Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8

• создавать рабочие области для документов;

• создавать рабочие области для документов из приложений Microsoft Office 2007;

• использовать существующих рабочих областей для документов;

• использовать панели задач для работы с общей рабочей областью в приложениях Microsoft Office 2007;

• публиковать документы в библиотеке документов;

• удалять рабочие области для документов.

Рабочие области для документов предоставляют много функций, облегчающих работу с определенными документами. Пользователи могут совместно работать над одним документом в удобной среде, в которой можно создавать документ, хранить его, а также связывать с ним ссылки. Кроме того, рабочие области тесно интегрированы с приложениями Microsoft Office 2007.

Рабочие области для документов можно считать временными узлами SharePoint. Они являются средой для совместной работы, в которой можно обсуждать, редактировать и дополнять один документ. Рабочие области для документов обычно «живут» недолго, самое большее несколько месяцев, так как их основным предназначением является облегчение работы над содержимым документа. Завершенный документ следует сохранять в библиотеке документов, откуда пользователи смогут читать его, о чем говорилось в предыдущих главах. Рабочая область такого документа может быть удалена. Так как жизненный цикл рабочих областей весьма короток, создание и удаление рабочих областей может выполняться довольно часто.

Из этой главы вы узнаете о том, как эффективно использовать рабочие области для документов, создавая новые области и обращаясь к существующим. Также вы узнаете, как использовать панель задач для работы с общей рабочей областью в приложениях Microsoft Office 2007, публиковать документы в библиотеке документов и удалять рабочие области.

Внимание! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».

Внимание! Помните, что в упражнениях вместо адреса http:// wideworldimporters следует использовать адрес доступного вам сервера.

Создание рабочей области для документов

Существует два способа создания библиотеки документов. Первый способ – создать ее при помощи средств веб-интерфейса служб SharePoint, второй – создать ее при помощи приложения из пакета Microsoft Office 2007. В этой главе описываются оба способа. Независимо от того, какой способ использовался, полученные библиотеки будут одинаковыми, отличается только процедура создания.

Важно подчеркнуть тот факт, что рабочая область предназначена для работы над одним документом. В одной рабочей области нужно создавать только один документ, так как рабочая область при создании связывается с исходным документом. Эта уникальная возможность присуща только рабочим областям и никаким другим элементам узлов SharePoint. Таким образом, члены команды могут работать с документом, не задействуя основной узел и не беспокоясь о том, что пользователи смогут прочитать документ до того, как он будет завершен.

В следующем упражнении вы создадите рабочую область для существующего документа, используя веб-интерфейс узла SharePoint.

Откройте узел SharePoint, на котором хотите создать рабочую область для документа. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что выполнили упражнение из раздела «Добавление документов» главы 5.

1. Щелкните на ссылке Дубовая мебель (Oak Furniture) в области быстрого запуска. Откроется страница этой библиотеки документов.

2. Наведите указатель мыши на имя документа OakWood.docx. Когда справа от имени документа появится стрелка, щелкните на ней.

3. В открывшемся меню выберите команду Отправить\Создать рабочую область для документов (Send To\Create Document Workspace). Откроется страница Создание рабочей области для документов (Create Document Workspace).

4. Щелкните ОК.

Будет создана новая рабочая область для документов, в которую будет внесена информация из документа OakWood.docx.

Закройте обозреватель.

Совет. Рабочие области для документов можно создавать и вручную, используя ссылку Создать (Create) на домашней странице узла. Однако этот способ не предоставляет такой же степени интеграции с существующим документом, как процесс, описанный в предыдущем упражнении. Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами рабочих областей для документов, следует создавать их на основе существующего документа или из приложений Microsoft Office 2007, о чем рассказывается в следующем разделе.

Создание рабочих областей для документов из приложений Microsoft Office 2007

Приложения из пакета Microsoft Office 2007 предоставляют средства, позволяющие работать с рабочими областями для документов посредством панели задач. При помощи этой панели можно выполнять многие задачи администрирования рабочей области для документов, используя тот же интерфейс (Word), что и для работы над документом.

В этом разделе вы используете панель задач Microsoft Office 2007, чтобы создать рабочую область для документов. Полученная рабочая область будет аналогична созданной в предыдущем упражнении. Единственным отличием будет то, что эта панель cоздана из приложения Office 2007.

Сначала вы создадите документ, а затем воспользуетесь Word 2007, чтобы создать рабочую область для этого документа.

Откройте узел SharePoint, на котором хотите создать рабочую область для документа Word 2007. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно разрешений для создания рабочей области для документов. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. Щелкните на ссылке Дубовая мебель (Oak Furniture) в области быстрого запуска. Откроется страница этой библиотеки документов.

2. Выберите команду Новый документ (New Document).

Документ будет открыт в Word 2007.

3. Введите в документ какой-либо текст, например, Это описание дубового стола.

4. Если на панели быстрого доступа в Word 2007 команда Создать рабочую область для документов (Create Document Workspace) не отображается по умолчанию, выполните шаги 5–9. Если эта команда отображается, переходите сразу к шагу 10. Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя на нее команды, включая и эту.