мы с женой пользуемся фильтрами для воды Brita. Каждые два месяца мы получаем заказ. Теперь, вместо того чтобы заказывать, ждать, менять, я просто получаю заказ как раз тогда, когда надо заменить фильтр. Меняю и больше о нем не думаю. Точно так же каждые полгода нам надо менять батарейки в детекторах дыма, поэтому каждые шесть месяцев мы получаем заказ из девятивольтовых батареек. Когда они приходят, я сразу же произвожу замену. Мне не нужно о них помнить и беспокоиться, а детекторы не пищат посередине ночи. Душевное спокойствие, сэкономленное время и сбереженные деньги – все идет мне на пользу!

Если у вас нет консьержа или времени, чтобы получить товар, сервис решает и этот вопрос при помощи службы Amazon Lockers: примерно пятьдесят точек по всему Нью-Йорку, похожих на автобусные остановки, откуда вы можете забрать свой заказ (вам приходит сообщение, что он ожидает вас в таком-то месте).

Бытовые вопросы, от которых невозможно избавиться или которые нельзя автоматизировать, нужно передавать на аутсорсинг. Компания TaskRabbit предоставляет такие услуги. Ее подход похож на Elance, но с упором на бытовые дела. Можно воспользоваться приложением TaskRabbit для iPhone, обратиться к ним с запросом, оговорить, что и когда вам нужно, и сотрудник TaskRabbit всё выполнит. На рынке подобных компаний большая конкуренция, так что ответят вам оперативно, а стоимость услуг будет умеренная. TaskRabbit выполняет такие задачи, как передача средств на благотворительность, закупка продуктов, транспортировка автомобиля до мастерской, монтаж полок в квартире, ремонт компьютеров и закупки к праздникам. На сайте также даются бесплатные советы, а сотрудники TaskRabbit способны выполнять не только базовые задачи (например, компания располагает такими специалистами, как личные повара и массажисты).