Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

• определение номенклатуры и объема ОС, которые будут храниться;

• выявление и соблюдение требований к условиям хранения ОС (производителей, госорганов и т. д.);

• формирование и соблюдение предприятием собственных требований;

• обеспечение условий хранения (территория, ограждение, климат, охрана, оборудование склада);

• размещение ОС на местах хранения;

• определение остатков ОС на местах хранения;

• инвентаризации;

• проверки качества хранимых ОС на предмет возможного его ухудшения.

См. описание соответствующих этапов в процессе «Управление запасами и складское хозяйство».

Подпроцесс «Введение ОС в эксплуатацию»

Данный подпроцесс включает в себя три основных этапа:

• формирование запроса на получение ОС со склада с учетом установленных лимитов;

• организация перемещения ОС на место производства;

• установка и приведение ОС в состояние пригодности к эксплуатации, выход на проектную мощность.

Формирование запроса на получение ОС со склада с учетом установленных лимитов. Организация перемещения ОС на место производства. См. описание соответствующих этапов в процессе «Управление запасами и складское хозяйство».

Установка и приведение ОС в состояние пригодности к эксплуатации, выход на проектную мощность. Особенностью основных средств является то, что немалая их часть не может быть использована по прямому назначению сразу после приобретения. Различные виды основных средств требуют различного рода действий по доведению их до состояния полной работоспособности. Такие действия можно разбить на две основные группы – мероприятия по физическому интегрированию основного средства в производственный процесс (например, монтаж и установка) и мероприятия по соблюдению особого режима эксплуатации с целью плавного выхода на рабочие нагрузки без ущерба для основного средства.

Аудитор должен учитывать нюансы эксплуатации основного средства, чтобы правильно определять риски, связанные с ней. Например, если форсировать процедуру обкатки нового автомобиля, то можно увеличить риск преждевременной поломки. Также, например, расходы, связанные с эксплуатацией основного средства, в большинстве случаев не могут быть равномерными и/или максимальными сразу после ввода в эксплуатацию и в ходе эксплуатации. Большинству основных средств требуется время на раскачку, а режим эксплуатации порой бывает весьма неравномерным, например вследствие неравномерного спроса на продукцию.

Подпроцесс «Эксплуатация»

Данный подпроцесс включает в себя четыре основных этапа:

• страхование;

• соблюдение условий эксплуатации ОС;

• оценка технического состояния ОС;

• инвентаризации.

Страхование. Страхование является одним из распространенных способов управления рисками, связанными с владением и использованием основных средств. Вместе с тем многие компании пренебрегают страхованием активов, когда это имеет смысл.

Процедура заключения договора страхования может существенно меняться в зависимости от того, с какой страховой компанией взаимодействует предприятие. По этой причине условия таких договоров варьируют в широких пределах. Большое значение имеет строгое соблюдение условий договора, т. к. от этого зависит, сможет ли предприятие в полном объеме получить причитающиеся выплаты при наступлении страхового случая. Например, если по условиям договора страхования предприятие должно было установить пожарную сигнализацию, но не сделало этого, страховая компания может отказать в выплате страхового возмещения по страховому случаю, если установит и докажет факт отсутствия сигнализации.

Соблюдение условий эксплуатации ОС. Оценка технического состояния ОС. В большинстве случаев эксплуатация основного средства подразумевает соблюдение определенных условий. Первоначальная информация об условиях эксплуатации содержится в документации завода-изготовителя или в иных документах. Разумеется, персонал, непосредственно работающий с основным средством, необходимо своевременно проинформировать о таких условиях. Особенно это важно в тех случаях, когда основное средство ранее не использовалось на предприятии. Аудитор должен иметь в виду, что чаще всего данные об эксплуатации основного средства содержатся в различных регистрах управленческого производственного учета. В ряде случаев, например в химической промышленности, регистрация и хранение данных осуществляется с помощью автоматизированных систем. Также аудитору необходимо учитывать, что особенности эксплуатации ряда основных средств устанавливаются государственными органами.

При использовании основного средства его первоначальные характеристики меняются, и в основном не в лучшую сторону. Это запутывает как контроль расходов, связанных с эксплуатацией основных средств, так и оценку ресурса основного средства. В качестве простого примера можно привести автомобиль – в зависимости от пробега и изношенности основных узлов меняется потребление топлива и масла, а также приемлемый режим рабочих нагрузок. Еще большую путаницу вносит замена комплектующих и узлов в процессе эксплуатации, которая усугубляется возможностью использования как оригинальных, так и аналогичных запасных частей. С целью оценки текущего состояния и ресурса основного средства многие предприятия проводят комплекс диагностических мероприятий, которые могут являться как обязательными, так и добровольными. Такие мероприятия выполняются как силами самого предприятия, так и с привлечением сертифицированных подрядчиков. В этом процессе активно участвуют государственные органы, например Ростехнадзор.

Инвентаризации. При правильном и прилежном исполнении инвентаризация является, по сути, единственным способом точного и правильного определения имущественного статуса предприятия. На большинстве российских предприятий большая часть документов составляется и передается вручную. Ситуация усугубляется еще и тем, что скорость оборота и качество составления таких документов бывают отвратительными – документы могут заполняться, например, не полностью или с большим количеством неточностей и предоставляться на обработку с запозданием (например, на месяц и более) или не предоставляться вовсе. Все это создает предпосылки для постепенного нарастания несоответствия между фактическим и учетным имущественным статусом.

Многие аудиторы знают, что в российском законодательстве есть документ, описывающий процесс проведения инвентаризации и документирования ее итогов, – Приказ Минфина № 49 от 13 июня 1995 г. Он неплох в качестве базового документа, однако описывает далеко не все нюансы и особенности процесса инвентаризации – что-то просто упущено, что-то оставляется на откуп менеджменту предприятия. Также ряд моментов просто не объяснен логически, например, почему в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков. Намного логичнее проводить такую инвентаризацию в период наилучшей доступности остатков для пересчета, т. к. в некоторых случаях доступ лучше летом, а в некоторых – зимой. Также при этом необходимо оценивать целесообразность проведения инвентаризации и наличие ресурсов для ее проведения – большая часть отпусков в этих районах традиционно приходится на лето. Хорошей практикой в данном случае является создание на предприятии дополнительных регламентирующих документов, посвященных детализации нюансов и особенностей, например регламента по особенностям пересчета ТМЦ, которые используются на предприятии. Инвентаризация является одним из тех процессов, где наличие регламентов приносит больше пользы, чем путаницы.

Ключевой проблемой процесса является формальный или поверхностный подход к инвентаризации, что может выражаться в основном в следующем:

• отсутствуют признаки реального пересчета (например, отсутствуют рабочие тетради и рабочие инвентаризационные описи; в инвентаризационных описях в графе «Фактическое наличие» заранее ставится количество, равное количеству по данным учета; отсутствуют командировочные отчеты и расходы по сотрудникам, которые должны были проводить инвентаризацию на объектах, удаленных от их основного места работы);